Para elegir un software de registro de horas en una empresa de servicios, empiece por lo que las horas tienen que producir a final de mes, normalmente la facturación por cliente y el margen por proyecto, y solo después compare funcionalidades. La herramienta adecuada es la que el equipo usa cada día sin esfuerzo y la que lleva las horas aprobadas hasta la prefactura sin copias manuales.
Esta guía explica qué es un software de registro de horas, qué tipos de solución existen, qué criterios pesan más en una consultora, una agencia o un estudio técnico y cómo probar antes de decidir.
¿Qué es un software de registro de horas?
Un software de registro de horas, también llamado timesheet, es una herramienta donde cada persona anota el tiempo dedicado a cada cliente, proyecto y tarea. En una empresa que factura servicios, ese registro es la materia prima de la facturación, del control del margen y de la planificación del equipo.
Conviene no confundirlo con el control de jornada, que registra entradas, salidas y pausas a efectos laborales. Una empresa puede necesitar ambos, pero responden a preguntas distintas. El registro de horas responde a «en qué trabajamos y para quién», y el control de jornada responde a «cuándo trabajamos».
¿Qué tipos de solución existen?
Las empresas de servicios suelen elegir entre cuatro caminos. Ninguno es bueno o malo en sí mismo, y la elección depende del tamaño de la operación y de lo que ocurre con las horas una vez registradas.
| Tipo de solución | Cuándo encaja | Limitación habitual |
|---|---|---|
| Hoja de cálculo compartida | Equipos muy pequeños, pocos clientes, facturación sencilla | Errores de copia, versiones distintas y cierre de mes manual |
| Herramienta dedicada solo al registro de tiempo | Cuando el objetivo es únicamente saber a dónde va el tiempo | Las vacaciones, las tareas y la prefacturación quedan en otras herramientas |
| Módulo de horas del ERP | Empresas cuyo ERP ya gestiona proyectos y facturación | Suele ser poco práctico para quien registra cada día |
| Plataforma de gestión de la operación | Equipos que facturan horas y gestionan proyectos, vacaciones y peticiones de clientes | Exige definir clientes, proyectos y reglas de aprobación al principio |
En la práctica, muchas empresas empiezan con la hoja de cálculo, pasan a una herramienta dedicada y terminan pagando varias herramientas por separado, cada una con una parte de la información. Merece la pena mirar ese coste total antes de elegir.
¿Qué criterios utilizar para elegir?
Estos son los criterios que más pesan en una empresa que vende horas o proyectos.
- Registro por cliente, proyecto y tarea. Sin esta estructura no hay informes por cliente ni presupuestos futuros basados en el histórico.
- Registro rápido en el día a día. Una cuadrícula semanal, sugerencias y alertas de horas que faltan hacen más por la calidad de los datos que cualquier informe.
- Aprobación de las horas. Quien coordina debe validar lo registrado antes de facturar, preferiblemente cada semana.
- Prefacturación a partir de las horas. Las horas aprobadas deben generar la prefactura con la tarifa de cada cliente o proyecto, sin pasar por otra hoja.
- Visión del margen durante el mes. El valor facturable y el esfuerzo de cada proyecto deben estar a la vista antes de cerrar el mes.
- Lo que rodea a las horas. Vacaciones, tareas, documentos y peticiones de clientes influyen en las horas. Si viven en otra herramienta, alguien tiene que cruzarlas a mano.
- Integraciones. Los equipos técnicos ganan con la conexión al repositorio de código, y todos ganan con una API para llevar datos a otros sistemas.
¿Qué preguntar antes de decidir?
Una demostración siempre enseña el mejor camino. Estas preguntas ayudan a ver cómo se comporta la herramienta en el trabajo real.
- ¿Cuánto tarda una persona en registrar su día, y qué ocurre cuando se le olvida?
- ¿Quién puede modificar una hora ya aprobada, y queda constancia de ese cambio?
- ¿Cómo se pasa de las horas aprobadas a la factura, y dónde se emite la factura conforme a la normativa?
- ¿Se puede ver, a mitad de mes, cuánto vale el trabajo hecho para cada cliente?
- ¿Las peticiones de los clientes entran en la misma herramienta, o siguen en el correo?
- ¿Cuánto cuesta por persona al sumar todos los módulos que necesita el equipo?
¿Cómo probar sin riesgo?
La forma más segura de elegir es usar la herramienta con un mes real de trabajo. Imagine una consultora que elige dos proyectos y un cliente, invita a las personas que trabajan en ellos y lo registra todo durante cuatro semanas. Al final, compara la prefactura que genera la herramienta con la que habría preparado a mano. Las diferencias muestran las horas que se perdían y el tiempo que el cierre de mes deja de consumir.
Durante la prueba, fíjese en tres señales. Si el equipo registra el mismo día sin recordatorios constantes, si quien coordina aprueba en pocos minutos a la semana y si la prefactura sale sin correcciones de última hora.
¿Dónde encaja Engi360?
Engi360 es una de las opciones del cuarto tipo, una plataforma para equipos que facturan horas o gestionan proyectos para clientes. Las horas se registran por tarea en una cuadrícula semanal, con validación, sugerencias de la IA y alertas de horas que faltan, y la prefacturación sale de las horas registradas por proyecto, lista para la gestoría o para el software de facturación, donde se emite la factura.
Alrededor de las horas, Engi360 reúne las vacaciones y ausencias con aprobaciones, los proyectos y las tareas, los documentos y las peticiones de los clientes en tickets con SLA, que el cliente sigue en una página protegida, sin crear cuenta. Cada persona trabaja en su portal, y el responsable consulta y decide en la administración, sobre los mismos datos. Los planes de pago incluyen integración con GitHub, GitLab y Azure DevOps, API y webhooks.
El plan gratuito incluye a todo el equipo durante los primeros 14 días, sin tarjeta de crédito, lo que permite empezar la prueba descrita arriba con las personas que trabajan en los proyectos elegidos y comparar el resultado con el proceso actual.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre registro de horas y control de jornada?
El registro de horas indica en qué cliente, proyecto y tarea se trabajó y sirve a la facturación y al margen. El control de jornada registra entradas, salidas y pausas a efectos laborales. Son necesidades distintas.
¿No basta una hoja de cálculo para registrar horas?
Basta en equipos muy pequeños y con pocos clientes. Con más personas y proyectos, las copias, las versiones distintas y el cierre de mes manual empiezan a costar más que una herramienta.
¿Qué criterio es el más importante?
El registro rápido en el día a día. Si el equipo no registra el mismo día, ningún informe ni prefactura recupera las horas olvidadas.
¿Cómo probar una herramienta antes de decidir?
Elija dos proyectos y un cliente, invite a quienes trabajan en ellos y regístrelo todo durante unas semanas. Después compare la prefactura generada con la que habría preparado a mano.
¿Engi360 emite facturas?
No. Engi360 prepara la prefacturación a partir de las horas registradas, lista para la gestoría o para el software de facturación, donde se emite la factura.