Uma equipa tem capacidade para um novo projeto quando as horas disponíveis no período, depois de retiradas as férias, as ausências, o tempo interno e o trabalho já comprometido, cobrem as horas que o projeto vai exigir. Se essa folga não chegar, as alternativas passam por adiar o início, reduzir o âmbito ou reforçar a equipa. O cálculo faz-se em horas, por pessoa e por semana, e só é fiável quando parte de horas efetivamente registadas.
Nas PME de serviços, a decisão de aceitar um projeto é muitas vezes tomada pela intuição de quem vende. A gestão sabe que a equipa «está cheia», mas não sabe quanto, e só percebe o problema quando os prazos começam a escorregar ou quando as horas extraordinárias passam a ser rotina. Um cálculo simples de capacidade, feito antes de confirmar o projeto ao cliente, evita a maior parte destas situações.
O que é a capacidade de uma equipa?
A capacidade de uma equipa é o número de horas que as pessoas podem dedicar a trabalho de clientes num período definido, normalmente uma semana, um mês ou um trimestre. Há quatro conceitos que convém separar desde o início.
- Capacidade bruta. As horas contratuais do período, ou seja, o número de pessoas multiplicado pelos dias úteis e pelas horas de cada dia.
- Capacidade líquida. A capacidade bruta sem as férias, as ausências, os feriados e o tempo interno, como reuniões, formação, propostas comerciais e gestão.
- Carga comprometida. As horas já planeadas para os projetos em curso e para os projetos adjudicados que ainda não começaram.
- Folga. A diferença entre a capacidade líquida e a carga comprometida. É este o número que indica se um novo projeto cabe.
A taxa de ocupação junta os dois lados e mede a parte da capacidade líquida que já está comprometida com projetos de clientes. Uma equipa com uma taxa de ocupação perto dos 100 por cento não está a ser mais eficiente. Está sem folga para imprevistos, e qualquer pedido urgente de um cliente atrasa o trabalho de outro.
Como calcular as horas disponíveis, passo a passo
- Escolher o período e a unidade. Para decidir sobre um projeto novo, a leitura mais útil é a das semanas em que ele vai decorrer, pessoa a pessoa, e não uma média anual da equipa.
- Calcular a capacidade bruta. Os dias úteis do período multiplicados pelas horas diárias de cada pessoa, com atenção a quem trabalha a tempo parcial.
- Retirar os feriados e as ausências marcadas. Feriados nacionais e municipais, férias aprovadas, formações e outras ausências já conhecidas. Em Portugal, o Código do Trabalho prevê um período anual de férias de, no mínimo, 22 dias úteis, o que pesa bastante nos meses de verão e em dezembro.
- Retirar o tempo interno. Reuniões de equipa, gestão, propostas comerciais, formação e apoio a colegas. O valor mais seguro é o que as horas registadas mostram nos últimos meses, e não uma percentagem escolhida por estimativa.
- Somar a carga comprometida. As horas que faltam aos projetos em curso, por pessoa e por semana, e as dos projetos já adjudicados que ainda não arrancaram.
- Comparar a folga com o novo projeto. A estimativa do novo projeto, também em horas e por perfil, ao lado da folga das pessoas que o podem executar.
O passo que mais vezes falha é o quarto. Sem horas registadas, o tempo interno é quase sempre subestimado, e a capacidade calculada fica acima da capacidade real.
Que critérios decidem se um novo projeto cabe?
As horas totais são a primeira condição, mas não a única. Antes de confirmar um projeto ao cliente, convém passar por cinco critérios.
- Horas por perfil, e não apenas no total. Uma folga de 100 horas na equipa não serve se o projeto pede 80 horas de uma competência que só duas pessoas têm e se essas duas pessoas estão ocupadas.
- Calendário. As férias e as ausências caem em semanas concretas. Um projeto que cabe no trimestre pode não caber no mês em que tem de arrancar.
- Folga para imprevistos. Pedidos de clientes, correções e urgências surgem todas as semanas. Planear a equipa a 100 por cento da capacidade líquida é garantir atrasos.
- Ritmo real da equipa. A velocidade com que a equipa fecha tarefas em projetos semelhantes diz mais sobre o esforço necessário do que a estimativa feita durante a venda.
- Valor faturável. Quando a capacidade é escassa, a pergunta passa a ser qual dos projetos possíveis justifica as horas disponíveis, com base na tarifa e nas horas previstas.
Um exemplo prático numa consultora com seis pessoas
Imagine uma consultora com seis consultores a tempo inteiro, com oito horas de trabalho por dia, que recebe um pedido para um projeto de 160 horas nas próximas quatro semanas. Nesse período há 20 dias úteis e nenhum feriado.
| Passo | Cálculo | Horas |
|---|---|---|
| Capacidade bruta | 6 pessoas × 20 dias × 8 horas | 960 |
| Férias marcadas | Uma pessoa ausente durante 10 dias úteis | 80 |
| Capacidade sem as férias | 960 menos 80 | 880 |
| Tempo interno | 20 por cento, segundo as horas registadas nos últimos meses | 176 |
| Capacidade líquida | 880 menos 176 | 704 |
| Carga comprometida | Projetos em curso e projetos adjudicados | 610 |
| Folga | 704 menos 610 | 94 |
Neste exemplo, a folga de 94 horas não cobre as 160 horas do projeto. A taxa de ocupação já está nos 87 por cento da capacidade líquida, 610 horas em 704, e aceitar o projeto tal como foi pedido levaria a equipa acima dos 100 por cento.
A decisão não tem de ser uma recusa. A consultora pode propor o arranque duas semanas mais tarde, quando termina um dos projetos em curso, ou dividir o trabalho em duas fases, com a primeira a caber nas 94 horas livres. A diferença é que a proposta ao cliente passa a ter datas que a equipa consegue cumprir.
Que erros tornam o planeamento pouco fiável?
- Planear com horas estimadas que nunca são registadas. Sem registo de horas, não há forma de saber quanto tempo interno a equipa consome nem quantas horas os projetos gastam de facto.
- Manter as férias numa folha à parte. Quem planeia os projetos não vê as ausências aprovadas, e o calendário de férias e o plano dos projetos acabam por se contradizer.
- Olhar apenas para o total da equipa. A média esconde as pessoas sobrecarregadas, que são precisamente as que acabam por atrasar o projeto.
- Esquecer o trabalho que ainda não começou. Os projetos adjudicados mas por arrancar já ocupam capacidade e têm de entrar na carga comprometida.
- Atualizar o plano uma vez por mês. A carga muda todas as semanas, e um plano revisto apenas no fecho do mês chega tarde para decidir.
Como o Engi360 junta horas, ausências e carga da equipa
O Engi360 é a plataforma de gestão operacional da Engibots para equipas que faturam horas ou gerem projetos para clientes. Reúne numa só plataforma, e com os mesmos dados, as peças de que este cálculo precisa.
- Horas por tarefa. Cada pessoa regista as horas na grelha semanal do seu portal, com validação, sugestões da IA e alarmes de horas em falta, o que mostra onde a equipa gastou de facto o tempo.
- Férias e ausências com calendário. Cada pessoa faz o pedido no seu portal, o gestor aprova, e o calendário e os saldos ficam atualizados, à vista de quem planeia os projetos.
- Painel de velocidade e carga. Os projetos e as tarefas, com kanban, sprints e campos personalizados, incluem um painel de velocidade e carga.
- Valor faturável antes do fecho. A tarifa por projeto, a carga da equipa e o valor faturável de cada projeto ficam à vista antes de o mês fechar.
- Assistente de IA. O assistente de IA analisa a operação a partir dos mesmos dados.
O plano Free custa 0 euros, com a equipa toda nos primeiros 14 dias e depois até 3 utilizadores, sem cartão de crédito, e inclui os módulos base, entre eles Horas, Férias e ausências, Projetos e tarefas e Tempo e equipa. O plano Professional custa 7 euros por utilizador e por mês em faturação anual. Como as mesmas horas registadas servem depois para faturar, o artigo sobre pré-faturação de horas explica o passo seguinte, do timesheet à pré-fatura.
Perguntas frequentes
O que é a capacidade de uma equipa?
É o número de horas que as pessoas podem dedicar a trabalho de clientes num período definido, depois de retiradas as férias, as ausências, os feriados e o tempo interno.
Como se calcula a taxa de ocupação da equipa?
Divide-se a carga comprometida, em horas, pela capacidade líquida do mesmo período. Uma equipa com 610 horas comprometidas em 704 disponíveis tem uma taxa de ocupação de cerca de 87 por cento.
Que taxa de ocupação é saudável numa empresa de serviços?
Não há um valor único, mas convém deixar sempre folga para pedidos urgentes, correções e imprevistos. A referência mais fiável é a da própria equipa, medida nas horas registadas dos últimos meses.
Com que frequência se deve rever a capacidade da equipa?
Todas as semanas, para as semanas seguintes, e sempre antes de confirmar um novo projeto ao cliente. Uma revisão feita apenas no fecho do mês chega tarde para mudar datas.
O Engi360 ajuda a ver a capacidade da equipa?
O Engi360 junta na mesma plataforma as horas registadas por tarefa, o calendário de férias e ausências com aprovações e o painel de velocidade e carga dos projetos. O plano Free inclui os módulos base, como Horas, Férias e ausências e Projetos e tarefas.