Nota: este es un ejemplo ilustrativo, basado en proyectos típicos de automatización financiera. Los datos son representativos y la empresa está anonimizada.
Una empresa de distribución, con varias cuentas en distintos bancos y un volumen elevado de cobros diarios, automatizó la conciliación bancaria combinando automatización robótica para extraer los movimientos e integración con el ERP para registrar y conciliar los cobros. El proceso, que antes ocupaba a una persona casi a tiempo completo durante el cierre del mes, pasó a ejecutarse de forma automática, con intervención humana solo en las excepciones.
El contexto
La empresa operaba con varias cuentas bancarias y recibía cientos de transferencias al día, asociadas a facturas de clientes. El cierre mensual exigía descargar manualmente los extractos de cada banca online, identificar a qué factura correspondía cada movimiento y registrar la conciliación en el ERP. Era un trabajo repetitivo, propenso a errores y concentrado en los días de mayor presión del mes.
El reto
El proceso reunía precisamente las condiciones en las que la automatización compensa:
- Volumen elevado: cientos de movimientos diarios, con tendencia a aumentar.
- Reglas claras: la asociación entre movimiento y factura sigue criterios definidos, como importe, referencia y fecha.
- Fuentes sin integración directa: los portales bancarios no ofrecían una forma sencilla de exportación automática, lo que hacía que la extracción fuera manual.
- Impacto en el cierre: el retraso en la conciliación retrasaba la visibilidad financiera de la empresa.
La solución por fases
Engibots implementó la solución en dos fases, para reducir el riesgo y mostrar valor cuanto antes.
- Fase 1, extracción automática: los bots de automatización robótica acceden a cada portal bancario, descargan los movimientos del periodo y los organizan en un formato único. Esta fase eliminó la recogida manual de extractos (vea cuándo el RPA es la opción correcta).
- Fase 2, conciliación en el ERP: una integración registra los movimientos en el ERP y concilia automáticamente los que cumplen las reglas definidas, enviando a revisión humana únicamente los casos ambiguos.
La separación en fases permitió poner la primera parte en producción rápidamente y validar las ganancias antes de avanzar hacia la integración (vea la integración de sistemas).
Resultados
Los resultados ilustrativos de este enfoque:
- Tiempo de conciliación: reducción de varios días al mes a un proceso automático, con el equipo ocupándose solo de las excepciones.
- Errores: disminución significativa de los errores de asociación, gracias a la eliminación de la transcripción manual.
- Visibilidad: información financiera disponible antes en el cierre, con impacto en la toma de decisiones.
- Equipo: tiempo liberado para tareas de análisis y control, en lugar de registro.
Lecciones
Tres conclusiones útiles para quien se plantea un proyecto similar:
- Empezar por la extracción: automatizar primero la recogida de datos aporta ganancias inmediatas y prepara la integración.
- Diseñar pensando en las excepciones: el valor está en automatizar el caso normal y encaminar bien el caso excepcional, no en intentar automatizarlo todo.
- Medir antes y después: cuantificar el tiempo y los errores del proceso manual es lo que permite demostrar el retorno (vea cómo calcular el ROI de la automatización).