Nota: este é um exemplo ilustrativo, baseado em projectos típicos de análise de dados. Os dados são representativos e a empresa está anonimizada.
Uma empresa de distribuição substituiu a produção manual de relatórios por análise conversacional sobre os seus dados, com o EngiAnalytics. As perguntas de gestão que antes exigiam um pedido à equipa e a espera de um a dois dias passaram a obter resposta em segundos, formuladas em linguagem natural por quem precisa da informação. O efeito mais relevante não foi poupar tempo de relatório, foi mudar a frequência com que a empresa olha para os seus números.
O contexto
A empresa produzia relatórios recorrentes em folhas de cálculo, alimentados manualmente a partir do ERP e de outras fontes. Sempre que a direcção precisava de uma análise nova, por exemplo a margem por cliente ou a evolução de uma categoria, era preciso pedir a quem dominava as folhas, que preparava o cruzamento e devolvia o resultado mais tarde. As perguntas urgentes esbarravam nesta espera.
O desafio
- Dependência de poucas pessoas: o conhecimento de como obter cada número estava concentrado.
- Latência na decisão: a resposta demorava o suficiente para que muitas perguntas não chegassem a ser feitas.
- Trabalho de baixo valor: tempo qualificado gasto a montar relatórios, em vez de os interpretar.
- Dados em várias fontes: a informação relevante estava dividida por sistemas.
A solução
A Engibots implementou o EngiAnalytics ligado às fontes de dados da empresa (ver o que é o EngiAnalytics).
- Ligação e definições: ligação ao ERP e às restantes fontes, com acordo prévio sobre as definições dos indicadores principais, para garantir respostas consistentes.
- Perguntas em linguagem natural: os utilizadores de negócio passaram a perguntar directamente, sem intermediários, e a obter a resposta com a visualização adequada.
- Segurança e conformidade: acesso conforme às permissões e tratamento de dados em linha com o RGPD (ver RGPD e inteligência artificial).
Resultados
Resultados ilustrativos desta abordagem:
- Tempo de resposta: de um a dois dias para segundos, nas perguntas de gestão correntes.
- Autonomia: a direcção e as equipas comerciais deixaram de depender de terceiros para obter informação.
- Frequência de uso: com a resposta imediata, a empresa passou a consultar os dados com muito mais regularidade.
- Tempo qualificado libertado: quem produzia relatórios passou a dedicar-se à análise.
Lições
- A velocidade muda o comportamento: quando a resposta é imediata, fazem-se mais perguntas e decide-se melhor.
- As definições são o alicerce: o valor da análise conversacional depende de termos como "margem" ou "cliente" terem uma definição única (ver análise conversacional vs dashboards).
- Análise e automação reforçam-se: dados gerados por processos automatizados ficam imediatamente disponíveis para análise, fechando o ciclo entre o EngiMatrix e o EngiAnalytics.