Una previsión de tesorería a 12 meses se hace a partir del saldo actual de todas las cuentas bancarias, sumando, mes a mes, las entradas esperadas, sobre todo las facturas pendientes de cobro, y restando las salidas previstas, como las facturas de proveedores, el IVA, los salarios y los demás pagos habituales. Los importes vencidos van en una línea aparte, fuera del saldo previsto, y la previsión se revisa cada mes con lo que realmente ocurrió.
La pregunta que lleva a hacerla es casi siempre la misma. ¿Tendremos dinero para pagar salarios, impuestos y proveedores en los próximos meses, y cuándo podría faltar? Responder con antelación da tiempo para negociar plazos, acelerar cobros o pedir financiación antes de que sea urgente. Este artículo explica qué es la previsión, qué datos utiliza, cómo se construye paso a paso y por qué los importes vencidos se tratan aparte.
¿Qué es una previsión de tesorería y para qué sirve?
Una previsión de tesorería es la estimación, mes a mes, del dinero que va a entrar y salir de las cuentas de la empresa y del saldo que queda al final de cada mes. Mira hacia delante, a diferencia del informe de flujo de caja, que registra lo que ya entró y salió.
Tampoco debe confundirse con el resultado. Una empresa puede tener beneficios sobre el papel y quedarse sin dinero en el banco, porque vende a 60 o 90 días y paga a sus proveedores a 30. La previsión de tesorería mide el momento en que se mueve el dinero, no el momento en que se factura la venta.
| Instrumento | Pregunta a la que responde | Horizonte |
|---|---|---|
| Informe de flujo de caja | ¿Cuánto entró y salió, y en qué partidas? | Meses pasados |
| Previsión de tesorería | ¿Cuánto va a entrar y salir, y cuál será el saldo? | Próximos meses |
| Cuenta de resultados | ¿La actividad dio beneficios o pérdidas? | Ejercicio contable |
En la práctica, la previsión sirve para decidir a tiempo. Antes de contratar, de hacer una inversión o de aceptar un cliente que paga a plazos largos, la dirección ve el efecto en el saldo de los meses siguientes.
¿Qué datos se necesitan para empezar?
Una previsión solo es tan buena como su punto de partida. Antes de proyectar, conviene tener en orden cinco conjuntos de datos.
- El saldo actual de todas las cuentas, a partir de los extractos, con los movimientos del último mes conciliados.
- Las facturas pendientes de cobro, con cliente, importe y fecha de vencimiento.
- Las facturas de proveedores pendientes de pago, con importe y fecha de vencimiento.
- Los impuestos y las cotizaciones, como el IVA, las retenciones y la Seguridad Social, en los meses en que se pagan. Las fechas y los importes conviene confirmarlos con el contable.
- Los pagos habituales, como salarios, alquileres, seguros, cuotas de préstamos y suscripciones.
El primer punto es el que más falla. Si el saldo de partida incluye movimientos sin identificar, o faltan las cuentas de uno de los bancos, todos los meses siguientes heredan el error. Por eso la conciliación bancaria va antes de la previsión. El artículo sobre cómo preparar el cierre de mes para el contable explica cómo dejar el mes cerrado sin documentos pendientes.
¿Cómo se construye la previsión, paso a paso?
- Parta del saldo consolidado. Sume el saldo de todas las cuentas el último día del mes cerrado.
- Proyecte las entradas. Sitúe cada factura pendiente de cobro en el mes en que se espera. Si un cliente suele pagar 30 días después del vencimiento, use esa fecha y no la de la factura.
- Proyecte las salidas conocidas. Sitúe las facturas de proveedores en el mes de su vencimiento y el IVA en el mes en que se ingresa a la administración tributaria.
- Añada los pagos habituales. Salarios, alquileres, seguros y cuotas se repiten y son la parte más previsible del mapa.
- Calcule el saldo de cada mes. El saldo inicial más las entradas menos las salidas da el saldo final, que pasa a ser el saldo inicial del mes siguiente.
- Separe los importes vencidos. Las facturas ya vencidas y aún sin cobrar van en una línea propia, fuera del saldo previsto.
Un horizonte de 12 meses muestra la estacionalidad, como los meses en que las empresas portuguesas pagan los subsidios de vacaciones y de Navidad, o los meses de menos ventas. En los meses en que el saldo queda ajustado, conviene seguirlo también semana a semana.
Después de cada mes cerrado, compare lo previsto con lo real, partida a partida. Una desviación que se repite, como un cliente que siempre paga más tarde de lo previsto, es una hipótesis que hay que corregir en los meses siguientes.
¿Por qué los importes vencidos quedan fuera del saldo previsto?
Una factura vencida hace tres meses no es dinero con fecha. Puede pagarse mañana, dentro de seis meses o nunca. Si entra en el saldo previsto como si fuera un ingreso del mes siguiente, la previsión muestra un margen de maniobra que puede no existir.
Por eso, la regla prudente es mostrar los importes vencidos en una línea aparte, con el total y los clientes que los explican. La dirección ve entonces dos cifras, el saldo previsto sin contar los vencidos y lo que entraría si se recuperaran. La diferencia entre ambas es lo que está en juego en los cobros. El artículo sobre gestión de cobros automatizada trata esa parte.
La concentración también cuenta. Si una parte grande de las entradas previstas depende de uno o dos clientes, un retraso de cualquiera de ellos cambia el año entero. Conviene saber cuánto pesa cada cliente en la facturación antes de confiar en la previsión.
¿Cómo prepara EngiFinance la previsión?
EngiFinance es una aplicación en línea de gestión de tesorería para pymes. EngiFinance solo está disponible en Portugal, en portugués. Importa los extractos bancarios y los documentos de la empresa, clasifica y concilia los movimientos, presenta el flujo de caja y lo pendiente de cobro, y prepara la exportación mensual para el contable. La previsión sale de los mismos datos.
- Previsión a 12 meses. Las entradas se prevén a partir de las facturas pendientes de cobro, y las salidas a partir de las facturas pendientes de pago, del IVA y de los pagos habituales. Los importes vencidos quedan aparte, fuera del saldo previsto.
- Saldo de partida a partir de los extractos. Los extractos de varios bancos y cuentas se importan por archivo, en CSV, Excel, CAMT.053 o MT940, y los extractos en PDF los lee la inteligencia artificial. La empresa no comparte el acceso a sus cuentas. La tesorería muestra el saldo consolidado y el saldo de cada cuenta.
- Facturas leídas por el código QR de la administración tributaria portuguesa. El código QR de las facturas portuguesas se lee directamente, sin inteligencia artificial, y la compra o la venta se determina por el NIF de la empresa. En los documentos sin QR, la IA lee el número, las fechas, los NIF, los totales y la descripción.
- Conciliación. Las correspondencias inequívocas se concilian automáticamente y las demás aparecen como sugerencias, que se aceptan con un clic. Los pagos parciales y los pagos de varias facturas se tratan con el importe de cada asociación.
- Clientes. La aplicación muestra la facturación por cliente, el peso de cada uno en el total, la concentración de la cartera mediante el índice HHI y los saldos pendientes y vencidos de cada cliente.
En las empresas de servicios y proyectos, el plan Pro añade el plan de facturación por proyecto, que también entra en la previsión de entradas. EngiFinance no emite facturas. Lee las facturas de venta emitidas en el programa que la empresa ya utiliza.
Un ejemplo práctico
Imagine una empresa de mantenimiento industrial con 20 personas y cuentas en dos bancos. A finales de octubre, el saldo consolidado es de 40.000 euros. La previsión muestra entradas de unos 60.000 euros al mes por facturas pendientes de cobro y salidas habituales de 55.000 euros. En noviembre, con el subsidio de Navidad y el IVA del trimestre, las salidas suben a 78.000 euros y el saldo previsto baja a 22.000 euros, el punto más bajo del año.
Al mismo tiempo, hay 18.000 euros en facturas vencidas, casi todas de un único cliente. Están en la línea de vencidos y no cuentan para el saldo previsto. Con esta lectura, la gerencia toma tres decisiones todavía en octubre.
- Contacta con el cliente que se ha retrasado y acuerda un plan de pagos.
- Aplaza a febrero la compra de un equipo prevista para diciembre.
- Revisa las condiciones de pago de las próximas propuestas a ese cliente.
A finales de noviembre, la previsión se revisa con los valores reales y la desviación de cada partida se explica antes de proyectar el mes siguiente. La previsión deja de ser un archivo que se hace una vez al año y pasa a ser la forma en que la dirección ve, cada mes, el dinero con el que puede contar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una previsión de tesorería?
Es la estimación, mes a mes, del dinero que va a entrar y salir de las cuentas de la empresa y del saldo que queda al final de cada mes. Sirve para anticipar la falta de liquidez y decidir a tiempo.
¿Qué diferencia hay entre el flujo de caja y la previsión de tesorería?
El informe de flujo de caja registra lo que ya entró y salió, por partida. La previsión de tesorería proyecta lo que va a entrar y salir en los meses siguientes y el saldo resultante.
¿Con qué frecuencia hay que actualizar la previsión de tesorería?
Al menos una vez al mes, después de cerrar y conciliar el mes, comparando lo previsto con lo real. En los meses de saldo ajustado, conviene seguirla también semana a semana.
¿Por qué las facturas vencidas no entran en el saldo previsto?
Porque no tienen una fecha cierta de pago. Mostrarlas aparte evita un margen de maniobra que puede no existir y deja a la vista lo que está en juego en los cobros.
¿EngiFinance hace previsión de tesorería?
Sí. Prevé a 12 meses las entradas, a partir de las facturas pendientes de cobro, y las salidas, a partir de las facturas pendientes de pago, del IVA y de los pagos habituales. Los importes vencidos quedan fuera del saldo previsto. EngiFinance solo está disponible en Portugal, en portugués.
¿Hay que dar a EngiFinance acceso a las cuentas bancarias?
No. Los extractos se importan por archivo, en CSV, Excel, CAMT.053 o MT940, y los extractos en PDF los lee la inteligencia artificial.