Quanto custa gerir a equipa com várias ferramentas separadas?

Uma equipa que trabalha com ferramentas separadas para registar horas, gerir projetos, responder a tickets e marcar férias paga cada uma por utilizador, e a soma cresce com cada pessoa que entra. Na comparação publicada na página do Engi360, oito ferramentas deste tipo somam cerca de 63 euros por utilizador e por mês, contra 7 euros numa plataforma que as junta. Ao custo das licenças somam-se as horas gastas a passar dados de uma ferramenta para outra.

Em consultoras, agências, empresas de engenharia e de serviços de TI, as ferramentas costumam chegar uma de cada vez. Primeiro o registo de horas, depois o quadro de tarefas, a seguir os tickets e um mapa de férias numa folha de cálculo. Cada escolha faz sentido no dia em que se faz. O problema só aparece quando alguém soma as faturas e conta as exportações que se fazem no fim de cada mês.

Quanto custam as ferramentas separadas por utilizador?

A forma mais simples de comparar é olhar para o preço por utilizador e por mês, porque é assim que a maior parte destas ferramentas se paga. A tabela segue a comparação da página do Engi360, com valores aproximados dos preços públicos de planos anuais de equipa, recolhidos em julho de 2026.

Nem todas as equipas usam as oito. Uma consultora sem sites para vigiar dispensa a monitorização, e uma agência pequena pode não ter cofre de credenciais. Mesmo assim, três ou quatro ferramentas chegam para a soma passar várias vezes o preço de uma plataforma única.

Que custos não aparecem na fatura das licenças?

As licenças são a parte fácil de medir. O resto do custo está no trabalho que só existe porque os dados estão separados.

• Os mesmos dados escritos várias vezes. Um cliente novo é criado no registo de horas, no quadro de projetos e na ferramenta de tickets, e cada cópia pode ficar com um nome diferente.
• Exportações no fim do mês. Para faturar horas, alguém exporta o registo de tempo, junta-o numa folha de cálculo com os projetos e confirma à mão o que cada cliente deve.
• Entradas e saídas de pessoas. Cada pessoa que entra precisa de um acesso em cada ferramenta, e cada pessoa que sai deixa acessos e licenças por fechar.
• Relatórios que não batem certo. As horas de um sistema e as tarefas de outro raramente coincidem, e a reunião de acompanhamento gasta tempo a discutir qual dos números está certo.
• Mudança de contexto. Cada ferramenta tem o seu acesso, as suas notificações e a sua forma de fazer as coisas, e a equipa salta entre elas várias vezes por dia.

Nenhum destes custos aparece numa fatura, mas todos ocupam horas de pessoas que poderiam estar a trabalhar para os clientes.

Como fazer as contas na sua empresa?

Uma hora de trabalho chega para ter um número fiável. O importante é contar as licenças e o tempo, e não só as licenças.

1. Listar todas as ferramentas pagas. Registo de horas, projetos, tickets, férias, documentos, inquéritos, credenciais, assistentes de IA e as folhas de cálculo que fazem o papel de uma delas.
2. Anotar o preço por utilizador e o tipo de plano. Os planos anuais costumam sair mais baratos por mês do que os mensais, por isso convém comparar no mesmo regime.
3. Contar quem usa cada uma. Algumas ferramentas pagam-se para a equipa toda, outras só para quem as administra.
4. Somar o tempo gasto a ligar as ferramentas. As horas por mês em exportações, cópias e conferências, multiplicadas pelo custo de uma hora dessas pessoas.
5. Marcar as sobreposições. Duas ferramentas que guardam projetos ou documentos são, quase sempre, uma a mais.
6. Comparar com o custo anual de uma plataforma única. Com o mesmo número de pessoas e o mesmo regime de faturação.

Um exemplo prático numa consultora com 20 pessoas

Imagine uma consultora com 20 pessoas que usa cinco ferramentas da tabela, registo de horas, projetos e documentos, tickets, gestão de férias e um assistente de IA. Pelos valores aproximados da comparação, são cerca de 52 euros por utilizador e por mês, ou seja, perto de 1.040 euros por mês e de 12.500 euros por ano.

Neste exemplo, a gestora de operações passa um dia por mês a juntar as horas com os projetos para preparar a faturação, e cada entrada ou saída de uma pessoa obriga a abrir ou a fechar cinco acessos. Nada disto entra no custo das licenças.

Com uma plataforma que junta estas funções, a 7 euros por utilizador e por mês em faturação anual, as mesmas 20 pessoas custam cerca de 140 euros por mês, perto de 1.700 euros por ano. A pré-faturação passa a sair das horas registadas, sem exportações, e cada pessoa tem um só acesso. Os números de cada empresa dependem das ferramentas que usa e dos planos que tem, e é por isso que vale a pena fazer as contas com os valores reais.

Quando faz sentido juntar tudo numa só plataforma?

Juntar ferramentas não é um objetivo em si. Faz sentido quando os dados de umas dependem dos dados das outras.

• Quando as horas dão origem a faturação. Se a fatura ao cliente depende das horas registadas por projeto, ter horas e projetos no mesmo sítio poupa a conferência do fim do mês.
• Quando o mesmo cliente existe em várias ferramentas. É o sinal mais claro de que os dados se estão a repetir.
• Quando a equipa cresce ou muda com frequência. Cada pessoa nova multiplica as licenças e os acessos a gerir.
• Quando ninguém tem a visão do todo. Se para saber a carga da equipa ou o estado de um cliente é preciso abrir três ferramentas, a decisão chega tarde.

Há também o que não deve sair do sítio onde está. A contabilidade certificada, a emissão de faturas certificadas e o processamento certificado de salários continuam com o contabilista ou no software certificado, e um CRM de vendas ou um ERP industrial têm o seu próprio lugar. A consolidação trata da operação da equipa, não destas funções.

O que junta o Engi360 e quanto custa?

O Engi360 é a plataforma de gestão operacional da Engibots para equipas que faturam horas ou gerem projetos para clientes. Horas, férias, projetos, tarefas, recursos humanos, documentos e pré-faturação ficam num só acesso e numa só base de dados, e cada pessoa trabalha em português, espanhol ou inglês.

• Operação. Horas e timesheets por tarefa, férias e ausências com aprovações, projetos e tarefas com kanban, tickets com SLA e mapa de escritório.
• Pessoas. Dossier do colaborador, avaliações de desempenho, OKR, preparação de vencimentos, comunicações e inquéritos.
• Financeiro operacional. Pré-faturação gerada a partir das horas registadas e pró-forma pronta a enviar ao contabilista ou ao software certificado.
• Plataforma. Cofre de credenciais, monitorização de sites e serviços, automação por regras, API e webhooks, CSAT automático e um assistente de IA que analisa a operação.

O plano Free custa 0 euros, com a equipa toda nos primeiros 14 dias e depois até 3 utilizadores, sem cartão de crédito, e inclui os módulos base. O Professional custa 7 euros por utilizador e por mês em faturação anual, ou 10,50 euros em faturação mensal, e o Scale custa 15 euros, ou 22,50 euros. Para ver como as horas chegam à pré-faturação sem folhas de cálculo, o artigo sobre pré-faturação de horas mostra o processo passo a passo.

Perguntas frequentes

Quanto custa ter várias ferramentas para gerir uma equipa?

Depende das ferramentas e dos planos. Na comparação publicada na página do Engi360, com preços públicos de planos anuais de equipa de julho de 2026, oito ferramentas separadas somam cerca de 63 euros por utilizador e por mês.

Que custos escondidos têm as ferramentas separadas?

Os dados escritos em várias ferramentas, as exportações para faturar, os acessos a abrir e a fechar quando alguém entra ou sai e os relatórios que não batem certo. Não aparecem na fatura, mas ocupam horas da equipa.

Como se calcula o custo das ferramentas por colaborador?

Soma-se o preço por utilizador de cada ferramenta paga, no mesmo regime de faturação, e acrescenta-se o tempo gasto todos os meses a ligar as ferramentas, multiplicado pelo custo de uma hora das pessoas que o fazem.

Uma plataforma única substitui o software de faturação certificado?

No caso do Engi360, não. Prepara a pré-faturação a partir das horas e a pró-forma para o contabilista ou para o software certificado, mas não emite faturas certificadas nem faz contabilidade certificada.

Quanto custa o Engi360?

O plano Free custa 0 euros, com a equipa toda nos primeiros 14 dias e depois até 3 utilizadores. O Professional custa 7 euros por utilizador e por mês em faturação anual e o Scale custa 15 euros. O Enterprise é sob consulta.