TOConline é uma plataforma portuguesa de facturação e gestão documental certificada pela AT (Autoridade Tributária), utilizada por dezenas de milhares de empresas e gabinetes de contabilidade em Portugal. Automatizar processos com TOConline significa eliminar o trabalho manual de envio de documentos entre empresa e contabilista, classificação de despesas, introdução de dados contabilísticos e preparação de obrigações fiscais.
A TOConline posiciona-se como uma ponte entre a facturação da empresa e a contabilidade, facilitando a troca de documentos e dados. No entanto, muitas empresas utilizam a plataforma apenas para emitir facturas, sem explorar as capacidades de automação que podem transformar radicalmente a eficiência da gestão financeira.
TOConline no mercado português
O TOConline ocupa uma posição única no mercado:
- Facturação certificada AT: cumpre todos os requisitos legais de facturação electrónica em Portugal.
- Ligação empresa-contabilista: permite que a empresa e o gabinete de contabilidade trabalhem na mesma plataforma, eliminando trocas de ficheiros.
- Digitalização de documentos: permite fotografar ou digitalizar recibos e facturas de compra para classificação e contabilização.
- API disponível: interface programática para integração com outros sistemas.
O problema do fluxo documental
Na maioria das PME portuguesas, o fluxo entre empresa e contabilista segue este padrão ineficiente:
| Passo | Processo manual | Tempo típico | Problemas |
|---|---|---|---|
| 1 | Empresa junta facturas e recibos (papel ou PDF) | 2-4 horas/mês | Documentos perdidos, atrasados |
| 2 | Envia ao contabilista (email, pasta física, pen drive) | 1 dia de atraso | Ficheiros em falta, duplicados |
| 3 | Contabilista classifica e lança manualmente | 4-8 horas/mês por cliente | Dúvidas que exigem telefonemas |
| 4 | Preparação de IVA, IRC, IRS | Depende de dados correctos | Erros por dados incompletos |
| 5 | Relatórios de gestão | Disponíveis com 30-45 dias de atraso | Decisões com dados desactualizados |
Como automatizar com TOConline
Facturação automática:
- Facturas emitidas no TOConline ou importadas automaticamente do ERP.
- Envio automático ao cliente por email com PDF.
- Lembretes automáticos de pagamento para facturas vencidas (ver automação de facturação).
Digitalização e classificação de despesas:
- Colaboradores fotografam recibos com a app móvel.
- IA extrai dados (fornecedor, valor, data, NIF, IVA) e sugere classificação contabilística (ver processamento de documentos com IA).
- Contabilista valida em vez de introduzir. Tempo reduzido de 5 minutos para 30 segundos por documento.
Reconciliação de contas:
- Movimentos bancários cruzados automaticamente com facturas e recibos.
- Correspondências automáticas para pagamentos directos e transferências identificadas.
- Casos ambíguos apresentados com sugestão para validação humana.
Obrigações fiscais:
- Com dados digitalizados e classificados em tempo contínuo, a preparação de IVA mensal ou trimestral é significativamente mais rápida.
- Validações automáticas que detectam inconsistências antes da submissão.
- Alertas de prazos fiscais com contagem regressiva.
Integração TOConline com ERP e outros sistemas
O TOConline pode ser integrado com outros sistemas para criar um fluxo completamente automatizado:
- ERP (Primavera, PHC, Sage): facturas emitidas no ERP são automaticamente reflectidas no TOConline para contabilização. Dados de compras e despesas fluem no sentido inverso (ver integração de sistemas).
- Bancos: extractos importados automaticamente para reconciliação.
- Gestão de despesas: plataformas de notas de despesas ligadas ao TOConline para contabilização automática.
- Plataformas de e-commerce: vendas online reflectidas automaticamente na facturação e contabilidade.
Impacto para gabinetes de contabilidade
Para gabinetes de contabilidade, a automação com TOConline transforma o modelo de serviço:
- De introdução de dados para análise: o contabilista deixa de gastar tempo a classificar documentos e passa a analisar dados e aconselhar clientes.
- Mais clientes com a mesma equipa: gabinetes que automatizam o fluxo documental reportam capacidade de servir 30 a 50 por cento mais clientes sem contratar.
- Redução de erros: dados extraídos automaticamente têm menos erros que dados introduzidos manualmente.
- Relatórios mais rápidos: com dados classificados em tempo contínuo, relatórios de gestão podem ser disponibilizados ao cliente com dias ou semanas de antecedência face ao modelo tradicional.
Como implementar
- Activar todas as funcionalidades do TOConline: muitas empresas usam apenas a facturação. Explorar digitalização de despesas e reconciliação bancária.
- Alinhar com o contabilista: a automação exige que empresa e contabilista trabalhem no mesmo sistema e com processos definidos.
- Implementar digitalização de despesas: equipar a equipa com a app móvel e definir regras de classificação.
- Integrar com ERP se aplicável: evitar duplicação de dados entre TOConline e ERP.
- Medir tempo poupado: acompanhar redução de horas dedicadas a tarefas administrativas contabilísticas.
Se utiliza TOConline e quer automatizar o fluxo documental ou integrá-lo com outros sistemas de gestão, fale connosco para uma avaliação inicial.