Numa empresa que vende tempo, seja uma consultora, uma agência, um gabinete de engenharia ou de arquitetura, ou uma equipa de software, a pergunta mais importante do mês é também a mais difícil de responder. Quanto rendeu, de facto, cada cliente?
A resposta costuma chegar tarde, quando o projeto já fechou, ou não chega de todo. E quase sempre pela mesma razão. As horas vivem num sítio, as tarifas noutro e a faturação num terceiro, e juntar os três exige uma tarde que ninguém tem.
Este artigo trata das horas por projeto e por cliente, que servem a gestão. O registo dos tempos de trabalho exigido pelo Código do Trabalho, com as horas de entrada e de saída, é outra obrigação, com regras próprias.
Porque a margem aparece tarde
Há três situações que aparecem em quase todas as empresas de serviços que acompanhamos.
- Avenças que consomem mais do que o previsto. O valor mensal é fixo, mas as horas dedicadas vão crescendo sem que ninguém dê por isso.
- Pedidos fora do âmbito. Pequenas alterações pedidas pelo cliente que, somadas, valem mais uma semana de trabalho.
- Pessoas repartidas por vários projetos. Sem registo, o tempo de quem trabalha em três clientes ao mesmo tempo é atribuído por estimativa, e a estimativa é sempre otimista.
O mínimo que vale a pena registar
O erro mais comum é pedir demasiado. Um registo que funciona tem apenas seis campos.
- Quem trabalhou.
- Em que dia.
- Para que cliente e projeto.
- Em que tarefa.
- Quantas horas.
- Se essas horas são faturáveis ou não.
Tudo o resto, como descrições longas ou categorias detalhadas, pode vir depois, se fizer falta.
Um exemplo em números
Imagine um projeto vendido por 8.000 euros, com 120 horas previstas e um custo médio de 25 euros por hora. No papel, o custo é de 3.000 euros e a margem de 5.000 euros, cerca de 62%.
Com as horas registadas, descobre-se a meio do projeto que já foram gastas 150 horas e que o fecho vai chegar às 180. O custo sobe para 4.500 euros e a margem desce para 3.500, cerca de 44%. A diferença, 1.500 euros, só é visível para quem regista. E quem a vê a meio do projeto ainda vai a tempo de conversar com o cliente sobre o âmbito, em vez de a descobrir no fecho.
Porque as equipas não registam horas
Quando o registo falha, raramente é por má vontade. É por atrito. Três mudanças costumam resolver.
- Uma grelha semanal, onde cada pessoa preenche a semana em poucos minutos, em vez de um formulário por cada entrada.
- Um lembrete automático quando faltam horas no fim da semana, em vez de um gestor a perguntar.
- Mostrar para que serve. Quando a equipa vê a margem dos projetos em que trabalha, o registo deixa de parecer controlo e passa a ser informação.
Das horas à pré-faturação
Com as horas registadas e aprovadas, o passo seguinte é natural. As horas faturáveis de cada cliente passam a ser a base da pré-fatura do mês, e a pró-forma segue para o contabilista ou para o software de faturação certificado, sem ninguém copiar números de uma folha para outra.
Foi para isto que criámos o Engi360, a plataforma que usamos na Engibots para registar horas por tarefa, acompanhar a margem de cada projeto e preparar a pré-faturação. Se quiser aprofundar o tema, escrevemos também sobre porque consolidar horas, férias, projetos e pré-faturação numa só plataforma.