Un equipo que trabaja con herramientas separadas para registrar horas, gestionar proyectos, responder tickets y planificar vacaciones paga cada una por usuario, y la suma crece con cada persona que se incorpora. En la comparación publicada en la página de Engi360, ocho herramientas de este tipo suman unos 63 euros por usuario y mes, frente a 7 euros en una plataforma que las reúne. Al coste de las licencias se añaden las horas dedicadas a pasar datos de una herramienta a otra.
En consultoras, agencias, ingenierías y empresas de servicios de TI, las herramientas suelen llegar de una en una. Primero el registro de horas, después el tablero de tareas, luego los tickets y un calendario de vacaciones en una hoja de cálculo. Cada elección tiene sentido el día en que se toma. El problema solo aparece cuando alguien suma las facturas y cuenta las exportaciones que se hacen al final de cada mes.
¿Cuánto cuestan las herramientas separadas por usuario?
La forma más sencilla de comparar es fijarse en el precio por usuario y mes, porque así se paga la mayoría de estas herramientas. La tabla sigue la comparación de la página de Engi360, con valores aproximados de los precios públicos de planes anuales de equipo, recogidos en julio de 2026.
| Función | Valor aproximado por usuario y mes |
|---|---|
| Registro de horas | 7 € |
| Base de conocimiento, documentos y proyectos | 10 € |
| Bóveda de credenciales | 4 € |
| Monitorización | 3 € |
| Plataforma de tickets | 10 € |
| Asistente de IA | 20 € |
| Gestión de vacaciones | 5 € |
| Encuestas y CSAT | 4 € |
| Ocho herramientas separadas | 63 € |
| Engi360 Professional, todo incluido | 7 € |
No todos los equipos usan las ocho. Una consultora sin sitios web que vigilar prescinde de la monitorización, y una agencia pequeña puede no tener bóveda de credenciales. Aun así, con tres o cuatro herramientas la suma ya multiplica varias veces el precio de una plataforma única.
¿Qué costes no aparecen en la factura de las licencias?
Las licencias son la parte fácil de medir. El resto del coste está en el trabajo que solo existe porque los datos están separados.
- Los mismos datos escritos varias veces. Un cliente nuevo se da de alta en el registro de horas, en el tablero de proyectos y en la herramienta de tickets, y cada copia puede quedar con un nombre distinto.
- Exportaciones a final de mes. Para facturar horas, alguien exporta el registro de tiempo, lo cruza en una hoja de cálculo con los proyectos y comprueba a mano lo que debe cada cliente.
- Altas y bajas de personas. Cada incorporación necesita un acceso en cada herramienta, y cada salida deja accesos y licencias por cerrar.
- Informes que no cuadran. Las horas de un sistema y las tareas de otro rara vez coinciden, y la reunión de seguimiento se va en discutir qué cifra es la buena.
- Cambio de contexto. Cada herramienta tiene su acceso, sus notificaciones y su manera de hacer las cosas, y el equipo salta de una a otra varias veces al día.
Ninguno de estos costes aparece en una factura, pero todos ocupan horas de personas que podrían estar trabajando para los clientes.
¿Cómo hacer las cuentas en su empresa?
Una hora de trabajo basta para tener una cifra fiable. Lo importante es contar las licencias y el tiempo, no solo las licencias.
- Listar todas las herramientas de pago. Registro de horas, proyectos, tickets, vacaciones, documentos, encuestas, credenciales, asistentes de IA y las hojas de cálculo que hacen el papel de alguna de ellas.
- Anotar el precio por usuario y el tipo de plan. Los planes anuales suelen salir más baratos al mes que los mensuales, así que conviene comparar en la misma modalidad.
- Contar quién usa cada una. Algunas herramientas se pagan para todo el equipo y otras solo para quien las administra.
- Sumar el tiempo dedicado a conectar las herramientas. Las horas al mes en exportaciones, copias y comprobaciones, multiplicadas por lo que cuesta una hora de esas personas.
- Señalar los solapamientos. Dos herramientas que guardan proyectos o documentos son, casi siempre, una de más.
- Comparar con el coste anual de una plataforma única. Con el mismo número de personas y la misma modalidad de facturación.
Un ejemplo práctico en una consultora de 20 personas
Imagine una consultora de 20 personas que usa cinco herramientas de la tabla, registro de horas, proyectos y documentos, tickets, gestión de vacaciones y un asistente de IA. Con los valores aproximados de la comparación, son unos 52 euros por usuario y mes, es decir, cerca de 1.040 euros al mes y de 12.500 euros al año.
En este ejemplo, la responsable de operaciones dedica un día al mes a cruzar las horas con los proyectos para preparar la facturación, y cada alta o baja obliga a abrir o cerrar cinco accesos. Nada de esto entra en el coste de las licencias.
Con una plataforma que reúne estas funciones, a 7 euros por usuario y mes con facturación anual, las mismas 20 personas cuestan unos 140 euros al mes, cerca de 1.700 euros al año. La prefacturación sale directamente de las horas registradas, sin exportaciones, y cada persona tiene un único acceso. Las cifras de cada empresa dependen de las herramientas que usa y de sus planes, y por eso vale la pena hacer las cuentas con los precios reales.
¿Cuándo tiene sentido reunirlo todo en una sola plataforma?
Unificar herramientas no es un objetivo en sí mismo. Tiene sentido cuando los datos de unas dependen de los datos de otras.
- Cuando las horas generan facturación. Si lo que se factura al cliente depende de las horas registradas por proyecto, tener horas y proyectos en el mismo sitio ahorra la comprobación de final de mes.
- Cuando el mismo cliente existe en varias herramientas. Es la señal más clara de que los datos se están duplicando.
- Cuando el equipo crece o cambia a menudo. Cada persona nueva multiplica las licencias y los accesos que hay que gestionar.
- Cuando nadie tiene la visión de conjunto. Si para conocer la carga del equipo o la situación de un cliente hay que abrir tres herramientas, la decisión llega tarde.
También hay cosas que deben quedarse donde están. La contabilidad certificada, la emisión de facturas certificadas y el cálculo certificado de nóminas siguen en manos del asesor o del software certificado, y un CRM de ventas o un ERP industrial tienen su propio lugar. La unificación se ocupa de la operación del equipo, no de esas funciones.
¿Qué reúne Engi360 y cuánto cuesta?
Engi360 es la plataforma de gestión operativa de Engibots para equipos que facturan horas o gestionan proyectos para clientes. Horas, vacaciones, proyectos, tareas, recursos humanos, documentos y prefacturación quedan en un único acceso y en una única base de datos, y cada persona trabaja en portugués, español o inglés.
- Operación. Horas y partes de horas por tarea, vacaciones y ausencias con aprobaciones, proyectos y tareas con kanban, tickets con SLA y mapa de oficina.
- Personas. Expediente del empleado, evaluaciones del desempeño, OKR, preparación de nóminas, comunicaciones y encuestas.
- Finanzas operativas. Prefacturación generada a partir de las horas registradas y proforma lista para enviar al asesor o al software de facturación certificado.
- Plataforma. Bóveda de credenciales, monitorización de sitios y servicios, automatización por reglas, API y webhooks, CSAT automático y un asistente de IA que analiza la operación.
El plan Free cuesta 0 euros, con todo el equipo durante los primeros 14 días y después hasta 3 usuarios, sin tarjeta de crédito, e incluye los módulos base. Professional cuesta 7 euros por usuario y mes con facturación anual, o 10,50 euros con facturación mensual, y Scale cuesta 15 euros, o 22,50 euros. Para ver cómo las horas llegan a la prefacturación sin hojas de cálculo, el artículo sobre la prefacturación de horas explica el proceso paso a paso.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta usar varias herramientas para gestionar un equipo?
Depende de las herramientas y de los planes. En la comparación publicada en la página de Engi360, con precios públicos de planes anuales de equipo de julio de 2026, ocho herramientas separadas suman unos 63 euros por usuario y mes.
¿Qué costes ocultos tienen las herramientas separadas?
Los datos escritos en varias herramientas, las exportaciones para facturar, los accesos que hay que abrir y cerrar con cada alta o baja y los informes que no cuadran. No aparecen en la factura, pero ocupan horas del equipo.
¿Cómo se calcula el coste de las herramientas por empleado?
Se suma el precio por usuario de cada herramienta de pago, en la misma modalidad de facturación, y se añade el tiempo dedicado cada mes a conectar las herramientas, multiplicado por el coste de una hora de las personas que lo hacen.
¿Una plataforma única sustituye al software de facturación certificado?
En el caso de Engi360, no. Prepara la prefacturación a partir de las horas y la proforma para el asesor o el software certificado, pero no emite facturas certificadas ni lleva la contabilidad certificada.
¿Cuánto cuesta Engi360?
El plan Free cuesta 0 euros, con todo el equipo durante los primeros 14 días y después hasta 3 usuarios. Professional cuesta 7 euros por usuario y mes con facturación anual y Scale cuesta 15 euros. Enterprise tiene precio bajo consulta.