Automatizar la conciliación bancaria consiste en que un sistema lea cada movimiento del extracto, busque la factura que le corresponde y proponga la conciliación, con la justificación de cada propuesta. El equipo deja de revisar el extracto línea a línea y solo mira los movimientos en los que la correspondencia no está clara.
En la mayoría de las pymes, la conciliación se hace a final de mes, con el extracto abierto en una pantalla y el ERP en otra. Es un trabajo de atención, no de decisión. La mayor parte de los movimientos tiene una factura evidente, y el tiempo se va en confirmar lo obvio. Cuando el volumen crece, el cierre se retrasa y los pocos movimientos que merecían análisis quedan mezclados con cientos que no lo necesitaban.
¿Qué es la conciliación bancaria y por qué sigue siendo manual?
La conciliación bancaria es la comparación de los movimientos del extracto con los registros de la empresa. Cada cobro tiene que corresponder a una factura de cliente, cada pago a una factura de proveedor, y cada comisión o interés tiene que quedar contabilizado. Al final, el saldo del banco y el saldo contable tienen que explicarse mutuamente.
Muchos ERP ya sugieren correspondencias cuando el importe y la referencia coinciden. Lo que queda para las personas son los demás casos, y son esos los que consumen el tiempo.
- Transferencias sin referencia, o con el nombre del cliente escrito de otra forma.
- Un pago que liquida varias facturas a la vez.
- Pagos parciales, anticipos y ajustes de céntimos.
- Comisiones, impuestos e intereses que el banco descuenta sin documento.
- Extractos de varios bancos, cada uno con su formato y su portal.
¿Cómo funciona la conciliación bancaria automática, paso a paso?
Un proceso bien diseñado sigue siempre la misma secuencia, con las personas solo en el punto en que hacen falta.
- Llega el extracto. El proceso puede arrancar a una hora programada, todos los días, y un RPA inteligente puede ir a buscar el extracto al portal del banco cuando no hay integración disponible.
- Se lee cada movimiento. El importe, la fecha, el concepto y la contraparte quedan identificados, con la indicación de dónde se leyó cada dato.
- Se busca la factura. La plataforma cruza el movimiento con las facturas pendientes en el ERP, según las reglas definidas por la empresa.
- Se propone la conciliación. Cada propuesta llega justificada, con lo que se ha confirmado y lo que queda por confirmar.
- El equipo decide lo que no está claro. Los movimientos sin correspondencia evidente llegan a una persona ya preparados, con las facturas candidatas encontradas.
- Cada corrección enseña. Las correcciones del equipo orientan los casos siguientes.
¿Qué criterios usa la correspondencia entre movimientos y facturas?
La correspondencia no debe depender de la intuición. Debe seguir criterios escritos, que el equipo conoce y puede ajustar.
| Criterio | Qué se compara | Cuándo no basta |
|---|---|---|
| Importe | El importe del movimiento con el total de la factura | Pagos parciales o agrupados |
| Referencia | El número de factura en el concepto de la transferencia | Transferencias sin referencia |
| Contraparte | El nombre de quien pagó o cobró | Nombres abreviados o pagos hechos por terceros |
| Fecha | La fecha del movimiento con el vencimiento de la factura | Pagos anticipados o muy retrasados |
Cuando coinciden dos o más criterios, la propuesta es sólida. Cuando solo coincide uno, o cuando hay más de una factura candidata, el movimiento debe pasar a una persona. Las reglas son de la empresa, y conviene guardarlas con versiones, para saber siempre qué regla se aplicó en cada caso.
¿Qué debe quedar para la IA y qué para las reglas?
La inteligencia artificial es útil para leer. Un concepto como «TRF FT 145» o un nombre abreviado se lee mejor con IA que con una regla fija. Pero la decisión de conciliar no debe dejarse a un modelo que puede equivocarse con total seguridad.
En EngiAIFlow, esa separación está en la base de la plataforma. La IA propone, y la plataforma decide lo que se ejecuta.
- La conciliación bancaria y los cálculos los hace la plataforma, sin IA.
- Cada valor que la IA extrae de un documento va acompañado de la frase donde se leyó. Sin esa frase, el valor pasa a una persona.
- Límites como «por encima de este importe, pedir aprobación» suspenden el caso antes del paso, hasta que una persona lo apruebe.
- Una escritura en el ERP nunca se repite automáticamente. Si el proceso se interrumpe, una persona decide si la escritura ya se hizo.
- Las credenciales de acceso a los portales quedan cifradas y no se envían al modelo.
Para la dirección financiera, esto significa que cada conciliación puede explicarse. El historial de cada caso registra lo que se hizo en cada paso y cada decisión humana, con el cambio y el motivo.
¿Cómo queda en la práctica? Un ejemplo
Imagine una empresa industrial con tres cuentas bancarias y unos 800 movimientos al mes. Hoy, una persona de contabilidad descarga los extractos de cada portal, abre el ERP y concilia movimiento a movimiento, durante varios días al principio de cada mes.
Con el proceso automatizado, los extractos se recogen todos los días, y la mayor parte de los movimientos llega a la mañana siguiente con la factura correspondiente ya propuesta y justificada. La persona abre la lista de los que requieren atención, donde están las transferencias sin referencia, los pagos agrupados y las comisiones, y decide esos. El cierre deja de empezar de cero, porque el mes se ha ido conciliando por el camino.
¿Por dónde empezar?
La conciliación es un buen primer proceso para automatizar, porque las reglas ya existen en la cabeza de quien la hace y el resultado es fácil de comprobar. Antes de elegir una herramienta, conviene responder a cuatro preguntas.
- ¿Cuántos movimientos al mes, en cuántos bancos, y cómo llega hoy cada extracto?
- ¿Qué parte de los movimientos tiene una referencia o un importe que identifica la factura sin duda?
- ¿Qué casos llevan hoy más tiempo, y quién decide cada uno?
- ¿La solución trabaja sobre el ERP actual, o le obliga a cambiar de sistema?
EngiAIFlow se conecta al ERP, al correo y a las demás herramientas sin sustituir sistemas, y trata la conciliación bancaria como uno de sus procesos, junto a la conciliación de facturas de proveedor. Los procesos y la gobernanza se describen en la página de EngiAIFlow.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la conciliación bancaria?
Es la comparación de los movimientos del extracto bancario con los registros de la empresa, para que cada cobro y cada pago corresponda a una factura y el saldo del banco se explique por el saldo contable.
¿La inteligencia artificial decide qué factura corresponde a cada movimiento?
En EngiAIFlow, no. La conciliación la hace la plataforma, sin IA, según las reglas de la empresa. Los movimientos en los que la correspondencia no está clara pasan a una persona.
¿Cómo llega el extracto al sistema?
El proceso puede arrancar a una hora programada, y cuando no hay integración disponible un RPA inteligente va a buscar el extracto al portal del banco. Las credenciales quedan cifradas y no se envían al modelo.
¿Qué ocurre con un pago que liquida varias facturas?
Si las reglas no lo resuelven con seguridad, el movimiento llega al equipo con las facturas candidatas ya encontradas, y una persona decide.
¿Hay que cambiar de ERP?
No. EngiAIFlow se conecta al ERP que la empresa ya utiliza, sin sustituir sistemas, y propone la conciliación sobre las facturas que contiene.