Numa sociedade de advogados, as horas por cliente registam-se melhor quando cada advogado as lança todos os dias, por cliente, processo e tarefa, numa ferramenta única onde as horas são validadas ao longo do mês. Assim, a nota de honorários sai das horas que foram mesmo trabalhadas, e não da memória de cada um no último dia do mês.
Este artigo explica porque é que as horas se perdem, o que deve ficar em cada registo, como organizar clientes e processos e como passar das horas validadas à pré-fatura.
Porque é que as horas por cliente se perdem?
Na maioria das sociedades pequenas e médias, o tempo de trabalho vive em sítios diferentes. Há quem o registe numa folha de cálculo, quem o anote na agenda e quem o reconstrua no fim do mês a partir do email. O resultado repete-se de escritório para escritório.
- Horas esquecidas. Um telefonema de vinte minutos, uma revisão rápida de um contrato ou uma resposta urgente raramente chegam ao registo quando só se lançam as horas no fim da semana.
- Horas no cliente errado. Quando o mesmo advogado acompanha vários processos no mesmo dia, é fácil atribuir o tempo ao cliente que vem primeiro à memória.
- Honorários abaixo do esforço. Sem saber quanto tempo consome cada tipo de trabalho, a sociedade não percebe se uma avença ou um valor fixo ainda cobrem o trabalho feito.
- Fecho do mês demorado. Juntar as folhas de todos, corrigir duplicados e confirmar tarifas ocupa dias a quem prepara a faturação.
O que deve ficar em cada registo de horas?
Um registo de horas útil responde a cinco perguntas, quem trabalhou, para que cliente, em que processo, em que tarefa e durante quanto tempo. Vale a pena acrescentar duas informações que fazem diferença na faturação.
- Cliente e processo. O tempo deve ficar ligado ao assunto concreto e não só ao cliente, para que a nota de honorários mostre o que foi feito em cada um.
- Tarefa. Reuniões, pesquisa, redação de peças, deslocações e contactos com a outra parte têm pesos diferentes, e separá-los ajuda a orçamentar trabalhos futuros.
- Descrição curta. Uma linha clara poupa perguntas do cliente quando recebe a nota de honorários.
- Faturável ou não faturável. O tempo interno, a formação e o trabalho de desenvolvimento do escritório também contam, mas não entram na fatura.
- Tarifa aplicável. Cada cliente ou processo pode ter uma tarifa própria, e é ela que transforma horas em valor.
Como organizar clientes, processos e tarefas?
A organização mais simples segue a forma como o escritório já trabalha. Cada cliente tem os seus processos, e cada processo tem as suas tarefas. Quando a estrutura é a mesma para toda a equipa, os relatórios por cliente e por advogado deixam de exigir trabalho manual.
Algumas regras práticas ajudam a manter a disciplina.
- Registar no próprio dia, de preferência numa grelha semanal onde cada pessoa vê o que já lançou.
- Ter alertas para dias com horas em falta, em vez de descobrir as lacunas no fecho do mês.
- Validar as horas por semana, para que quem coordena corrija o que estiver mal enquanto o trabalho ainda está fresco.
- Transformar os pedidos dos clientes em tarefas com prazo, em vez de os deixar perdidos em correntes de email.
Como passar das horas validadas à pré-fatura?
A pré-fatura é um documento provisório que junta as horas validadas de um período por cliente e por processo e lhes aplica as tarifas acordadas. Serve para confirmar os valores antes de a fatura ser emitida no programa de faturação certificado.
O percurso costuma ter quatro passos.
- As horas são registadas ao longo do mês por cada advogado.
- Quem coordena aprova as horas e corrige o que estiver no cliente ou no processo errado.
- A pré-fatura é gerada a partir das horas aprovadas, com a tarifa de cada cliente ou processo.
- A pré-fatura segue para o contabilista ou para o software de faturação, onde a fatura é emitida.
Imagine uma sociedade que fecha o mês a partir de folhas de cálculo individuais. Se cada advogado esquecer apenas meia hora por semana, são cerca de duas horas por advogado e por mês que deixam de ser faturadas, sem ninguém dar por isso. Com o registo diário e a validação semanal, essas horas aparecem antes de a pré-fatura sair.
Que critérios usar para escolher uma ferramenta?
Uma ferramenta de registo de horas para uma sociedade de advogados deve cumprir alguns critérios mínimos.
| Critério | Porque importa |
|---|---|
| Registo por cliente, projeto e tarefa | Permite notas de honorários detalhadas e relatórios por assunto |
| Aprovação de horas | Quem coordena valida antes de faturar |
| Alertas de horas em falta | Evita esquecimentos que só se notam no fecho do mês |
| Pré-faturação a partir das horas | Elimina a cópia manual entre o registo e a fatura |
| Valor faturável à vista durante o mês | Mostra quanto cada cliente vai faturar antes de o mês fechar |
O Engi360 foi criado para equipas que faturam horas ou gerem projetos para clientes. As horas registam-se por tarefa numa grelha semanal, com validação, sugestões da IA e alarmes de horas em falta, e a pré-faturação é gerada a partir das horas registadas, pronta para o contabilista ou para o software de faturação. A tarifa por projeto e o valor faturável de cada projeto ficam à vista antes de o mês fechar, e os pedidos dos clientes podem ser tickets com prazo, que o cliente acompanha numa página protegida, sem criar conta.
O plano gratuito inclui a equipa toda nos primeiros 14 dias, sem cartão de crédito, o que permite experimentar o registo de horas com um mês real de trabalho antes de decidir.
Perguntas frequentes
Com que frequência devem os advogados registar as horas?
O ideal é registar no próprio dia. Deixar o registo para o fim da semana ou do mês faz perder chamadas, revisões rápidas e respostas urgentes, que raramente são reconstruídas.
Que informação deve ter cada registo de horas?
Quem trabalhou, o cliente, o processo, a tarefa, a duração, uma descrição curta, se a hora é faturável e a tarifa aplicável.
Vale a pena registar horas em trabalhos com valor fixo?
Sim. Mesmo com avenças ou valores fixos, o registo mostra quanto tempo cada trabalho consome e se o valor acordado ainda cobre o esforço.
A pré-fatura substitui a fatura?
Não. A pré-fatura é um documento provisório para confirmar valores. A fatura é emitida no programa de faturação certificado, a partir dos valores que a pré-fatura confirmou.
O Engi360 emite faturas?
Não. O Engi360 prepara a pré-faturação a partir das horas registadas, pronta para o contabilista ou para o software de faturação, onde a fatura é emitida.