Nota: este es un ejemplo ilustrativo, basado en proyectos típicos de análisis de datos. Los datos son representativos y la empresa está anonimizada.
Una empresa de distribución sustituyó la elaboración manual de informes por análisis conversacional sobre sus datos, con EngiAnalytics. Las preguntas de gestión que antes exigían una solicitud al equipo y una espera de uno a dos días pasaron a obtener respuesta en segundos, formuladas en lenguaje natural por quien necesita la información. El efecto más relevante no fue ahorrar tiempo de elaboración de informes, fue cambiar la frecuencia con la que la empresa consulta sus cifras.
El contexto
La empresa elaboraba informes recurrentes en hojas de cálculo, alimentadas manualmente a partir del ERP y otras fuentes. Cada vez que la dirección necesitaba un análisis nuevo, por ejemplo el margen por cliente o la evolución de una categoría, había que pedírselo a quien dominaba las hojas, que preparaba el cruce de datos y devolvía el resultado más tarde. Las preguntas urgentes chocaban con esta espera.
El desafío
- Dependencia de pocas personas: el conocimiento sobre cómo obtener cada cifra estaba concentrado.
- Latencia en la decisión: la respuesta tardaba lo suficiente como para que muchas preguntas ni siquiera llegaran a plantearse.
- Trabajo de bajo valor: tiempo cualificado dedicado a montar informes, en lugar de interpretarlos.
- Datos en varias fuentes: la información relevante estaba repartida entre distintos sistemas.
La solución
Engibots implementó EngiAnalytics conectado a las fuentes de datos de la empresa (ver qué es EngiAnalytics).
- Conexión y definiciones: conexión al ERP y a las demás fuentes, con acuerdo previo sobre las definiciones de los indicadores principales, para garantizar respuestas consistentes.
- Preguntas en lenguaje natural: los usuarios de negocio pasaron a preguntar directamente, sin intermediarios, y a obtener la respuesta con la visualización adecuada.
- Seguridad y cumplimiento: acceso conforme a los permisos y tratamiento de datos alineado con el RGPD (ver RGPD e inteligencia artificial).
Resultados
Resultados ilustrativos de este enfoque:
- Tiempo de respuesta: de uno a dos días a segundos, en las preguntas de gestión habituales.
- Autonomía: la dirección y los equipos comerciales dejaron de depender de terceros para obtener información.
- Frecuencia de uso: con la respuesta inmediata, la empresa pasó a consultar los datos con mucha más regularidad.
- Tiempo cualificado liberado: quien elaboraba los informes pasó a dedicarse al análisis.
Lecciones
- La velocidad cambia el comportamiento: cuando la respuesta es inmediata, se hacen más preguntas y se decide mejor.
- Las definiciones son la base: el valor del análisis conversacional depende de que términos como "margen" o "cliente" tengan una única definición (ver análisis conversacional frente a dashboards).
- Análisis y automatización se refuerzan mutuamente: los datos generados por procesos automatizados quedan inmediatamente disponibles para su análisis, cerrando el ciclo entre EngiMatrix y EngiAnalytics.