TOConline es una plataforma portuguesa de facturación y gestión documental certificada por la AT (Autoridad Tributaria portuguesa), utilizada por decenas de miles de empresas y despachos de contabilidad en Portugal. Automatizar procesos con TOConline significa eliminar el trabajo manual de envío de documentos entre la empresa y el contable, la clasificación de gastos, la introducción de datos contables y la preparación de las obligaciones fiscales.
TOConline se posiciona como un puente entre la facturación de la empresa y la contabilidad, facilitando el intercambio de documentos y datos. Sin embargo, muchas empresas utilizan la plataforma solo para emitir facturas, sin explorar las capacidades de automatización que pueden transformar radicalmente la eficiencia de la gestión financiera.
TOConline en el mercado portugués
TOConline ocupa una posición única en el mercado:
- Facturación certificada por la AT: cumple todos los requisitos legales de facturación electrónica en Portugal.
- Conexión empresa-contable: permite que la empresa y el despacho de contabilidad trabajen en la misma plataforma, eliminando el intercambio de archivos.
- Digitalización de documentos: permite fotografiar o escanear recibos y facturas de compra para su clasificación y contabilización.
- API disponible: interfaz programática para la integración con otros sistemas.
El problema del flujo documental
En la mayoría de las pymes portuguesas, el flujo entre la empresa y el contable sigue este patrón ineficiente:
| Paso | Proceso manual | Tiempo típico | Problemas |
|---|---|---|---|
| 1 | La empresa reúne facturas y recibos (papel o PDF) | 2-4 horas/mes | Documentos perdidos, con retraso |
| 2 | Los envía al contable (email, carpeta física, pen drive) | 1 día de retraso | Archivos que faltan, duplicados |
| 3 | El contable clasifica y contabiliza manualmente | 4-8 horas/mes por cliente | Dudas que requieren llamadas telefónicas |
| 4 | Preparación del IVA y de los impuestos portugueses IRC e IRS | Depende de datos correctos | Errores por datos incompletos |
| 5 | Informes de gestión | Disponibles con 30-45 días de retraso | Decisiones con datos desactualizados |
Cómo automatizar con TOConline
Facturación automática:
- Facturas emitidas en TOConline o importadas automáticamente desde el ERP.
- Envío automático al cliente por email con PDF.
- Recordatorios automáticos de pago para facturas vencidas (vea la automatización de la facturación).
Digitalización y clasificación de gastos:
- Los empleados fotografían los recibos con la aplicación móvil.
- La IA extrae los datos (proveedor, importe, fecha, NIF, IVA) y sugiere una clasificación contable (vea el procesamiento de documentos con IA).
- El contable valida en lugar de introducir los datos. El tiempo se reduce de 5 minutos a 30 segundos por documento.
Conciliación de cuentas:
- Movimientos bancarios cruzados automáticamente con facturas y recibos.
- Coincidencias automáticas para pagos directos y transferencias identificadas.
- Los casos ambiguos se presentan con una sugerencia para su validación humana.
Obligaciones fiscales:
- Con los datos digitalizados y clasificados de forma continua, la preparación del IVA mensual o trimestral es mucho más rápida.
- Validaciones automáticas que detectan incoherencias antes de la presentación.
- Alertas de plazos fiscales con cuenta regresiva.
Integración de TOConline con el ERP y otros sistemas
TOConline puede integrarse con otros sistemas para crear un flujo completamente automatizado:
- ERP (Primavera, PHC, Sage): las facturas emitidas en el ERP se reflejan automáticamente en TOConline para su contabilización. Los datos de compras y gastos fluyen en sentido inverso (vea la integración de sistemas).
- Bancos: extractos importados automáticamente para su conciliación.
- Gestión de gastos: plataformas de notas de gastos conectadas a TOConline para su contabilización automática.
- Plataformas de comercio electrónico: las ventas online se reflejan automáticamente en la facturación y la contabilidad.
Impacto para los despachos de contabilidad
Para los despachos de contabilidad, la automatización con TOConline transforma el modelo de servicio:
- De la introducción de datos al análisis: el contable deja de dedicar tiempo a clasificar documentos y pasa a analizar datos y asesorar a los clientes.
- Más clientes con el mismo equipo: los despachos que automatizan el flujo documental afirman poder atender entre un 30 y un 50 por ciento más de clientes sin contratar personal.
- Reducción de errores: los datos extraídos automáticamente tienen menos errores que los introducidos manualmente.
- Informes más rápidos: con los datos clasificados de forma continua, los informes de gestión pueden entregarse al cliente con días o semanas de antelación respecto al modelo tradicional.
Cómo implementarlo
- Activar todas las funcionalidades de TOConline: muchas empresas solo utilizan la facturación. Explore la digitalización de gastos y la conciliación bancaria.
- Alinearse con el contable: la automatización exige que la empresa y el contable trabajen en el mismo sistema y con procesos definidos.
- Implementar la digitalización de gastos: equipar al equipo con la aplicación móvil y definir reglas de clasificación.
- Integrar con el ERP si procede: evitar la duplicación de datos entre TOConline y el ERP.
- Medir el tiempo ahorrado: hacer seguimiento de la reducción de horas dedicadas a tareas administrativas contables.
Si utiliza TOConline y quiere automatizar el flujo documental o integrarlo con otros sistemas de gestión, hable con nosotros para una evaluación inicial.