Automação de Cobranças
A cobrança manual consome tempo e deixa valores por receber, com lembretes que dependem da disponibilidade da equipa.
O que automatizamos
- Sequência automática de lembretes de pagamento, com escalada configurável no tempo
- Escalada por canal e por nível, por email, SMS e WhatsApp, até gestor de cobrança ou ação judicial
- Referência de pagamento e valor em dívida enviados em cada comunicação
- Regras de exceção por cliente, escalão, valor ou período (por exemplo, pausas em férias coletivas)
- Registo do estado de cada notificação (enviada, entregue, respondida) e histórico da dívida
Menos saldos em atraso e melhor cash flow.
Processamento de Faturas de Fornecedores
Lançar faturas de fornecedores à mão é lento, propenso a erros e atrasa todo o ciclo de pagamento.
O que automatizamos
- Recolha das faturas que chegam a uma caixa de correio própria
- Leitura automática de faturas e notas de crédito e de débito, com o fornecedor e a data pelo QR da AT e cada linha com a frase de onde foi lida
- Correspondência automática com guias de remessa e ordens de compra
- Lançamento contabilístico (conta e IVA por artigo) com simulação do impacto na conta corrente antes de validar
- Aprendizagem por fornecedor, com cada correção do operador a melhorar o reconhecimento seguinte
- Validação humana só onde é preciso, com o motivo de retenção assinalado
Menos trabalho manual e ciclo de pagamento mais rápido.
Reconciliação Bancária
Cruzar extratos bancários com faturas e notas de crédito manualmente é moroso, e é onde escapam divergências e pagamentos por identificar.
O que automatizamos
- Obtenção automática do extrato por ficheiro (CAMT.053 ou CSV) recebido por email
- Correspondência inteligente entre cada transação e os documentos do cliente no ERP, com regras de prioridade e antiguidade
- Identificação automática do cliente a partir do descritivo da transação
- Validação por uma pessoa da equipa quando a transação não é conclusiva, com os clientes candidatos e o porquê de cada um
- Gestão dos casos por resolver, com a situação de cada movimento (cliente por identificar, pagamento parcial, paga a mais, saída sem explicação)
- Validação cruzada entre homebanking, extrato e ERP, sem divergências
Menos horas a cruzar extratos, com o histórico de cada movimento.
Notas de Crédito e Débitos Diretos
Emitir notas de crédito e tratar débitos devolvidos manualmente gera atrasos e falta de controlo sobre reincidências.
O que automatizamos
- Emissão e envio automático de notas de crédito, com registo da aceitação pelo cliente
- Confirmação de receção carimbada (data, cliente e email) quando a nota é descarregada
- Processamento dos débitos diretos devolvidos pelo banco, com geração automática da fatura associada
- Ações automáticas por reincidência, como nova tentativa, cancelamento do débito ou aviso ao gestor de conta
- Regras de exceção por cliente, valor ou fatura (por exemplo, cliente em negociação, fatura em disputa)
Processos de crédito e débito tratados com regras claras.