Todos os anos, algures entre março e abril, repete-se o mesmo ritual em muitas PME portuguesas. Alguém abre a folha de cálculo do ano anterior, apaga as datas antigas, envia um email à equipa a pedir as preferências e passa as semanas seguintes a juntar respostas que chegam por email, por mensagem e de viva voz. No fim há um mapa, mas ninguém tem a certeza de que está certo.
O mapa de férias não é só uma questão de organização interna. É uma obrigação legal com prazos concretos, e numa equipa de 10, 20 ou 40 pessoas é também a peça que impede que duas pessoas essenciais saiam na mesma semana.
O que a lei pede ao empregador
As regras gerais estão no Código do Trabalho, sobretudo nos artigos 238.º e 241.º. Em termos simples, e para a generalidade das empresas, são estas:
- O período anual de férias tem, no mínimo, 22 dias úteis.
- As férias marcam-se por acordo entre empregador e trabalhador. Na falta de acordo, é o empregador que as marca, e numa pequena, média ou grande empresa só o pode fazer entre 1 de maio e 31 de outubro, salvo se o instrumento de regulamentação coletiva ou o parecer dos representantes dos trabalhadores admitir outra época.
- Se as férias forem repartidas por acordo, pelo menos 10 dias úteis têm de ser gozados de seguida.
- O empregador elabora o mapa de férias, com o início e o fim do período de cada trabalhador, até 15 de abril de cada ano, e mantém-no afixado nos locais de trabalho entre essa data e 31 de outubro.
Este resumo não substitui aconselhamento jurídico. Se a sua empresa estiver abrangida por um contrato coletivo de trabalho, confirme com o seu contabilista ou advogado, porque as regras podem ser diferentes.
Onde o Excel começa a falhar
Uma folha de cálculo aguenta bem o mapa de uma equipa de cinco pessoas. A partir daí, os problemas aparecem sempre nos mesmos sítios.
- Versões paralelas. O gestor tem uma cópia, os recursos humanos têm outra, e a versão afixada já não coincide com nenhuma das duas depois da primeira alteração.
- Saldos feitos à mão. Quantos dias ainda tem cada pessoa, quantos transitaram do ano anterior e quantos já estão marcados. Cada pergunta obriga a refazer contas.
- Sobreposições que só se descobrem tarde. Duas pessoas da mesma função fora na mesma semana de agosto é o tipo de erro que só aparece quando alguém liga a perguntar por um trabalho urgente.
- Aprovações sem rasto. O pedido foi aprovado numa conversa de corredor ou numa mensagem, e em outubro ninguém se lembra de quem disse que sim.
O que um bom processo de férias tem
Não é preciso nada de sofisticado. Um processo de férias que funcione numa equipa tem, no essencial, cinco peças.
- Um pedido registado, com datas, feito pelo próprio colaborador, em vez de uma mensagem solta.
- Um saldo visível para o colaborador e para o gestor, atualizado sozinho a cada pedido aprovado.
- Uma aprovação com dono, que fica registada com a data e o nome de quem aprovou.
- Um calendário da equipa, onde se veem as sobreposições antes de aprovar e não depois.
- Um mapa pronto a afixar, gerado a partir dos pedidos aprovados, em vez de copiado à mão.
Com estas cinco peças, o mapa de 15 de abril deixa de ser um projeto de duas semanas e passa a ser uma exportação.
Como montar o processo numa tarde
A mudança corre melhor quando se faz por esta ordem.
- Defina os tipos de ausência que usa de facto (férias, falta justificada, formação, baixa) e não mais do que isso.
- Carregue o saldo de cada pessoa uma única vez, incluindo os dias que transitaram do ano anterior.
- Decida quem aprova os pedidos de cada equipa e quem substitui essa pessoa quando ela está de férias.
- Peça a cada colaborador que registe os seus próprios pedidos. É o passo que tira o trabalho de quem hoje junta as respostas.
- Publique o calendário à equipa inteira, para que cada um veja quando os colegas estão fora antes de fazer o pedido.
Na Engibots gerimos as férias no Engi360, a plataforma que criámos para a nossa própria operação, onde pedidos, saldos, aprovações e calendário ficam no mesmo sítio que as horas e os projetos. Seja qual for a ferramenta, o que interessa é que o mapa deixe de depender de uma folha de cálculo que só uma pessoa sabe atualizar.