Para preparar o fecho do mês sem faltar documentos, o ponto de partida é o extrato bancário e não a pilha de faturas. Cada movimento do extrato deve ter um documento que o justifique, e os movimentos que ficam sem documento são exatamente a lista do que falta pedir. Quando essa lista está vazia, o mês pode seguir para o contabilista.
Em muitas PME, o fecho do mês acontece ao contrário. O contabilista pede os documentos, a empresa envia o que encontrou e, dias depois, chega a pergunta sobre um pagamento de que ninguém se lembra. Este artigo explica porque faltam documentos e como organizar o fecho a partir do extrato.
O que é o fecho do mês para o contabilista?
O fecho do mês é o conjunto de tarefas com que a empresa reúne, confere e entrega ao contabilista a informação financeira de um mês. Inclui, em regra, os extratos de todas as contas bancárias, as faturas e os recibos de compra, as faturas de venda e os comprovativos dos restantes pagamentos e recebimentos.
A lista exata depende da atividade e da forma como a contabilidade está organizada, por isso deve ser combinada com o contabilista. O objetivo, esse, não muda. Cada euro que entrou ou saiu das contas da empresa tem de ter uma explicação, e essa explicação é, quase sempre, um documento.
Porque é que faltam documentos no fim do mês?
Raramente falta um documento por descuido de uma só pessoa. Faltam porque o circuito tem vários pontos de entrada e nenhum ponto de conferência.
- Vários canais. Os documentos chegam por email, em papel, em PDF descarregado de um portal ou numa fotografia tirada no telemóvel.
- Várias contas e bancos. Os movimentos estão repartidos por homebankings diferentes, e ninguém olha para todos ao mesmo tempo.
- Pagamentos com cartão. Deslocações, refeições e subscrições online são pagas na hora, e a fatura fica por pedir ou fica na caixa de email de quem pagou.
- Um pagamento para várias faturas. Uma transferência liquida três faturas de um fornecedor, e no extrato aparece um único valor que não corresponde a nenhuma delas.
- Conferência tardia. A verificação só acontece quando o contabilista pergunta, semanas depois, quando já é difícil reconstituir o que aconteceu.
Porque deve o fecho do mês começar pelo extrato?
O extrato bancário é a única lista completa do que entrou e saiu de cada conta. As faturas que a empresa tem guardadas mostram apenas o que alguém se lembrou de guardar. Por isso, o método mais fiável é percorrer o extrato e procurar, para cada movimento, o documento correspondente.
A esta associação chama-se conciliação bancária. Conciliar é ligar cada movimento do extrato ao documento que o justifica, seja uma fatura, um recibo ou outro comprovativo. No fim, cada situação indica o que fazer.
| Situação | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Movimento com documento | O pagamento ou o recebimento está justificado | Nada, segue para o contabilista |
| Movimento sem documento | Falta uma fatura, um recibo ou outro comprovativo | Pedir o documento ao fornecedor ou a quem fez o pagamento |
| Movimento sem fatura por natureza | Comissões bancárias, transferências entre contas da empresa e movimentos semelhantes | Classificar o movimento, para o contabilista saber o que é |
| Documento sem movimento | Uma fatura ainda por pagar ou por receber, ou paga por outra conta | Confirmar se está em aberto e por que conta foi paga |
A segunda linha da tabela é a lista dos documentos em falta. Se for feita durante o mês, e não só no fim, cada documento é pedido enquanto o pagamento ainda está fresco na memória de quem o fez.
Como preparar o fecho do mês, passo a passo?
- Data e formato combinados. A empresa acorda com o contabilista o dia em que entrega o mês e a forma da entrega, por exemplo uma pasta organizada ou um único ficheiro comprimido.
- Extratos de todas as contas. Reúnem-se os extratos de todas as contas, incluindo as que têm poucos movimentos.
- Documentos num só sítio. As faturas e os recibos que chegaram por email, em papel ou em fotografia ficam juntos, com o mesmo critério de nomes.
- Conciliação. Cada movimento do extrato é associado ao seu documento. Os pagamentos de várias faturas e os pagamentos parciais ficam ligados a cada fatura, com o montante correspondente.
- Lista do que falta. Os movimentos sem documento dão a lista de pedidos, a fornecedores, a clientes ou a colegas que pagaram com cartão.
- Classificação. Os movimentos são classificados por categoria, incluindo os que não têm fatura por natureza, para o contabilista não ter de os adivinhar.
- Entrega de uma só vez. O mês segue completo, com os documentos identificados pela data, pelo emitente e pelo número, em vez de chegar aos bocados por email.
Feito à mão numa folha de cálculo, este trabalho resulta com poucas contas e poucos movimentos. Com vários bancos, dezenas de fornecedores e documentos em formatos diferentes, a conciliação manual torna-se lenta e sujeita a erros, e é aí que uma ferramenta própria compensa.
Como ajuda o EngiFinance a preparar o fecho do mês?
O EngiFinance é uma aplicação online de gestão de tesouraria para PME. Importa os extratos bancários e os documentos da empresa, classifica e concilia os movimentos, apresenta o fluxo de caixa e o que está por receber e prepara a exportação mensal para o contabilista.
- Extratos. O extrato de cada conta é importado por ficheiro, em CSV, Excel, CAMT.053 ou MT940, e os extratos em PDF são lidos por inteligência artificial. A empresa não dá acesso às suas contas bancárias.
- Documentos. Podem ser carregados até 200 ficheiros de cada vez, em PDF, PNG ou JPG. O código QR da AT das faturas portuguesas é lido diretamente, e nos documentos sem QR a inteligência artificial lê o número, as datas, os NIF, os totais e a descrição.
- Conciliação. As correspondências inequívocas são conciliadas automaticamente, e as restantes surgem como sugestões, pelo valor, pela data e pelo NIF, número ou nome na descrição bancária. Cada associação pode ser desfeita, e os pagamentos parciais e de várias faturas ficam registados com o montante de cada associação.
- Classificação. Os movimentos recorrentes são classificados por regras e os restantes pela inteligência artificial, apenas acima da confiança mínima que a organização define. Uma correção manual pode ficar guardada como regra.
- Exportação. O mês, ou o ano, é exportado num único ficheiro ZIP, com um Excel dos movimentos, dos documentos e do fluxo de caixa, e com os documentos do período renomeados por data, emitente e número.
Na lista dos movimentos, cada um mostra o estado da conciliação, e os que ficam por conciliar são o ponto de partida para pedir o que falta. O contabilista tem um papel próprio, com acesso de consulta e de exportação, sem permissão para alterar dados, e esse papel não conta para o limite de utilizadores.
O EngiFinance tem um âmbito definido. Não emite faturas, porque lê as faturas de venda emitidas no programa de faturação que a empresa já utiliza, e os extratos entram por ficheiro, por opção de produto. Para quem procura a conciliação bancária ligada ao ERP e implementada à medida, o caminho é outro, descrito no artigo sobre como automatizar a reconciliação bancária numa empresa.
Um exemplo prático
Imagine uma empresa de serviços com duas contas em bancos diferentes, cerca de 120 movimentos por mês e documentos que chegam por email e em papel. Até agora, o fecho fazia-se no início do mês seguinte, com uma folha de cálculo e várias trocas de emails com o contabilista.
Com o método do extrato, a responsável administrativa importa os dois extratos no fim de cada semana e carrega os documentos que chegaram. A conciliação automática trata as correspondências claras, e ela aceita as sugestões que estão certas. No último dia do mês ficam por conciliar, por exemplo, nove movimentos. Quatro são pagamentos com cartão sem fatura, três são faturas de fornecedores que ainda não chegaram e dois são comissões bancárias, que se classificam sem documento.
Os sete pedidos seguem nesse dia. Quando os documentos chegam, a conciliação fica completa e o mês é exportado num ZIP para o contabilista, que também o pode descarregar com o seu próprio acesso. As perguntas sobre pagamentos sem explicação ficam resolvidas antes do envio, e não semanas depois.
Perguntas frequentes
Que documentos deve uma empresa enviar ao contabilista todos os meses?
Em regra, os extratos de todas as contas bancárias, as faturas e os recibos de compra, as faturas de venda e os comprovativos dos restantes pagamentos e recebimentos. A lista exata depende da empresa e deve ser combinada com o contabilista.
Como se sabe que documentos faltam?
Pelo extrato bancário. Cada movimento que fica sem documento associado na conciliação corresponde a um documento que falta pedir.
É preciso dar ao EngiFinance acesso às contas bancárias?
Não. Os extratos são importados por ficheiro, em CSV, Excel, CAMT.053 ou MT940, e os extratos em PDF são lidos por inteligência artificial.
O contabilista paga para aceder ao EngiFinance?
Não. O contabilista tem um papel próprio, com acesso de consulta e de exportação, sem permissão para alterar dados, e esse papel não conta para o limite de utilizadores.
O EngiFinance emite faturas?
Não. Lê as faturas de venda emitidas no programa de faturação que a empresa já utiliza.
O que recebe o contabilista na exportação?
Um ficheiro ZIP por mês ou por ano, com um Excel dos movimentos, dos documentos e do fluxo de caixa, e com os documentos do período renomeados por data, emitente e número.