Uma PME deve acompanhar poucos indicadores, normalmente entre cinco e dez, escolhidos a partir das decisões que a direção toma todos os meses. Cada indicador precisa de uma definição escrita, de dados fiáveis, de um responsável, de uma frequência e de uma direção clara, ou seja, se subir é bom ou mau. O resto ocupa espaço no painel e tira atenção ao que importa.
Muitas empresas começam pelo contrário. Abrem o ERP ou a folha de cálculo, veem dezenas de números possíveis e montam um painel com todos. Passados dois meses, já ninguém olha para ele. Este artigo explica o que é um bom indicador, que indicadores fazem sentido em cada área, como escolher os que ficam e como acompanhá-los sem pedir um relatório novo todas as semanas.
O que é um indicador de gestão?
Um indicador de gestão, ou KPI (do inglês key performance indicator), é um número que mostra se uma parte do negócio está a evoluir no sentido pretendido. Tem sempre uma fórmula, um período e uma comparação, seja com o mês anterior, com o mesmo mês do ano passado ou com um objetivo.
Um número solto não é um indicador. Por exemplo, «vendas de 420 mil euros» informa, mas «vendas de 420 mil euros, menos 6% do que no mesmo mês do ano passado» já pede uma reação. A diferença está na comparação e na pergunta que o número ajuda a responder.
Que indicadores fazem sentido em cada área?
Não há uma lista universal, mas há indicadores que aparecem em quase todas as PME. A tabela reúne alguns exemplos por área, como ponto de partida e não como lista para copiar.
| Área | Exemplos de indicadores | Pergunta a que respondem |
|---|---|---|
| Comercial | Vendas por cliente e por produto, margem por família, taxa de conversão de propostas | Onde estamos a ganhar e a perder dinheiro? |
| Financeira | Prazo médio de recebimento, prazo médio de pagamento, tesouraria prevista | Temos dinheiro para os próximos meses? |
| Operações | Encomendas entregues no prazo, rotação de stock, desperdício ou retrabalho | Estamos a cumprir o que prometemos ao cliente? |
| Compras | Variação de preço por fornecedor, prazo de entrega dos fornecedores | Os custos estão sob controlo? |
| Pessoas | Horas por projeto ou por encomenda, absentismo | A equipa está a trabalhar no que dá resultado? |
O ponto de partida certo não é a tabela, é a lista das decisões. Se a direção decide todos os meses que clientes visitar, que produtos promover e que compras adiar, os indicadores devem servir exatamente essas decisões.
Como escolher os indicadores que ficam?
Antes de um indicador entrar no painel, vale a pena confirmar cinco critérios.
- Serve uma decisão. Se o número mudar, alguém faz algo diferente. Se ninguém mudaria nada, o indicador é curiosidade e não gestão.
- Os dados existem e são fiáveis. Um indicador calculado sobre dados incompletos gera discussões sobre o número em vez de decisões. Confirme que os dados estão no ERP, no CRM ou num ficheiro mantido com regularidade.
- Tem uma definição escrita. A margem pode ser bruta ou líquida, com ou sem portes. Uma frase escrita evita duas versões do mesmo número na mesma reunião.
- Tem um responsável e uma frequência. Alguém responde por ele e sabe quando o deve ler, todos os dias, todas as semanas ou no fecho do mês.
- Tem uma direção definida. Fica claro, para cada indicador, se subir é bom ou mau.
Na dúvida, menos é mais. É melhor acompanhar seis indicadores com atenção do que trinta sem ninguém olhar para eles. Um indicador pode sempre entrar mais tarde, quando a primeira lista estiver a funcionar.
Porque é que a direção de cada indicador importa?
Parece óbvio, mas não é. Mais vendas é bom. Mais prazo médio de recebimento é mau. Mais stock pode ser bom antes de uma época forte e mau no resto do ano. Quando a direção não está definida, cada pessoa lê a mesma variação à sua maneira, e o painel deixa de ajudar.
Definir a direção também permite que a ferramenta faça uma parte do trabalho. Se o sistema sabe que, num indicador, subir é mau, pode assinalar a subida como negativa sem ninguém a ter de interpretar. Sem essa indicação, o mais honesto é descrever a variação sem a julgar.
Como acompanhar os indicadores sem depender da equipa de TI?
O problema mais comum não é escolher os indicadores, é mantê-los atualizados. Em muitas PME, cada número novo é um pedido a quem sabe tirar dados do ERP, e a resposta chega dias depois, numa folha de cálculo que ninguém atualiza no mês seguinte.
Uma plataforma de análise de dados conversacional muda este circuito. No EngiAnalytics, quem analisa faz a pergunta em linguagem natural e recebe a resposta no momento, sem SQL e sem depender da equipa de dados. A partir daí, o acompanhamento faz-se de três formas.
- Painéis por utilizador. Cada pessoa reúne os seus relatórios num painel próprio, que pode partilhar. Os indicadores mostram variação e tendência, com dados atualizados a cada abertura.
- Indicadores propostos. O EngiAnalytics identifica as áreas de negócio presentes nos dados e propõe indicadores para cada uma. Só apresenta o que verificou nos dados reais, e basta aceitar uma proposta para o indicador passar a ser acompanhado desde o primeiro dia.
- Direção e alertas. Quem cria um indicador pode indicar se subir é bom ou mau, e o resumo assinala a evolução como positiva ou negativa. Além disso, a plataforma monitoriza continuamente os dados e assinala o que merece atenção assim que o deteta.
Funciona sobre os dados que a empresa já tem, em bases de dados MySQL e PostgreSQL e em ficheiros Excel e CSV, sem migração nem substituição de sistemas. Sobre os avisos automáticos, pode ler também o artigo sobre alertas automáticos de KPI.
Um exemplo prático
Imagine uma empresa de distribuição com 80 pessoas, em que a direção se reúne no início de cada mês. A reunião começa com uma folha de cálculo de 40 colunas, preparada à mão durante dois dias, e metade do tempo passa-se a discutir de onde vem cada número.
A direção decide reduzir a lista a seis indicadores, um por decisão.
- Vendas do mês face ao mesmo mês do ano anterior, para decidir onde reforçar a equipa comercial.
- Margem por família de produto, para decidir que produtos promover.
- Prazo médio de recebimento, para decidir que clientes contactar.
- Encomendas entregues no prazo, para decidir onde mexer na operação.
- Rotação de stock, para decidir que compras adiar.
- Tesouraria prevista a três meses, para decidir investimentos.
Cada indicador fica com uma frase de definição, um responsável e a direção marcada. Passa a estar num painel que cada diretor abre quando quer, e as perguntas que surgem na reunião respondem-se ali mesmo, em vez de ficarem para o mês seguinte.
Para começar na sua empresa, faça a lista das cinco ou seis decisões mais frequentes da direção. Para cada uma, escolha o número que a ajudaria a decidir melhor, escreva a definição, confirme que os dados existem e marque a direção. Experimente durante dois ou três meses e ajuste. Um painel pequeno e usado vale mais do que um painel completo e esquecido.
Perguntas frequentes
Quantos indicadores deve uma PME acompanhar?
Normalmente entre cinco e dez. Mais do que isso dispersa a atenção, e um painel com dezenas de números acaba por não ser consultado. É melhor começar com poucos e acrescentar quando a primeira lista estiver a funcionar.
Qual é a diferença entre uma métrica e um indicador?
Uma métrica é qualquer número que se pode medir. Um indicador é uma métrica escolhida porque ajuda a tomar uma decisão, com definição, período, comparação e responsável.
Com que frequência se devem ler os indicadores?
Depende da decisão que servem. Indicadores de tesouraria ou de encomendas podem pedir leitura semanal ou diária, e os de margem ou de vendas costumam ler-se no fecho do mês. A própria lista deve ser revista uma ou duas vezes por ano.
O que é a direção de um indicador?
É a indicação de se subir é bom ou mau. Sem ela, a mesma variação pode ser lida de formas opostas, e uma ferramenta não consegue assinalar a evolução como positiva ou negativa.
O EngiAnalytics sugere indicadores?
Sim. Identifica as áreas de negócio presentes nos dados e propõe indicadores para cada uma, só com o que verificou nos dados reais. Basta aceitar uma proposta para o indicador passar a ser acompanhado desde o primeiro dia.