Nota: este é um exemplo ilustrativo, baseado em projectos típicos de automação financeira. Os dados são representativos e a empresa está anonimizada.
Uma empresa de distribuição, com várias contas em diferentes bancos e um volume elevado de recebimentos diários, automatizou a reconciliação bancária combinando automação robótica para extrair movimentos e integração com o ERP para registar e conciliar os recebimentos. O processo, que antes ocupava uma pessoa em tempo quase integral no fecho do mês, passou a correr de forma automática, com intervenção humana apenas nas excepções.
O contexto
A empresa operava com várias contas bancárias e recebia centenas de transferências por dia, associadas a facturas de clientes. O fecho mensal exigia descarregar manualmente os extractos de cada homebanking, identificar a que factura correspondia cada movimento e registar a conciliação no ERP. Era um trabalho repetitivo, sujeito a erro e concentrado nos dias de maior pressão do mês.
O desafio
O processo reunia precisamente as condições em que a automação compensa:
- Volume elevado: centenas de movimentos diários, com tendência a aumentar.
- Regras claras: a associação entre movimento e factura segue critérios definidos, como valor, referência e data.
- Fontes sem integração directa: os portais bancários não ofereciam uma forma simples de exportação automática, o que tornava a extracção manual.
- Impacto no fecho: o atraso na reconciliação atrasava a visibilidade financeira da empresa.
A solução em fases
A Engibots implementou a solução em duas fases, para reduzir risco e mostrar valor cedo.
- Fase 1, extracção automática: bots de automação robótica acedem a cada portal bancário, descarregam os movimentos do período e organizam-nos num formato único. Esta fase eliminou a recolha manual de extractos (ver quando o RPA é a escolha certa).
- Fase 2, conciliação no ERP: uma integração regista os movimentos no ERP e concilia automaticamente os que cumprem as regras definidas, encaminhando para revisão humana apenas os casos ambíguos.
A separação em fases permitiu colocar a primeira parte em produção rapidamente e validar os ganhos antes de avançar para a integração (ver integração de sistemas).
Resultados
Os resultados ilustrativos desta abordagem:
- Tempo de reconciliação: redução de vários dias por mês para um processo automático, com a equipa a tratar apenas das excepções.
- Erros: diminuição significativa dos erros de associação, por eliminação da transcrição manual.
- Visibilidade: informação financeira disponível mais cedo no fecho, com impacto na decisão.
- Equipa: tempo libertado para tarefas de análise e controlo, em vez de registo.
Lições
Três conclusões úteis para quem pondera um projecto semelhante:
- Começar pela extracção: automatizar primeiro a recolha de dados dá ganhos imediatos e prepara a integração.
- Desenhar para as excepções: o valor está em automatizar o caso normal e encaminhar bem o caso excepcional, não em tentar automatizar tudo.
- Medir antes e depois: quantificar o tempo e os erros do processo manual é o que permite demonstrar o retorno (ver como calcular o ROI da automação).