La prefacturación de horas es el paso que convierte las horas registradas por el equipo en un documento de cobro provisional, por cliente y por proyecto, antes de emitir la factura. Sirve para confirmar lo que se va a cobrar, corregir errores cuando todavía es barato corregirlos y entregar al software de facturación certificado, o a la gestoría, datos que ya cuadran.
En consultoras, agencias, ingenierías y empresas de servicios de TI, las horas son el producto. Cuando el camino entre el parte de horas y la factura pasa por hojas de cálculo y correos, el cierre del mes tarda días y el margen de cada proyecto solo se conoce cuando el mes ya ha terminado.
Qué es la prefacturación de horas
La prefactura, también llamada proforma, es un documento interno, o enviado al cliente para su validación, que reúne el trabajo de un período y lo valora según las condiciones acordadas. No tiene valor fiscal. La factura propiamente dicha debe emitirse con el software de facturación que exige la normativa de cada país, como los programas certificados por la Autoridad Tributaria en Portugal.
Una buena prefactura responde a cinco preguntas.
- Para quién. El cliente y, cuando proceda, el contrato o el pedido de compra.
- Sobre qué. Los proyectos y las tareas en los que se hizo el trabajo.
- Cuánto. Las horas de cada persona o perfil, separadas entre facturables y no facturables.
- A qué precio. La tarifa acordada con ese cliente, por hora, por perfil o por paquete.
- En qué período. Las fechas que cubre la factura, para que ninguna hora se cobre dos veces o se olvide.
Por qué falla la facturación de horas hecha a mano
Cuando las horas viven en una hoja de cálculo por persona, o en una herramienta de registro de tiempo que no conoce las tarifas de cada cliente, alguien tiene que reunirlo todo a final de mes. Es en ese trabajo manual donde aparecen los errores más habituales.
- Horas que faltan. Siempre hay quien registra las horas de la semana el viernes, de memoria, o quien se olvida de hacerlo. Lo que no se registra no se factura.
- Tarifas equivocadas. Un cliente con un precio negociado recibe la tarifa general, o un perfil sénior se cobra como júnior.
- Horas no facturables cobradas, o al revés. Reuniones internas, formación o trabajo repetido acaban en la factura, mientras que las horas de un encargo adicional se quedan fuera.
- Un cierre lento. La prefactura está lista días después de terminar el mes, y la factura llega al cliente más tarde de lo que podría.
- Un margen que se descubre tarde. Solo después de facturar se ve que un proyecto consumió más horas de las presupuestadas.
Ninguno de estos errores nace de la falta de cuidado. Nacen de que el registro de horas y la facturación viven en sitios distintos, unidos por copias manuales.
Cómo pasar de las horas registradas a la factura, paso a paso
El proceso que mejor funciona tiene siete pasos, y los cinco primeros ocurren durante el mes, no al final.
- Registrar las horas por tarea, cada día. El registro diario es más fiable que reconstruir la semana de memoria. Un aviso de horas pendientes ayuda a mantener el hábito.
- Asociar cada tarea a un proyecto y a un cliente. Esta relación es la que permite valorar las horas sin trabajo adicional.
- Marcar lo que es facturable. Definir de antemano qué tipos de trabajo se cobran y cuáles quedan como coste interno.
- Validar las horas. El responsable del proyecto aprueba las horas del equipo a lo largo del mes, en lugar de revisarlas todas el último día.
- Aplicar las tarifas de cada cliente. Las condiciones acordadas se guardan una vez y se aplican solas a cada hora validada.
- Generar y revisar la prefactura. Al cierre, la prefactura de cada cliente sale de las horas validadas, y la revisión se centra en las excepciones.
- Emitir la factura en el sistema certificado. La proforma pasa al software de facturación o a la gestoría, que emite el documento fiscal.
El registro de horas es la base de todo lo demás. Si está valorando reunir horas, ausencias, proyectos y prefacturación en un solo lugar, nuestro artículo sobre gestión operativa centralizada explica cómo preparar la transición.
Un ejemplo práctico en una consultora
Imagine una consultora de 12 personas que trabaja para 8 clientes, cada uno con su propia tarifa. Hoy, cada consultor rellena una hoja de cálculo semanal, y a principios de cada mes la responsable de administración reúne las 12 hojas, aclara con los jefes de proyecto las horas dudosas y prepara a mano una prefactura por cliente.
En este ejemplo, el cierre dura una semana, y casi todos los meses aparece al menos un ajuste, ya sea una tarifa equivocada o un día de trabajo que no se registró.
Con las horas registradas por tarea en una sola plataforma, validadas por los responsables durante el mes y vinculadas a las tarifas de cada cliente, la misma consultora tiene las 8 prefacturas generadas el último día hábil. La responsable de administración revisa los casos señalados, exporta las proformas y las envía al software de facturación. El margen de cada proyecto se sigue durante el mes, y no solo después de facturar.
Qué buscar en una herramienta de prefacturación
No todas las herramientas de registro de horas resuelven la prefacturación. Estos criterios ayudan a distinguirlas.
| Criterio | Hojas de cálculo | Herramienta solo de horas | Plataforma integrada |
|---|---|---|---|
| Horas por tarea, proyecto y cliente | Depende de cada persona | Sí | Sí |
| Validación por el responsable | Por correo | A veces | Sí, con aprobaciones |
| Tarifas por cliente | En un archivo aparte | Rara vez | Sí |
| Prefactura generada a partir de las horas | Preparada a mano | Exportación que hay que tratar | Sí |
| Margen por proyecto durante el mes | No | No | Sí |
| Vacaciones y ausencias en el mismo lugar | En otra hoja | En otra herramienta | Sí |
Hay además dos puntos que conviene confirmar en cualquier elección. El primero es la conexión con el software de facturación certificado que la empresa ya utiliza, porque una herramienta de prefacturación no debe sustituirlo. El segundo es dónde se guardan los datos y si se pueden exportar en cualquier momento.
Cómo prepara Engi360 la prefacturación
Engi360 es la plataforma de gestión operativa de Engibots para equipos que facturan horas o gestionan proyectos para clientes. Reúne horas, ausencias, proyectos, tareas, recursos humanos, documentos y prefacturación, y el equipo de Engibots lo utiliza cada día, desde el registro de horas hasta la prefacturación.
- Horas y partes de horas por tarea, con validación, sugerencias de la IA y avisos de horas pendientes.
- Tarifas por cliente, carga del equipo y margen por trabajo, a la vista antes de que cierre el mes.
- Prefacturación generada a partir de las horas registradas, con la proforma lista para enviar a la gestoría o al software de facturación certificado, y una hoja de ruta de facturación por proyecto y cliente.
- Vacaciones y ausencias con saldos y aprobaciones, para que la capacidad del equipo y las horas facturadas cuenten la misma historia.
Engi360 no emite facturas certificadas. Prepara los datos para quien las emite, y la emisión queda siempre del lado certificado. Los datos se alojan en Microsoft Azure, en centros de datos en Europa, y se pueden exportar en cualquier momento.
El plan gratuito incluye los siete módulos base, entre ellos las horas, las vacaciones y ausencias y los proyectos y tareas, con todo el equipo durante los primeros 14 días y después hasta 3 usuarios, sin tarjeta de crédito. La prefacturación está incluida en los planes Professional y Scale.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la prefacturación de horas?
Es un documento provisional, o proforma, que reúne las horas registradas en un período por cliente y por proyecto y las valora con las tarifas acordadas, para confirmarlas antes de emitir la factura.
¿La prefactura sustituye a la factura?
No. La prefactura no tiene valor fiscal. La factura debe emitirse con el software de facturación que exige la normativa de cada país, a partir de los datos que la prefactura ha confirmado.
¿Cuáles son los errores más habituales al facturar horas?
Horas que no se registraron, tarifas cambiadas entre clientes, horas internas cobradas por error y encargos adicionales que se quedan fuera. La mayoría nace de copias manuales entre el registro de horas y la facturación.
¿Con qué frecuencia conviene validar las horas?
Lo ideal es registrar cada día y validar a lo largo del mes, por semana o por proyecto. Dejar la validación para el último día concentra el trabajo y retrasa la factura.
¿Engi360 emite facturas?
No. Engi360 prepara la prefacturación a partir de las horas registradas y entrega la proforma a la gestoría o al software de facturación certificado, donde se emite la factura.