Automatizar la conciliación de facturas de proveedor consiste en que un sistema lea cada factura, la compare con el pedido de compra y con la recepción de la mercancía y deje pasar solas las que cuadran. El equipo deja de revisar todas las facturas línea a línea y solo atiende las que presentan diferencias o pueden estar duplicadas.
En la mayoría de las empresas industriales y de distribución, la revisión de facturas se sigue haciendo a mano. Alguien abre el PDF, busca el pedido en el ERP, comprueba el albarán y solo entonces contabiliza la factura. Es un trabajo repetitivo, pero no trivial. Un precio distinto del acordado o una cantidad que nunca llegó al almacén pasan con facilidad cuando el volumen aumenta en el cierre de mes.
¿Qué es la conciliación de facturas a tres vías?
La conciliación a tres vías compara tres documentos antes de aprobar el pago de una factura.
- El pedido de compra, que indica qué se pidió, a qué precio y en qué cantidad.
- La recepción, normalmente el albarán o la entrada en almacén, que indica lo que llegó realmente.
- La factura del proveedor, que indica lo que se va a pagar.
Si el precio de la factura coincide con el del pedido y la cantidad facturada coincide con la recibida, la factura es conforme. Si no coincide, alguien tiene que decidir si se paga, si se pide un abono o si se contacta con el proveedor. También existe la conciliación a dos vías, solo entre factura y pedido, que se usa en servicios y en compras sin recepción física.
¿Por qué cuesta tanto revisar las facturas a mano?
El tiempo de cada factura parece poco, pero se acumula. En cada una se repiten los mismos pasos.
- Abrir el correo o el portal donde llegó la factura y guardar el PDF.
- Copiar en el ERP el proveedor, el número, la fecha, las líneas y los totales.
- Buscar el pedido y la recepción correspondientes, a menudo en otra pantalla o en otro sistema.
- Comparar precios y cantidades, línea a línea.
- Comprobar que la misma factura no se ha contabilizado ya.
El riesgo no es solo el tiempo. Una factura duplicada que llega por correo electrónico y después por correo postal, o que reenvían dos compañeros, puede pagarse dos veces. Una pequeña diferencia de precio, repetida en cientos de líneas al año, se convierte en un importe que nadie autorizó.
¿Cómo funciona la conciliación automática, paso a paso?
Con EngiAIFlow, la plataforma de automatización inteligente de procesos de Engibots, el proceso de facturas de proveedor sigue estos pasos.
- Recogida. Las facturas llegan a un buzón propio. EngiAIFlow lee los adjuntos en PDF y, cuando se activa, documentos escaneados.
- Lectura. Se leen la factura y el código QR de la Autoridad Tributaria portuguesa. El proveedor y la fecha salen del QR, y cada línea conserva la frase del documento de la que se leyó. Facturas, abonos y notas de débito se gestionan en el mismo proceso.
- Conciliación. La plataforma realiza la conciliación a tres vías con el pedido y la recepción, consultando el ERP, y busca duplicados antes de que la factura entre en el ERP.
- Decisión. Las facturas conformes siguen adelante. Las que tienen diferencias, o pueden estar duplicadas, llegan a una persona con lo que ya se ha hecho y la decisión que falta.
- Registro. El historial de cada caso registra lo que se hizo en cada paso y cada decisión humana, con el cambio y el motivo.
Imagine, como ejemplo, una empresa que pidió 100 unidades a 4,20 euros. La recepción registró 100 unidades, pero la factura llega con 120. El precio cuadra y la cantidad no. La factura no entra sola en el ERP. Llega al equipo de compras con el pedido, la recepción y la línea de la factura una junto a otra, y la persona decide si pide un abono o espera la entrega de las 20 unidades que faltan.
¿Qué debe hacer la IA y qué debe quedar en las reglas?
Es la pregunta más importante al elegir una solución. La inteligencia artificial lee bien documentos cuyo formato cambia de un proveedor a otro. No debe ser ella quien decida si una factura es correcta.
| Tarea | Quién la hace |
|---|---|
| Leer la factura, el QR y las líneas | La inteligencia artificial |
| Comparar precios y cantidades con el pedido y la recepción | La plataforma, con reglas fijas |
| Buscar duplicados | La plataforma |
| Decidir qué hacer con una diferencia | Una persona del equipo |
En EngiAIFlow, los cálculos y la revisión de facturas los hace la plataforma, sin IA, y siempre dan el mismo resultado. Cada valor que la IA extrae de un documento va acompañado de la frase donde se leyó, y la plataforma confirma que esa frase existe. Sin frase, el valor se deriva a una persona. Así, una cifra mal leída no entra en el ERP sin que nadie lo note.
También se pueden fijar límites, como «por encima de este importe, pedir aprobación», que suspenden el caso antes del paso hasta que una persona lo apruebe. Y cada corrección del operador mejora el siguiente reconocimiento de ese proveedor.
¿Cómo se evitan las facturas duplicadas y los asientos repetidos?
Hay dos tipos de repetición que evitar.
- La misma factura recibida dos veces. La detección de duplicados se hace antes de que la factura entre en el ERP. Un posible duplicado no sigue solo y pasa a una persona.
- El mismo asiento hecho dos veces por el sistema. En EngiAIFlow, una escritura en un sistema conectado nunca se repite automáticamente. Si el proceso se interrumpe a mitad, una persona decide si la escritura ya se efectuó.
Las dos precauciones juntas protegen lo que más preocupa a la dirección financiera, que es pagar lo que no se debe.
¿Por dónde empezar?
La conciliación de facturas es un buen primer proceso para automatizar, porque las reglas son claras y el resultado se mide con facilidad. Antes de empezar, conviene reunir estos puntos.
- Un buzón solo para facturas, para que todas lleguen al mismo sitio.
- Pedidos y recepciones registrados en el ERP, porque sin ellos no hay con qué comparar.
- Las reglas por escrito, como qué hacer con una diferencia de precio, quién aprueba por encima de qué importe y quién gestiona cada proveedor.
- Una lista de los proveedores con más volumen, para empezar por ellos y ampliar después.
El equipo no pierde el control. Dedica su tiempo a las facturas que piden una decisión, y no a las que están bien. Si su empresa también concilia el extracto bancario a mano, el mismo razonamiento es válido, como se muestra en el caso de conciliación bancaria automatizada. Las demás automatizaciones financieras se describen en las soluciones para el área financiera.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la conciliación a tres vías?
Es la comparación de la factura del proveedor con el pedido de compra y con la recepción de la mercancía. El precio tiene que coincidir con el pedido y la cantidad con lo recibido.
¿La inteligencia artificial decide si la factura es correcta?
En EngiAIFlow, no. La IA lee la factura y el código QR de la Autoridad Tributaria portuguesa. La conciliación con el pedido y la recepción la hace la plataforma, sin IA, y las diferencias pasan a una persona.
¿Cómo se evita pagar dos veces la misma factura?
La detección de duplicados se hace antes de que la factura entre en el ERP, y un posible duplicado pasa a una persona. Además, una escritura en un sistema conectado nunca se repite automáticamente.
¿Qué ocurre con una factura con diferencias?
No entra sola en el ERP. Llega al equipo con lo que ya se ha hecho y la decisión que falta, por ejemplo pedir un abono al proveedor.
¿Hay que cambiar de ERP?
No. EngiAIFlow se conecta al ERP que la empresa ya utiliza, consulta los pedidos y las recepciones y escribe en los sistemas de origen. Donde no hay API, los RPAs inteligentes operan directamente sobre las interfaces de los sistemas.