A pré-faturação de horas é o passo que transforma as horas registadas pela equipa num documento de cobrança provisório, por cliente e por projeto, antes de a fatura ser emitida. Serve para confirmar o que vai ser cobrado, corrigir erros enquanto ainda é barato corrigi-los e entregar ao software de faturação certificado, ou ao contabilista, dados que já batem certo.
Em consultoras, agências, gabinetes de engenharia e empresas de serviços de TI, as horas são o produto. Quando o caminho entre o timesheet e a fatura passa por folhas de cálculo e emails, o fecho do mês demora dias e a margem de cada projeto só se conhece depois de o mês acabar.
O que é a pré-faturação de horas
A pré-fatura, também chamada pró-forma, é um documento interno, ou enviado ao cliente para validação, que reúne o trabalho de um período e o valoriza segundo as condições acordadas. Não tem valor fiscal. Em Portugal, a fatura propriamente dita tem de ser emitida num programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária.
Uma boa pré-fatura responde a cinco perguntas.
- Para quem. O cliente e, quando se aplica, o contrato ou a nota de encomenda.
- Sobre o quê. Os projetos e as tarefas em que o trabalho foi feito.
- Quanto. As horas de cada pessoa ou perfil, separadas entre faturáveis e não faturáveis.
- A que preço. A tarifa acordada com aquele cliente, por hora, por perfil ou por pacote.
- Em que período. As datas que a fatura cobre, para que nenhuma hora seja cobrada duas vezes ou esquecida.
Porque falha a faturação de horas feita à mão
Quando as horas vivem numa folha de cálculo por pessoa, ou numa ferramenta de registo de tempo que não conhece as tarifas de cada cliente, alguém tem de juntar tudo no fim do mês. É nesse trabalho manual que aparecem os erros mais comuns.
- Horas em falta. Há sempre quem registe as horas da semana à sexta-feira, de memória, ou quem se esqueça de as registar. O que não é registado não é faturado.
- Tarifas trocadas. Um cliente com um preço negociado recebe a tarifa geral, ou um perfil sénior é cobrado como júnior.
- Horas não faturáveis cobradas, ou o contrário. Reuniões internas, formação ou retrabalho entram na fatura, enquanto as horas de um pedido extra ficam de fora.
- Fecho lento. A pré-fatura só fica pronta dias depois do fim do mês, e a fatura chega ao cliente mais tarde do que podia.
- Margem descoberta tarde. Só depois de faturar se percebe que um projeto consumiu mais horas do que as orçamentadas.
Nenhum destes erros resulta de falta de cuidado. Resultam de o registo de horas e a faturação viverem em sítios diferentes, ligados por cópias manuais.
Como passar das horas registadas à fatura, passo a passo
O processo que funciona melhor tem sete passos, e os cinco primeiros acontecem durante o mês, não no fim.
- Registar as horas por tarefa, todos os dias. O registo diário é mais fiável do que a reconstrução de memória no fim da semana. Um alarme de horas em falta ajuda a manter o hábito.
- Associar cada tarefa a um projeto e a um cliente. É esta ligação que permite valorizar as horas sem trabalho extra.
- Marcar o que é faturável. Definir à partida que tipos de trabalho se cobram e quais ficam como custo interno.
- Validar as horas. O gestor do projeto aprova as horas da equipa ao longo do mês, em vez de as rever todas no último dia.
- Aplicar as tarifas de cada cliente. As condições acordadas ficam guardadas uma vez e aplicam-se sozinhas a cada hora validada.
- Gerar e rever a pré-fatura. No fecho, a pré-fatura de cada cliente sai das horas validadas, e a revisão concentra-se nas exceções.
- Emitir a fatura no sistema certificado. A pró-forma segue para o software de faturação ou para o contabilista, que emite o documento fiscal.
O registo de horas é a base de tudo o resto. Se quiser aprofundar como pô-lo a funcionar sem resistência da equipa, pode ler o nosso artigo sobre registo de horas por projeto.
Um exemplo prático numa consultora
Imagine uma consultora com 12 pessoas, a trabalhar para 8 clientes, cada um com uma tarifa própria. Hoje, cada consultor preenche uma folha de cálculo semanal, e no início de cada mês a responsável administrativa junta as 12 folhas, confirma com os gestores de projeto as horas que levantam dúvidas e monta à mão uma pré-fatura por cliente.
Neste exemplo, o fecho demora uma semana, e em quase todos os meses aparece pelo menos um acerto, seja uma tarifa errada ou um dia de trabalho que ficou por registar.
Com as horas registadas por tarefa numa só plataforma, validadas pelos gestores ao longo do mês e ligadas às tarifas de cada cliente, a mesma consultora passa a ter as 8 pré-faturas geradas no último dia útil. A responsável administrativa revê os casos assinalados, exporta as pró-formas e envia-as para o software de faturação. A margem de cada projeto acompanha-se durante o mês, e não só depois de faturar.
O que procurar numa ferramenta de pré-faturação
Nem toda a ferramenta de registo de horas resolve a pré-faturação. Estes critérios ajudam a distinguir.
| Critério | Folhas de cálculo | Ferramenta só de horas | Plataforma integrada |
|---|---|---|---|
| Horas por tarefa, projeto e cliente | Depende de cada pessoa | Sim | Sim |
| Validação pelo gestor | Por email | Às vezes | Sim, com aprovações |
| Tarifas por cliente | Num ficheiro à parte | Raramente | Sim |
| Pré-fatura gerada a partir das horas | Montada à mão | Exportação para tratar | Sim |
| Margem por projeto durante o mês | Não | Não | Sim |
| Férias e ausências no mesmo sítio | Noutra folha | Noutra ferramenta | Sim |
Há ainda dois pontos a confirmar em qualquer escolha. O primeiro é a ligação ao software de faturação certificado que a empresa já usa, porque a ferramenta de pré-faturação não o deve substituir. O segundo é onde ficam os dados e se podem ser exportados a qualquer momento.
Como o Engi360 prepara a pré-faturação
O Engi360 é a plataforma de gestão operacional da Engibots para equipas que faturam horas ou gerem projetos para clientes. Junta horas, férias, projetos, tarefas, recursos humanos, documentos e pré-faturação, e a equipa da Engibots usa-o todos os dias, do registo de horas à pré-faturação.
- Horas e timesheets por tarefa, com validação, sugestões da IA e alarmes de horas em falta.
- Tarifas por cliente, carga da equipa e margem por trabalho, à vista antes de o mês fechar.
- Pré-faturação gerada a partir das horas registadas, com a pró-forma pronta a enviar ao contabilista ou ao software de faturação certificado, e um roadmap de faturação por projeto e cliente.
- Férias e ausências com saldos e aprovações, para que a capacidade da equipa e as horas faturadas contem a mesma história.
O Engi360 não emite faturas certificadas. Prepara os dados para quem as emite, e a emissão fica sempre do lado certificado. Os dados ficam na Microsoft Azure, em datacenters na Europa, e podem ser exportados a qualquer momento.
O plano gratuito inclui os sete módulos base, entre eles as horas, as férias e ausências e os projetos e tarefas, com a equipa toda nos primeiros 14 dias e depois até 3 utilizadores, sem cartão de crédito. A pré-faturação está incluída nos planos Professional e Scale.
Perguntas frequentes
O que é a pré-faturação de horas?
É um documento provisório, ou pró-forma, que junta as horas registadas num período por cliente e por projeto e as valoriza com as tarifas acordadas, para serem confirmadas antes de a fatura ser emitida.
A pré-fatura substitui a fatura?
Não. A pré-fatura não tem valor fiscal. Em Portugal, a fatura tem de ser emitida num programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária, a partir dos dados que a pré-fatura confirmou.
Quais são os erros mais comuns na faturação de horas?
Horas que ficaram por registar, tarifas trocadas entre clientes, horas internas cobradas por engano e pedidos extra que ficam de fora. A maioria nasce de cópias manuais entre o registo de horas e a faturação.
Com que frequência se devem validar as horas?
O ideal é registar todos os dias e validar ao longo do mês, por semana ou por projeto. Deixar a validação para o último dia concentra o trabalho e atrasa a fatura.
O Engi360 emite faturas?
Não. O Engi360 prepara a pré-faturação a partir das horas registadas e entrega a pró-forma ao contabilista ou ao software de faturação certificado, onde a fatura é emitida.