Automatizar a reconciliação bancária é pôr um sistema a ler cada movimento do extrato, a procurar a fatura que lhe corresponde e a propor a conciliação, com a justificação de cada proposta. A equipa deixa de conferir o extrato linha a linha e passa a olhar apenas para os movimentos em que a correspondência não é clara.
Na maioria das PME, a reconciliação faz-se no fim do mês, com o extrato aberto num ecrã e o ERP noutro. É um trabalho de atenção, não de decisão. A maior parte dos movimentos tem uma fatura evidente, e o tempo vai-se a confirmar o óbvio. Quando o volume cresce, o fecho atrasa e os poucos movimentos que mereciam análise ficam misturados com centenas que não a pediam.
O que é a reconciliação bancária e porque continua a ser manual?
A reconciliação bancária é a confrontação dos movimentos do extrato com os registos da empresa. Cada recebimento tem de corresponder a uma fatura de cliente, cada pagamento a uma fatura de fornecedor, e cada comissão ou juro tem de ficar lançado. No fim, o saldo do banco e o saldo da contabilidade têm de se explicar um ao outro.
Muitos ERP já sugerem correspondências quando o valor e a referência coincidem. O que fica para as pessoas são os restantes casos, e são esses que consomem o tempo.
- Transferências sem referência, ou com o nome do cliente escrito de outra forma.
- Um pagamento que liquida várias faturas de uma vez.
- Pagamentos parciais, adiantamentos e acertos de cêntimos.
- Comissões, impostos e juros que o banco desconta sem documento.
- Extratos de vários bancos, cada um com o seu formato e o seu portal.
Como funciona a reconciliação bancária automática, passo a passo?
Um processo bem desenhado segue sempre a mesma sequência, com as pessoas apenas no ponto em que fazem falta.
- O extrato chega. O processo pode arrancar a uma hora marcada, todos os dias, e um RPA inteligente pode ir buscar o extrato ao portal do banco quando não há integração disponível.
- Cada movimento é lido. O valor, a data, o descritivo e a entidade ficam identificados, com a indicação de onde cada dado foi lido.
- Procura-se a fatura. A plataforma cruza o movimento com as faturas em aberto no ERP, segundo as regras definidas pela empresa.
- Propõe-se a conciliação. Cada proposta vem justificada, com o que foi confirmado e o que ficou por confirmar.
- A equipa decide o que não é claro. Os movimentos sem correspondência evidente chegam a uma pessoa já preparados, com as faturas candidatas encontradas.
- Cada correção ensina. As correções da equipa passam a orientar os casos seguintes.
Que critérios usa a correspondência entre movimentos e faturas?
A correspondência não deve depender de intuição. Deve seguir critérios escritos, que a equipa conhece e pode ajustar.
| Critério | O que se compara | Quando não chega |
|---|---|---|
| Valor | O montante do movimento com o total da fatura | Pagamentos parciais ou agrupados |
| Referência | O número da fatura no descritivo da transferência | Transferências sem referência |
| Entidade | O nome de quem pagou ou recebeu | Nomes abreviados ou pagamentos feitos por terceiros |
| Data | A data do movimento com o vencimento da fatura | Pagamentos adiantados ou muito atrasados |
Quando dois ou mais critérios coincidem, a proposta é forte. Quando só um coincide, ou quando há mais do que uma fatura candidata, o movimento deve ir a uma pessoa. As regras são da empresa, e convém que fiquem guardadas com versões, para se saber sempre que regra foi aplicada a cada caso.
O que deve ficar para a IA e o que deve ficar para as regras?
A inteligência artificial é útil para ler. Um descritivo como «TRF FT 145» ou um nome abreviado lê-se melhor com IA do que com uma regra fixa. Mas a decisão de conciliar não deve ser deixada a um modelo que se pode enganar com toda a confiança.
No EngiAIFlow, essa separação está na base da plataforma. A IA propõe, e a plataforma decide o que se executa.
- A reconciliação bancária e os cálculos são feitos pela plataforma, sem IA.
- Cada valor que a IA extrai de um documento vem acompanhado da frase onde foi lido. Sem essa frase, o valor vai a uma pessoa.
- Limites como «acima deste valor, pedir aprovação» suspendem o caso antes do passo, até uma pessoa aprovar.
- Uma escrita no ERP nunca se repete automaticamente. Se o processo for interrompido, uma pessoa decide se a escrita já foi feita.
- As credenciais de acesso aos portais ficam cifradas e não são enviadas ao modelo.
Para a direção financeira, isto significa que cada conciliação pode ser explicada. O histórico de cada caso regista o que foi feito em cada passo e cada decisão humana, com a alteração e o motivo.
Como fica na prática? Um exemplo
Imagine uma empresa industrial com três contas bancárias e cerca de 800 movimentos por mês. Hoje, uma pessoa da contabilidade descarrega os extratos de cada portal, abre o ERP e concilia movimento a movimento, durante vários dias no início de cada mês.
Com o processo automatizado, os extratos são recolhidos todos os dias, e a maior parte dos movimentos chega à manhã seguinte com a fatura correspondente já proposta e justificada. A pessoa abre a lista dos que pedem atenção, onde estão as transferências sem referência, os pagamentos agrupados e as comissões, e decide esses. O fecho deixa de começar do zero, porque o mês foi sendo reconciliado ao longo do caminho.
Por onde começar?
A reconciliação é um bom primeiro processo para automatizar, porque as regras já existem na cabeça de quem a faz e o resultado é fácil de verificar. Antes de escolher uma ferramenta, vale a pena responder a quatro perguntas.
- Quantos movimentos por mês, em quantos bancos, e como chega hoje cada extrato?
- Que parte dos movimentos tem uma referência ou um valor que identifica a fatura sem dúvida?
- Que casos levam hoje mais tempo, e quem decide cada um?
- A solução trabalha sobre o ERP atual, ou obriga a mudar de sistema?
O EngiAIFlow liga-se ao ERP, ao email e às restantes ferramentas sem substituir sistemas, e trata a reconciliação bancária como um dos seus processos, ao lado da conferência de faturas de fornecedor. Os processos e a governança estão descritos na página do EngiAIFlow.
Perguntas frequentes
O que é a reconciliação bancária?
É a confrontação dos movimentos do extrato bancário com os registos da empresa, para que cada recebimento e cada pagamento corresponda a uma fatura e o saldo do banco se explique pelo saldo da contabilidade.
A inteligência artificial decide que fatura corresponde a cada movimento?
No EngiAIFlow, não. A reconciliação é feita pela plataforma, sem IA, segundo as regras da empresa. Os movimentos em que a correspondência não é clara vão a uma pessoa.
Como chega o extrato ao sistema?
O processo pode arrancar a uma hora marcada, e quando não há integração disponível um RPA inteligente vai buscar o extrato ao portal do banco. As credenciais ficam cifradas e não são enviadas ao modelo.
O que acontece a um pagamento que liquida várias faturas?
Se as regras não o resolverem com segurança, o movimento chega à equipa com as faturas candidatas já encontradas, e uma pessoa decide.
É preciso mudar de ERP?
Não. O EngiAIFlow liga-se ao ERP que a empresa já usa, sem substituir sistemas, e propõe a conciliação sobre as faturas que lá estão.