Como automatizar a conferência de faturas de fornecedor

Automatizar a conferência de faturas de fornecedor é pôr um sistema a ler cada fatura, a compará-la com a encomenda e com a receção da mercadoria e a deixar seguir sozinhas as que batem certo. A equipa deixa de conferir todas as faturas linha a linha e passa a olhar apenas para as que têm diferenças ou que podem estar duplicadas.

Na maioria das empresas industriais e de distribuição, a conferência continua a ser feita à mão. Alguém abre o PDF, procura a encomenda no ERP, confirma a guia de remessa e só então lança a fatura. O trabalho é repetitivo, mas não é trivial. Um preço diferente do acordado ou uma quantidade que não chegou a entrar no armazém passam facilmente quando o volume aumenta no fecho do mês.

O que é a conferência de faturas a três vias?

A conferência a três vias compara três documentos antes de uma fatura ser aprovada para pagamento.

1. A encomenda, que diz o que foi pedido, a que preço e em que quantidade.
2. A receção, normalmente a guia de remessa ou o registo de entrada em armazém, que diz o que chegou de facto.
3. A fatura do fornecedor, que diz o que vai ser pago.

Se o preço da fatura coincide com o da encomenda e a quantidade faturada coincide com a quantidade recebida, a fatura está conforme. Se não coincide, alguém tem de decidir se paga, se pede uma nota de crédito ou se contacta o fornecedor. Há também a conferência a duas vias, só entre fatura e encomenda, usada em serviços e em compras sem receção física.

Porque é que a conferência manual custa tanto?

O tempo de cada fatura parece pequeno, mas soma-se. Em cada uma repetem-se os mesmos gestos.

• Abrir o email ou o portal onde a fatura chegou e guardar o PDF.
• Copiar para o ERP o fornecedor, o número, a data, as linhas e os totais.
• Procurar a encomenda e a receção correspondentes, muitas vezes noutro ecrã ou noutro sistema.
• Comparar preços e quantidades, linha a linha.
• Confirmar que a mesma fatura não foi já lançada.

O risco não está só no tempo. Uma fatura duplicada que chega por email e depois pelo correio, ou que é reencaminhada por dois colegas, pode ser paga duas vezes. Uma diferença de preço pequena, repetida em centenas de linhas por ano, torna-se um valor que ninguém autorizou.

Como funciona a conferência automática, passo a passo?

Com o EngiAIFlow, a plataforma de automação inteligente de processos da Engibots, o processo de faturas de fornecedor segue estes passos.

1. Recolha. As faturas chegam a uma caixa de correio própria. O EngiAIFlow lê os anexos em PDF e, quando ativado, documentos digitalizados.
2. Leitura. A fatura e o código QR da AT são lidos. O fornecedor e a data vêm do QR, e cada linha fica com a frase do documento de onde foi lida. Faturas, notas de crédito e notas de débito são tratadas no mesmo processo.
3. Conferência. A plataforma faz a conferência a três vias com a encomenda e a receção, consultando o ERP, e procura duplicados antes de a fatura entrar no ERP.
4. Decisão. As faturas conformes seguem. As que têm diferenças, ou que podem ser duplicadas, chegam a uma pessoa com o que já foi feito e a decisão que falta.
5. Registo. O histórico de cada caso regista o que foi feito em cada passo e cada decisão humana, com a alteração e o motivo.

Imagine, como exemplo, uma empresa que encomendou 100 unidades a 4,20 euros. A receção registou 100 unidades, mas a fatura chega com 120. O preço bate certo e a quantidade não. A fatura não entra no ERP sozinha. Chega à equipa de compras com a encomenda, a receção e a linha da fatura lado a lado, e a pessoa decide se pede uma nota de crédito ou se aguarda a entrega das 20 unidades em falta.

O que deve fazer a IA e o que deve ficar nas regras?

Esta é a pergunta mais importante quando se escolhe uma solução. A inteligência artificial é boa a ler documentos que mudam de formato de fornecedor para fornecedor. Não deve ser ela a decidir se uma fatura está certa.

No EngiAIFlow, os cálculos e a conferência de faturas são feitos pela plataforma, sem IA, e dão sempre o mesmo resultado. Cada valor que a IA extrai de um documento é acompanhado da frase onde foi lido, e a plataforma confirma que essa frase existe. Sem frase, o valor é encaminhado para uma pessoa. Assim, um número mal lido não passa despercebido para dentro do ERP.

Também é possível pôr limites, como «acima deste valor, pedir aprovação», que suspendem o caso antes do passo até uma pessoa aprovar. E cada correção do operador melhora o reconhecimento seguinte desse fornecedor.

Como se evitam faturas duplicadas e lançamentos repetidos?

Há dois tipos de repetição a evitar.

• A mesma fatura recebida duas vezes. A deteção de duplicados corre antes de a fatura entrar no ERP. Um possível duplicado não segue sozinho e vai a uma pessoa.
• O mesmo lançamento feito duas vezes pelo sistema. No EngiAIFlow, uma escrita num sistema ligado nunca se repete automaticamente. Se o processo for interrompido a meio, uma pessoa decide se a escrita já foi efetuada.

Os dois cuidados juntos protegem o ponto que mais preocupa a direção financeira, que é pagar o que não se deve.

Por onde começar?

A conferência de faturas é um bom primeiro processo para automatizar, porque as regras são claras e o resultado mede-se facilmente. Antes de começar, convém reunir estes pontos.

• Uma caixa de correio só para faturas, para que todas cheguem ao mesmo sítio.
• Encomendas e receções registadas no ERP, porque sem elas não há termo de comparação.
• As regras escritas, como o que fazer com uma diferença de preço, quem aprova acima de que valor e quem trata cada fornecedor.
• Uma lista dos fornecedores com mais volume, para começar por eles e alargar depois.

A equipa não perde o controlo. Passa a dedicar o tempo às faturas que pedem uma decisão, e não às que estão certas. Se a sua empresa também concilia o extrato bancário à mão, o mesmo raciocínio aplica-se, como se mostra no caso de reconciliação bancária automatizada. As outras automações financeiras estão descritas nas soluções para o Financeiro.

Perguntas frequentes

O que é a conferência a três vias?

É a comparação da fatura do fornecedor com a encomenda e com a receção da mercadoria. O preço tem de bater com a encomenda e a quantidade com o que foi recebido.

A inteligência artificial decide se a fatura está certa?

No EngiAIFlow, não. A IA lê a fatura e o código QR da AT. A conferência com a encomenda e a receção é feita pela plataforma, sem IA, e as diferenças vão a uma pessoa.

Como se evita pagar a mesma fatura duas vezes?

A deteção de duplicados corre antes de a fatura entrar no ERP, e um possível duplicado vai a uma pessoa. Além disso, uma escrita num sistema ligado nunca se repete automaticamente.

O que acontece a uma fatura com diferenças?

Não entra sozinha no ERP. Chega à equipa com o que já foi feito e a decisão que falta, por exemplo pedir uma nota de crédito ao fornecedor.

É preciso mudar de ERP?

Não. O EngiAIFlow liga-se ao ERP que a empresa já usa, consulta as encomendas e as receções e escreve nos sistemas de origem. Onde não existe API, os RPAs inteligentes operam sobre as interfaces dos sistemas.