Para preparar el cierre de mes sin que falten documentos, el punto de partida es el extracto bancario y no el montón de facturas. Cada movimiento del extracto debe tener un documento que lo justifique, y los movimientos que se quedan sin documento son exactamente la lista de lo que falta pedir. Cuando esa lista está vacía, el mes puede pasar al contable.
En muchas pymes, el cierre de mes ocurre al revés. El contable pide los documentos, la empresa envía lo que encuentra y, días después, llega la pregunta sobre un pago que nadie recuerda. Este artículo explica por qué faltan documentos y cómo organizar el cierre a partir del extracto.
¿Qué es el cierre de mes para el contable?
El cierre de mes es el conjunto de tareas con las que la empresa reúne, revisa y entrega al contable la información financiera de un mes. Por lo general, incluye los extractos de todas las cuentas bancarias, las facturas y los recibos de compra, las facturas de venta y los justificantes del resto de pagos y cobros.
La lista exacta depende de la actividad y de cómo se lleve la contabilidad, por lo que conviene acordarla con el contable o la gestoría. Lo que no cambia es el objetivo. Cada euro que entra o sale de las cuentas de la empresa necesita una explicación, y esa explicación es casi siempre un documento.
¿Por qué faltan documentos a final de mes?
Rara vez falta un documento por un despiste de una sola persona. Faltan porque el circuito tiene varias puertas de entrada y ningún punto de control.
- Varios canales. Los documentos llegan por correo electrónico, en papel, en PDF descargado de un portal o en una foto hecha con el móvil.
- Varias cuentas y bancos. Los movimientos están repartidos entre distintas bancas en línea, y nadie los mira todos a la vez.
- Pagos con tarjeta. Desplazamientos, comidas y suscripciones en línea se pagan en el momento, y la factura no se pide o se queda en el correo de quien pagó.
- Un pago para varias facturas. Una transferencia liquida tres facturas de un proveedor, y en el extracto aparece un único importe que no coincide con ninguna.
- Revisión tardía. La comprobación solo llega cuando el contable pregunta, semanas después, cuando ya cuesta reconstruir lo que pasó.
¿Por qué el cierre de mes debe empezar por el extracto?
El extracto bancario es la única lista completa de lo que entró y salió de cada cuenta. Las facturas que la empresa conserva solo muestran lo que alguien se acordó de guardar. Por eso, el método más fiable es recorrer el extracto y buscar, para cada movimiento, el documento correspondiente.
Esta asociación se llama conciliación bancaria. Conciliar es vincular cada movimiento del extracto con el documento que lo justifica, ya sea una factura, un recibo u otro justificante. Al final, cada situación indica qué hacer.
| Situación | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Movimiento con documento | El pago o el cobro está justificado | Nada, pasa al contable |
| Movimiento sin documento | Falta una factura, un recibo u otro justificante | Pedir el documento al proveedor o a quien hizo el pago |
| Movimiento sin factura por naturaleza | Comisiones bancarias, traspasos entre cuentas de la empresa y movimientos similares | Clasificarlo, para que el contable sepa qué es |
| Documento sin movimiento | Una factura pendiente de pago o de cobro, o pagada desde otra cuenta | Confirmar si sigue pendiente y desde qué cuenta se pagó |
La segunda fila de la tabla es la lista de documentos que faltan. Si se elabora durante el mes, y no solo al final, cada documento se pide cuando el pago aún está reciente en la memoria de quien lo hizo.
¿Cómo preparar el cierre de mes, paso a paso?
- Fecha y formato acordados. La empresa acuerda con el contable el día de entrega del mes y la forma, por ejemplo una carpeta ordenada o un único archivo comprimido.
- Extractos de todas las cuentas. Se reúnen los extractos de todas las cuentas, incluidas las que tienen pocos movimientos.
- Documentos en un solo lugar. Las facturas y los recibos que llegaron por correo electrónico, en papel o en foto se guardan juntos, con el mismo criterio de nombres.
- Conciliación. Cada movimiento del extracto se vincula con su documento. Los pagos de varias facturas y los pagos parciales quedan vinculados a cada factura, con el importe correspondiente.
- Lista de lo que falta. Los movimientos sin documento forman la lista de peticiones, a proveedores, a clientes o a compañeros que pagaron con tarjeta.
- Clasificación. Los movimientos se clasifican por categoría, incluidos los que no tienen factura por naturaleza, para que el contable no tenga que adivinarlos.
- Entrega de una sola vez. El mes se envía completo, con los documentos identificados por fecha, emisor y número, en lugar de llegar a trozos por correo electrónico.
Hecho a mano en una hoja de cálculo, este trabajo funciona con pocas cuentas y pocos movimientos. Con varios bancos, decenas de proveedores y documentos en formatos distintos, la conciliación manual se vuelve lenta y propensa a errores, y es ahí donde compensa una herramienta propia.
¿Cómo ayuda EngiFinance a preparar el cierre de mes?
EngiFinance es una aplicación en línea de gestión de tesorería para pymes. EngiFinance solo está disponible en Portugal, en portugués, y su página de producto está en portugués. Importa los extractos bancarios y los documentos de la empresa, clasifica y concilia los movimientos, muestra el flujo de caja y lo que está pendiente de cobro y prepara la exportación mensual para el contable.
- Extractos. El extracto de cada cuenta se importa por archivo, en CSV, Excel, CAMT.053 o MT940, y los extractos en PDF los lee la inteligencia artificial. La empresa no da acceso a sus cuentas bancarias.
- Documentos. Se pueden cargar hasta 200 archivos a la vez, en PDF, PNG o JPG. El código QR de la AT de las facturas portuguesas se lee directamente, y en los documentos sin QR la inteligencia artificial lee el número, las fechas, los NIF, los totales y la descripción.
- Conciliación. Las coincidencias inequívocas se concilian automáticamente, y las demás aparecen como sugerencias, por importe, por fecha y por NIF, número o nombre en la descripción bancaria. Cada vinculación se puede deshacer, y los pagos parciales y los pagos de varias facturas quedan registrados con el importe de cada vinculación.
- Clasificación. Los movimientos recurrentes se clasifican por reglas y los demás por inteligencia artificial, solo por encima de la confianza mínima que define la organización. Una corrección manual puede guardarse como regla.
- Exportación. El mes, o el año, se exporta en un único archivo ZIP, con un Excel de los movimientos, los documentos y el flujo de caja, y con los documentos del periodo renombrados por fecha, emisor y número.
En la lista de movimientos, cada uno muestra su estado de conciliación, y los que quedan por conciliar son el punto de partida para pedir lo que falta. El contable tiene un rol propio, con acceso de consulta y de exportación, sin permiso para modificar datos, y ese rol no cuenta para el límite de usuarios.
EngiFinance tiene un ámbito definido. No emite facturas, ya que lee las facturas de venta emitidas en el programa de facturación que la empresa ya utiliza, y los extractos entran por archivo, por decisión de producto. Si su empresa busca la conciliación bancaria conectada al ERP e implantada a medida, encontrará otro enfoque en nuestro artículo sobre cómo automatizar la conciliación bancaria en una empresa.
Un ejemplo práctico
Imagine una empresa de servicios con dos cuentas en bancos distintos, unos 120 movimientos al mes y documentos que llegan por correo electrónico y en papel. Hasta ahora, el cierre se hacía a principios del mes siguiente, con una hoja de cálculo y varios intercambios de correos con el contable.
Con el método del extracto, la responsable de administración importa los dos extractos al final de cada semana y carga los documentos que han llegado. La conciliación automática resuelve las coincidencias claras, y ella acepta las sugerencias correctas. El último día del mes quedan por conciliar, por ejemplo, nueve movimientos. Cuatro son pagos con tarjeta sin factura, tres son facturas de proveedores que aún no han llegado y dos son comisiones bancarias, que se clasifican sin documento.
Las siete peticiones salen ese mismo día. Cuando llegan los documentos, la conciliación queda completa y el mes se exporta en un ZIP para el contable, que también puede descargarlo con su propio acceso. Las preguntas sobre pagos sin explicación se resuelven antes del envío, y no semanas después.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos debe enviar una empresa al contable cada mes?
Por lo general, los extractos de todas las cuentas bancarias, las facturas y los recibos de compra, las facturas de venta y los justificantes del resto de pagos y cobros. La lista exacta depende de la empresa y conviene acordarla con el contable.
¿Cómo se sabe qué documentos faltan?
Por el extracto bancario. Cada movimiento que queda sin documento vinculado en la conciliación corresponde a un documento que falta pedir.
¿Hay que dar a EngiFinance acceso a las cuentas bancarias?
No. Los extractos se importan por archivo, en CSV, Excel, CAMT.053 o MT940, y los extractos en PDF los lee la inteligencia artificial.
¿El contable paga por usar EngiFinance?
No. El contable tiene un rol propio, con acceso de consulta y de exportación, sin permiso para modificar datos, y ese rol no cuenta para el límite de usuarios.
¿EngiFinance emite facturas?
No. Lee las facturas de venta emitidas en el programa de facturación que la empresa ya utiliza.
¿Qué recibe el contable en la exportación?
Un archivo ZIP por mes o por año, con un Excel de los movimientos, los documentos y el flujo de caja, y con los documentos del periodo renombrados por fecha, emisor y número.