Para escolher um software de registo de horas numa empresa de serviços, comece pelo que as horas têm de produzir no fim do mês, normalmente a faturação por cliente e a margem por projeto, e só depois compare funcionalidades. A ferramenta certa é a que a equipa usa todos os dias sem esforço e que leva as horas aprovadas até à pré-fatura sem cópias manuais.
Este guia explica o que é um software de registo de horas, que tipos de solução existem, que critérios pesam mais numa consultora, numa agência ou num gabinete técnico e como experimentar antes de decidir.
O que é um software de registo de horas?
Um software de registo de horas, também chamado timesheet, é uma ferramenta onde cada pessoa lança o tempo que dedicou a cada cliente, projeto e tarefa. Numa empresa que fatura serviços, esse registo é a matéria-prima da faturação, do controlo da margem e do planeamento da equipa.
Convém não o confundir com o controlo de assiduidade, que regista entradas, saídas e intervalos para efeitos laborais. Uma empresa pode precisar das duas coisas, mas são necessidades diferentes. O registo de horas responde à pergunta «em que trabalhámos e para quem», e a assiduidade responde a «quando trabalhámos».
Que tipos de solução existem?
As empresas de serviços costumam escolher entre quatro caminhos. Nenhum é bom ou mau em absoluto, e a escolha depende do tamanho da operação e do que acontece às horas depois de registadas.
| Tipo de solução | Quando serve | Limitação habitual |
|---|---|---|
| Folha de cálculo partilhada | Equipas muito pequenas, poucos clientes, faturação simples | Erros de cópia, versões diferentes e fecho do mês manual |
| Ferramenta dedicada só ao registo de tempo | Quando o objetivo é apenas saber onde vai o tempo | As férias, as tarefas e a pré-faturação ficam noutras ferramentas |
| Módulo de horas do ERP | Empresas cujo ERP já trata projetos e faturação | Costuma ser pouco prático para quem regista todos os dias |
| Plataforma de gestão da operação | Equipas que faturam horas e gerem projetos, férias e pedidos de clientes | Exige definir clientes, projetos e regras de aprovação no arranque |
Na prática, muitas empresas começam pela folha de cálculo, passam a uma ferramenta dedicada e acabam com várias ferramentas pagas em separado, cada uma com uma parte da informação. Vale a pena olhar para esse custo total antes de escolher.
Que critérios usar para escolher?
Estes são os critérios que mais pesam numa empresa que vende horas ou projetos.
- Registo por cliente, projeto e tarefa. Sem esta estrutura, não há relatórios por cliente nem orçamentos futuros com base no histórico.
- Registo rápido no dia a dia. Uma grelha semanal, sugestões e alertas de horas em falta fazem mais pela qualidade dos dados do que qualquer relatório.
- Aprovação das horas. Quem coordena deve validar o que foi lançado antes de faturar, de preferência todas as semanas.
- Pré-faturação a partir das horas. As horas aprovadas devem dar origem à pré-fatura com a tarifa de cada cliente ou projeto, sem passar por outra folha.
- Visão da margem durante o mês. O valor faturável e o esforço de cada projeto devem estar à vista antes de o mês fechar.
- O que fica à volta das horas. Férias, tarefas, documentos e pedidos de clientes influenciam as horas. Se vivem noutra ferramenta, alguém tem de as cruzar à mão.
- Integrações. Equipas técnicas ganham com a ligação ao repositório de código, e todas ganham com uma API para levar dados a outros sistemas.
Que perguntas fazer antes de decidir?
Uma demonstração mostra sempre o melhor caminho. Estas perguntas ajudam a perceber como a ferramenta se comporta no trabalho real.
- Quanto tempo demora uma pessoa a lançar o dia, e o que acontece quando se esquece?
- Quem pode alterar uma hora já aprovada, e fica registo dessa alteração?
- Como se passa das horas aprovadas para a fatura, e onde é emitida a fatura certificada?
- É possível ver, a meio do mês, quanto vale o trabalho feito para cada cliente?
- Os pedidos dos clientes entram na mesma ferramenta, ou continuam no email?
- Quanto custa por pessoa quando se juntam todos os módulos de que a equipa precisa?
Como experimentar sem arriscar?
A forma mais segura de escolher é usar a ferramenta com um mês real de trabalho. Imagine uma consultora que escolhe dois projetos e um cliente, convida a equipa que lá trabalha e regista tudo durante quatro semanas. No fim, compara a pré-fatura que a ferramenta gera com a que teria feito à mão. As diferenças mostram as horas que se perdiam e o tempo que o fecho do mês passa a poupar.
Durante o ensaio, observe três sinais. Se a equipa regista no próprio dia sem lembretes constantes, se quem coordena consegue aprovar em poucos minutos por semana e se a pré-fatura sai sem correções de última hora.
Onde entra o Engi360?
O Engi360 é uma das opções do quarto tipo, uma plataforma para equipas que faturam horas ou gerem projetos para clientes. As horas registam-se por tarefa numa grelha semanal, com validação, sugestões da IA e alarmes de horas em falta, e a pré-faturação sai das horas registadas por projeto, pronta para o contabilista ou para o software de faturação, onde a fatura é emitida.
À volta das horas, o Engi360 junta as férias e ausências com aprovações, os projetos e as tarefas, os documentos e os pedidos dos clientes em tickets com SLA, que o cliente acompanha numa página protegida, sem criar conta. Cada pessoa trabalha no seu portal, e o gestor consulta e decide na administração, sobre os mesmos dados. Nos planos pagos há integração com GitHub, GitLab e Azure DevOps, API e webhooks.
O plano gratuito inclui a equipa toda nos primeiros 14 dias, sem cartão de crédito, o que permite começar o ensaio descrito acima com as pessoas que trabalham nos projetos escolhidos e comparar o resultado com o processo atual.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre registo de horas e controlo de assiduidade?
O registo de horas diz em que cliente, projeto e tarefa se trabalhou e serve a faturação e a margem. O controlo de assiduidade regista entradas, saídas e intervalos para efeitos laborais. São necessidades diferentes.
Uma folha de cálculo não chega para registar horas?
Chega em equipas muito pequenas e com poucos clientes. Com mais pessoas e projetos, as cópias, as versões diferentes e o fecho do mês manual começam a custar mais do que uma ferramenta.
Que critério é o mais importante?
O registo rápido no dia a dia. Se a equipa não regista no próprio dia, nenhum relatório ou pré-fatura corrige as horas que ficaram esquecidas.
Como testar uma ferramenta antes de decidir?
Escolha dois projetos e um cliente, convide quem trabalha neles e registe tudo durante algumas semanas. Depois compare a pré-fatura gerada com a que teria feito à mão.
O Engi360 emite faturas?
Não. O Engi360 prepara a pré-faturação a partir das horas registadas, pronta para o contabilista ou para o software de faturação, onde a fatura é emitida.