Política de Privacidade

Última atualização: 7 de novembro de 2026

A ENGIBOTS, LDA. (doravante "ENGIBOTS") está empenhada em proteger a privacidade e os dados pessoais dos seus clientes, dos utilizadores do site e de quem usa as suas plataformas Engi360 e EngiFinance. Esta Política de Privacidade explica como recolhemos e tratamos os seus dados pessoais.

1. Que Dados Pessoais Recolhemos?

Recolhemos os seguintes dados pessoais:

Nome
Endereço de email
Número de telefone
Nome da empresa
Endereço IP e cookies (para o funcionamento do site e, se os aceitar, para análise e publicidade)

1.1. Dados tratados no EngiFinance

Quando usa o EngiFinance, tratamos os seguintes dados.

Conta. Nome, email, palavra-passe (guardada só como resumo criptográfico), confirmação do email, última entrada, tentativas falhadas, o segredo da autenticação em dois fatores (cifrado), a língua preferida e o papel em cada organização (administrador, membro ou contabilista). Nos convites, o email e o papel de quem é convidado. A resposta à caixa da newsletter, a data dessa resposta e a data em que entrou na lista.
Organização e empresas. Nome, nome comercial, NIF, país, moeda, fuso horário, logótipo e regime de IVA.
Contas bancárias e movimentos. Nome da conta, banco, IBAN e saldo inicial. De cada movimento, a data, a descrição tal como vem do banco, o valor, o saldo, a contraparte, a referência, as notas e o nome de quem marcou o movimento como concluído, com a data. O ficheiro do extrato não é guardado, só o nome, o tamanho e uma impressão digital para evitar duplicados.
Documentos. Os ficheiros das faturas e outros documentos que carrega, e o que deles se extrai, como o nome e o NIF do emitente e do adquirente, os totais, o IVA, o ATCUD e o código QR da AT. Estes documentos contêm dados de terceiros, como fornecedores e clientes.
Recibos de vencimento. Os recibos de vencimento e as listas de pagamentos aos trabalhadores, como as de um cartão de refeição, que a organização carrega, e, de cada trabalhador, o nome, o NIF e o valor líquido. Só os administradores da organização os veem. Não são enviados pela API nem para os endereços de eventos, e só seguem na exportação para o contabilista quando é um administrador a gerá-la.
Projetos e pessoas. O cliente e o NIF de cada projeto e, no plano que inclui o rateio, o nome, o email, o NIF, as datas de admissão e de saída, o custo mensal e por hora e as horas alocadas de cada pessoa.
Avisos e integrações. Os avisos enviados por email, com o destinatário, o assunto e o texto, e os dados enviados aos endereços que a organização configura para receber eventos.
Pedidos de suporte. Os pedidos que a organização abre à ENGIBOTS, com o assunto, a descrição, as mensagens trocadas e os anexos, que ficam guardados cifrados. O administrador vê todos os pedidos da organização, e o membro vê os que abriu. O aviso que a equipa da ENGIBOTS recebe por email leva só o número do pedido, a organização, o tipo e a prioridade.
Registo de atividade. Quem fez o quê e quando, com o endereço IP e os nomes dos campos alterados, sem os valores.
Cookies. Só cookies técnicos, necessários para a sessão, a segurança dos formulários, a entrada com dois fatores, a empresa escolhida, a língua e o tema escolhido (claro, escuro ou automático). O EngiFinance não usa cookies de análise nem de publicidade.

No EngiFinance, a inteligência artificial lê os documentos e os extratos em PDF e propõe a classificação dos movimentos. Recebe só o necessário para essa tarefa, descrito na tabela de prestadores, e não usa os dados para treinar modelos. As propostas podem ser revistas e corrigidas por quem usa a plataforma.

1.2. Quem é responsável pelos dados

A ENGIBOTS é responsável pelo tratamento dos dados das contas e da subscrição. Nos dados que a organização carrega no Engi360 ou no EngiFinance, como os extratos, os documentos e os dados das pessoas e dos projetos, a organização é a responsável pelo tratamento e a ENGIBOTS trata-os por conta dela, como subcontratante, só para prestar o serviço contratado e segundo as instruções da organização.

2. Como Utilizamos os Seus Dados?

Utilizamos os seus dados pessoais para:

Responder aos seus pedidos de informação e prestar apoio ao cliente
Enviar-lhe informação sobre os nossos serviços (com o seu consentimento)
Melhorar o nosso site e os nossos serviços
Cumprir obrigações legais

3. Fundamento Jurídico do Tratamento

Tratamos os seus dados com base em:

A execução do contrato (criar e manter a conta e a organização e prestar o serviço das plataformas)
O seu consentimento (para comunicações de marketing e cookies)
Interesses legítimos (funcionamento do site, segurança, prevenção de fraude)
Cumprimento legal (contabilidade, obrigações fiscais)

4. Conservação dos Dados

Conservamos os seus dados durante:

Pedidos de contacto: 2 anos
Inscrições em webinars: 2 anos
Preferência de consentimento de cookies: 1 ano
Faturas e registos contabilísticos: 10 anos (art. 123.º, n.º 4, do Código do IRC)
Dados de uma organização encerrada: 12 meses depois do encerramento, com aviso aos administradores 30 dias antes do apagamento
Avaliação gratuita que nunca foi paga: 12 meses depois de ficar suspensa
Avisos já tratados na plataforma: 90 dias, um prazo que o administrador pode mudar entre 7 e 730 dias. Envios para os endereços de eventos configurados pela organização: 30 dias
Cópias de segurança da base de dados: até 8 dias. Os dados de uma organização apagada podem ficar nestas cópias até expirarem
Registos de acesso aos servidores, com o endereço IP: até 14 dias
No EngiFinance, resumo mensal de cada organização, só com números (o estado, o plano, o valor da subscrição e as contagens do mês), sem o nome da organização: sem prazo, também depois do apagamento

5. Segurança dos Dados

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados, incluindo:

Transmissão de dados cifrada (TLS), incluindo a ligação à base de dados
Servidores com acesso limitado
Nas plataformas, autenticação em dois fatores, que o administrador pode tornar obrigatória, papéis com permissões diferentes e separação dos dados de cada organização na base de dados
Bloqueio temporário da conta depois de várias tentativas de entrada falhadas

6. Partilha dos Seus Dados

Não vendemos nem alugamos os seus dados pessoais. Podemos partilhar dados com:

Autoridades legais quando exigido por lei

Utilizamos os prestadores de serviços abaixo, cada um vinculado por um contrato de tratamento de dados e cada um a receber apenas o que a sua finalidade exige. Quando um prestador está fora da UE, as transferências assentam nas Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia.

Fornecedor	Finalidade	O que recebe
Microsoft Azure (Países Baixos)	Alojamento e base de dados	Todos os dados que guarda na plataforma, incluindo, no EngiFinance, os documentos carregados
Resend	Envio de emails	Nome e endereço do destinatário, e o conteúdo da mensagem enviada. Guarda-os até 37 dias, contando as cópias de segurança do Resend, nos Estados Unidos
Stripe	Pagamentos da subscrição do Engi360 e do EngiFinance	Nome de faturação, morada, número de contribuinte e dados de pagamento. Os números dos cartões nunca chegam até nós.
TOC Online	Faturação certificada	Os dados de faturação exigidos por lei para emitir uma fatura
VIES (Comissão Europeia)	Validar o número de IVA de quem subscreve	O número de IVA indicado na subscrição
Microsoft Azure OpenAI (Países Baixos)	No Engi360, assistentes opcionais dentro do produto	Apenas o texto do item sobre o qual pergunta. Nada é usado para treinar modelos. Os pedidos ao modelo podem ser tratados pela Microsoft fora da União Europeia, ao abrigo das Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia.
Microsoft Azure OpenAI (Países Baixos)	Leitura de documentos e classificação de movimentos no EngiFinance	O texto ou as imagens das páginas dos documentos, dos recibos de vencimento e dos extratos em PDF, o nome e o NIF da empresa, e a data, a descrição e o valor dos movimentos a classificar. Nada é usado para treinar modelos. Os pedidos ao modelo podem ser tratados pela Microsoft fora da União Europeia, ao abrigo das Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia.
Microsoft Teams	Organizar os webinars em que se inscreve	O nome, o apelido e o email, para enviar o link pessoal de entrada e registar a presença
Google Analytics	Medir quantas visitas levam a um registo	Quando é criada uma organização, um sign_up com os identificadores de analítica guardados no seu navegador (id de cliente e de sessão) e o país da organização. Não o seu nome, não o seu email.
OpenAI (ChatGPT Ads)	Medir os registos que vieram de um anúncio no ChatGPT	Só se chegou até nós através de um anúncio no ChatGPT. Nesse caso, e só nesse, o registo é comunicado com o seu endereço de email em forma irreversível (SHA-256), usada para casar o clique no anúncio. Se não chegou por um anúncio desses, não é enviado nada.
Sender.net	Envio da nossa newsletter	Ao subscrever a newsletter neste site, ao pedir um guia gratuito neste site e confirmar o email, ou, salvo se desmarcar a caixa da newsletter, ao preencher o formulário de contacto ou ao criar uma conta no Engi360. No EngiFinance, só se marcar a caixa da newsletter, que aparece desmarcada. Nesse caso, o seu nome, endereço de email e nome da empresa são acrescentados à nossa lista de envio, para lhe podermos responder e enviar novidades ocasionais sobre a Engibots. No formulário de contacto, isso só acontece depois de confirmar a subscrição no email que lhe enviamos. Se subscrever só a newsletter, guardamos apenas o endereço de email, e só o acrescentamos à lista depois de confirmar a subscrição no email que lhe enviamos. Criar uma conta no Engi360 acrescenta-o a esta mesma lista, salvo se desmarcar a caixa da newsletter no registo ou ao aceitar um convite. No EngiFinance, a caixa aparece desmarcada no registo e ao aceitar um convite com uma conta nova. Só quem a marca é acrescentado à lista, com o nome, o apelido, o endereço de email e o nome da organização, e, no registo, só depois de confirmar o endereço de email. Continua na lista depois de a conta ou a organização serem apagadas. Num pedido de apagamento, retiramo-lo também da lista. Pode sair a qualquer momento, pelo link no fim de qualquer um desses emails ou escrevendo para geral@engibots.com. Ao inscrever-se num webinar, o nome, o email e, quando os indicar, a empresa, o cargo, a dimensão da empresa e o processo entram na lista desse webinar, para a confirmação, os lembretes e, quando exista, a gravação. A newsletter só chega a quem marcar essa caixa.

O Google Analytics e os anúncios do ChatGPT dizem respeito ao site e ao Engi360, e o Microsoft Teams e o Insight Tag do LinkedIn só ao site. O EngiFinance não usa analítica nem publicidade. A nossa newsletter só chega a quem a pedir no EngiFinance, marcando a caixa que aparece desmarcada no registo e ao aceitar um convite.

As linhas do Google Analytics e da OpenAI existem para medir publicidade. Pode opor-se a elas a qualquer momento, escrevendo para geral@engibots.com, e fazê-lo não afeta a sua conta nem a sua utilização do produto.

7. Os Seus Direitos

Ao abrigo do RGPD, tem o direito de:

Aceder aos seus dados pessoais
Retificar dados inexatos
Pedir o apagamento dos seus dados
Opor-se ao tratamento
Portabilidade dos dados
Retirar o consentimento a qualquer momento
Apresentar reclamação junto da autoridade de controlo (CNPD, em Portugal)

No EngiFinance, os administradores podem exportar a qualquer momento os movimentos, o fluxo de caixa e os documentos da organização, e encerrar a organização nas configurações. Para os restantes direitos, incluindo o apagamento de uma conta, escreva para geral@engibots.com. Quando os dados pertencem a uma organização cliente, encaminhamos o pedido para essa organização.

8. Cookies

Este site usa um cookie para registar a sua escolha de cookies e, se os aceitar, cookies do Google Analytics, do Google Ads e do Insight Tag do LinkedIn. Para mais detalhes, consulte a nossa Política de Cookies.

9. Ligações de Terceiros

O nosso site pode conter ligações para sites de terceiros. Não somos responsáveis pelas práticas de privacidade desses sites.

10. Alterações a Esta Política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. As alterações serão publicadas nesta página, com a data da última atualização, que é também a versão registada com as contas do EngiFinance.

11. Contacte-nos

Para questões sobre esta Política de Privacidade ou para exercer os seus direitos, contacte:

ENGIBOTS, LDA.
Email: geral@engibots.com
Morada: Av. D. João II, Lote 1.07.2.1, Piso 0, Parque das Nações, 1990-096 Lisboa, Portugal
NIF: 517227096