Uma previsão de tesouraria a 12 meses faz-se a partir do saldo atual de todas as contas bancárias, somando, mês a mês, as entradas esperadas, sobretudo as faturas por receber, e subtraindo as saídas previstas, como as faturas por pagar, o IVA, os salários e os outros pagamentos habituais. Os valores em atraso ficam numa linha à parte, fora do saldo previsto, e a previsão revê-se todos os meses com o que realmente aconteceu.
A pergunta que leva a fazê-la é quase sempre a mesma. Vamos ter dinheiro para pagar salários, impostos e fornecedores nos próximos meses, e quando é que pode faltar? Responder com antecedência dá tempo para negociar prazos, acelerar cobranças ou pedir financiamento antes de ser urgente. Este artigo explica o que é a previsão, que dados usa, como se constrói passo a passo e porque é que os atrasos se tratam à parte.
O que é uma previsão de tesouraria e para que serve?
Uma previsão de tesouraria é a estimativa, mês a mês, do dinheiro que vai entrar e sair das contas da empresa e do saldo que fica no fim de cada mês. Olha para a frente, ao contrário do mapa de fluxo de caixa, que regista o que já entrou e saiu.
Também não se confunde com o resultado. Uma empresa pode ter lucro no papel e ficar sem dinheiro no banco, porque vende a 60 ou 90 dias e paga aos fornecedores a 30. A previsão de tesouraria mede o momento em que o dinheiro se move, e não o momento em que a venda é faturada.
| Instrumento | Pergunta a que responde | Horizonte |
|---|---|---|
| Mapa de fluxo de caixa | Quanto entrou e saiu, e em que rubricas? | Meses passados |
| Previsão de tesouraria | Quanto vai entrar e sair, e qual será o saldo? | Próximos meses |
| Demonstração de resultados | A atividade deu lucro ou prejuízo? | Período contabilístico |
Na prática, a previsão serve para decidir com tempo. Antes de contratar, de fazer um investimento ou de aceitar um cliente que paga a prazos longos, a gestão vê o efeito no saldo dos meses seguintes.
Que dados são precisos para começar?
Uma previsão só é tão boa como o ponto de partida. Antes de projetar, convém ter cinco conjuntos de dados em ordem.
- Saldo atual de todas as contas, a partir dos extratos, com os movimentos do último mês conciliados.
- Faturas por receber, com cliente, valor e data de vencimento.
- Faturas por pagar a fornecedores, com valor e data de vencimento.
- Impostos e contribuições, como o IVA, as retenções e a Segurança Social, nos meses em que são pagos. As datas e os valores devem ser confirmados com o contabilista.
- Pagamentos habituais, como salários, rendas, seguros, prestações de financiamentos e assinaturas.
O primeiro ponto é o que mais falha. Se o saldo de partida inclui movimentos por identificar, ou se faltam as contas de um dos bancos, todos os meses seguintes herdam o erro. É por isso que a conciliação bancária vem antes da previsão. O artigo sobre como preparar o fecho do mês para o contabilista descreve como deixar o mês fechado sem documentos em falta.
Como construir a previsão, passo a passo?
- Parta do saldo consolidado. Some o saldo de todas as contas no último dia do mês fechado.
- Projete as entradas. Coloque cada fatura por receber no mês em que é esperada. Se um cliente costuma pagar 30 dias depois do vencimento, use essa data, e não a da fatura.
- Projete as saídas conhecidas. Coloque as faturas por pagar no mês do vencimento e o IVA no mês em que é entregue ao Estado.
- Acrescente os pagamentos habituais. Salários, rendas, seguros e prestações repetem-se e são a parte mais previsível do mapa.
- Calcule o saldo de cada mês. O saldo inicial mais as entradas menos as saídas dá o saldo final, que passa a ser o saldo inicial do mês seguinte.
- Separe os valores em atraso. As faturas já vencidas e ainda por receber ficam numa linha própria, fora do saldo previsto.
Um horizonte de 12 meses mostra a sazonalidade, como os meses em que se pagam os subsídios de férias e de Natal ou os meses de menos vendas. Nos meses em que o saldo fica apertado, vale a pena acompanhar também semana a semana.
Depois de cada mês fechado, compare o previsto com o real, rubrica a rubrica. Um desvio que se repete, como um cliente que paga sempre mais tarde do que o previsto, é um pressuposto a corrigir nos meses seguintes.
Porque é que os valores em atraso ficam fora do saldo previsto?
Uma fatura vencida há três meses não é dinheiro com data marcada. Pode ser paga amanhã, daqui a seis meses ou nunca. Se entrar no saldo previsto como se fosse receita do mês seguinte, a previsão mostra uma folga que pode não existir.
Por isso, a regra prudente é mostrar os atrasos numa linha à parte, com o total e os clientes que os explicam. A gestão passa a ver dois números, o saldo previsto sem contar com os atrasos e o que entraria se fossem recuperados. A diferença entre os dois é o que está em jogo nas cobranças. O artigo sobre gestão de cobranças automatizada trata dessa parte.
A concentração também conta. Se uma parte grande das entradas previstas depende de um ou dois clientes, um atraso desses clientes muda o ano inteiro. Vale a pena saber quanto pesa cada cliente na faturação antes de confiar na previsão.
Como é que o EngiFinance prepara a previsão?
O EngiFinance é uma aplicação online de gestão de tesouraria para PME. Importa os extratos bancários e os documentos da empresa, classifica e concilia os movimentos, apresenta o fluxo de caixa e o que está por receber e prepara a exportação mensal para o contabilista. A previsão sai dos mesmos dados.
- Previsão a 12 meses. As entradas são previstas pelas faturas por receber, e as saídas pelas faturas por pagar, pelo IVA e pelos pagamentos habituais. Os montantes em atraso ficam à parte, fora do saldo previsto.
- Saldo de partida a partir dos extratos. Os extratos de vários bancos e contas são importados por ficheiro, em CSV, Excel, CAMT.053 ou MT940, e os extratos em PDF são lidos por inteligência artificial. A empresa não partilha o acesso às suas contas. A tesouraria mostra o saldo consolidado e o saldo por conta.
- Faturas lidas pelo código QR da AT. O código QR das faturas portuguesas é lido diretamente, sem inteligência artificial, e a compra ou a venda é determinada pelo NIF da empresa. Nos documentos sem QR, a IA lê o número, as datas, os NIF, os totais e a descrição.
- Conciliação. As correspondências inequívocas são conciliadas automaticamente e as restantes surgem como sugestões, que se aceitam com um clique. Os pagamentos parciais e os pagamentos de várias faturas são tratados com o montante de cada associação.
- Clientes. A aplicação mostra a faturação por cliente, o peso de cada um no total, a concentração da carteira pelo índice HHI e os saldos por receber e vencidos de cada cliente.
Nas empresas de serviços e projetos, o plano Pro acrescenta o plano de faturação por projeto, que entra também na previsão de entradas. O EngiFinance não emite faturas. Lê as faturas de venda emitidas no programa que a empresa já utiliza.
Um exemplo prático
Imagine uma empresa de manutenção industrial com 20 pessoas e contas em dois bancos. No fim de outubro, o saldo consolidado é de 40 000 euros. A previsão mostra entradas de cerca de 60 000 euros por mês em faturas por receber e saídas habituais de 55 000 euros. Em novembro, com o subsídio de Natal e o IVA do trimestre, as saídas sobem para 78 000 euros, e o saldo previsto desce para 22 000 euros, o valor mais baixo do ano.
Ao mesmo tempo, há 18 000 euros em faturas vencidas, quase todas de um único cliente. Estão na linha dos atrasos e não contam para o saldo previsto. Com esta leitura, a gerência decide três coisas ainda em outubro.
- Contacta o cliente em atraso e acorda um plano de pagamento.
- Adia para fevereiro a compra de um equipamento que estava prevista para dezembro.
- Revê as condições de pagamento das propostas seguintes a esse cliente.
No fim de novembro, a previsão é revista com os valores reais, e o desvio de cada rubrica explica-se antes de projetar o mês seguinte. A previsão deixa de ser um ficheiro feito uma vez por ano e passa a ser a forma de a gestão ver, todos os meses, o dinheiro com que pode contar.
Perguntas frequentes
O que é uma previsão de tesouraria?
É a estimativa, mês a mês, do dinheiro que vai entrar e sair das contas da empresa e do saldo que fica no fim de cada mês. Serve para antecipar a falta de liquidez e decidir com tempo.
Qual é a diferença entre fluxo de caixa e previsão de tesouraria?
O mapa de fluxo de caixa regista o que já entrou e saiu, por rubrica. A previsão de tesouraria projeta o que vai entrar e sair nos meses seguintes e o saldo que daí resulta.
Com que frequência se deve atualizar a previsão de tesouraria?
Pelo menos uma vez por mês, depois de fechar e conciliar o mês, comparando o previsto com o real. Nos meses de saldo apertado, convém acompanhar também semana a semana.
Porque é que as faturas em atraso não entram no saldo previsto?
Porque não têm data certa de pagamento. Mostrá-las à parte evita uma folga que pode não existir e deixa à vista o que está em jogo nas cobranças.
O EngiFinance faz previsão de tesouraria?
Sim. Prevê a 12 meses as entradas, pelas faturas por receber, e as saídas, pelas faturas por pagar, pelo IVA e pelos pagamentos habituais. Os montantes em atraso ficam à parte, fora do saldo previsto.
É preciso dar ao EngiFinance acesso às contas bancárias?
Não. Os extratos são importados por ficheiro, em CSV, Excel, CAMT.053 ou MT940, e os extratos em PDF são lidos por inteligência artificial.