Para escolher um software de análise de dados numa PME, comece pelas perguntas que a gestão faz todas as semanas e por quem as vai fazer, e só depois compare ferramentas. Os critérios que mais pesam são a ligação aos dados que a empresa já tem, a autonomia de quem pergunta, a possibilidade de verificar cada número e o controlo sobre quem vê o quê.
Este guia explica os tipos de solução que existem, os critérios que separam uma boa escolha de uma ferramenta que fica por usar, as perguntas a fazer ao fornecedor e uma forma simples de testar antes de decidir.
Que tipos de software de análise de dados existem?
Numa PME portuguesa a análise de dados costuma passar por uma de quatro soluções, muitas vezes por várias ao mesmo tempo.
| Tipo de solução | Onde funciona bem | Onde costuma falhar |
|---|---|---|
| Folhas de cálculo | Análises pontuais, poucas fontes, uma pessoa a tratar | Cópias e versões diferentes, cruzamentos manuais, erros difíceis de encontrar |
| Relatórios do ERP | Mapas fiscais, listagens e indicadores standard | Perguntas que o relatório não previu e cruzamento com outras fontes |
| Ferramentas de dashboards | Acompanhar sempre os mesmos indicadores | Cada pergunta nova depende de quem sabe construir o painel |
| Análise em linguagem natural | Perguntas novas feitas por quem gere, sem esperar por um relatório | Exige confirmar como se verificam as respostas e quem pode ver cada dado |
Nenhum destes tipos é bom ou mau por si. A escolha depende do que a empresa pergunta e de quem pergunta.
Que perguntas a empresa precisa de responder?
Antes de ver demonstrações, escreva as dez perguntas que a direção fez nos últimos dois meses e que demoraram mais a ter resposta. Por exemplo, que clientes reduziram encomendas este trimestre, que produtos perderam margem ou como evoluiu o prazo médio de recebimentos.
Depois separe-as em dois grupos.
- Perguntas recorrentes, que se fazem todas as semanas ou todos os meses e pedem um painel ou um relatório guardado.
- Perguntas novas, que surgem de uma reunião ou de um desvio e precisam de resposta no próprio dia.
Se a maior parte for recorrente, um bom conjunto de painéis resolve. Se muitas forem novas, o critério decisivo é a rapidez com que uma pessoa sem conhecimentos técnicos chega à resposta.
Que critérios pesam na escolha?
- Ligação aos dados que já tem. Confirme em que motor de base de dados corre o ERP, o CRM ou o software de faturação, e que ficheiros a equipa usa. Uma ferramenta que obriga a migrar dados ou a exportar tudo à mão perde o interesse ao fim de poucas semanas.
- Autonomia de quem pergunta. Veja quem consegue fazer uma pergunta nova sem pedir ajuda à informática ou a quem sabe SQL.
- Verificação das respostas. Cada número deve poder ser confirmado na origem. Pergunte como se vê a consulta que deu origem ao resultado e os dados devolvidos.
- Controlo de acesso. Margens, salários e dados de clientes não são para todos. Confirme se é possível definir o que cada pessoa pode consultar.
- Registo do que foi perguntado. Saber quem perguntou o quê, e quando, ajuda na auditoria e na confiança da equipa.
- Acompanhamento contínuo. Além de responder, a ferramenta deve permitir guardar painéis e avisar quando um indicador se desvia.
- Onde corre. Na infraestrutura da empresa ou na do fornecedor, conforme os requisitos de segurança.
Que perguntas fazer ao fornecedor?
- A que bases de dados e ficheiros se liga, e o que acontece se o nosso ERP correr noutro motor?
- É preciso copiar ou migrar os dados para outro sítio?
- Como se verifica um número que aparece numa resposta?
- Como se limita o acesso de cada pessoa a cada tabela?
- O que fica registado de cada pergunta, e os dados devolvidos ficam guardados?
- Quanto tempo vai do primeiro acesso ao primeiro resultado com os nossos dados?
As respostas a estas perguntas dizem mais do que uma lista de funcionalidades.
Como testar antes de decidir?
Imagine uma empresa de distribuição com 80 pessoas, em que o diretor comercial pede todas as segundas-feiras uma análise de vendas por cliente e espera dois dias por ela. Um bom ensaio dura poucas semanas e segue quatro passos.
- Ligar uma fonte real, por exemplo a base de dados de vendas ou um ficheiro exportado do ERP.
- Fazer as dez perguntas da lista inicial, pelas pessoas que as fazem no dia a dia.
- Conferir três respostas com os números que a empresa já conhece.
- Medir quanto tempo cada pergunta demorou, comparado com o processo atual.
Se as respostas batem certo e chegam no próprio dia, a ferramenta serve. Se a equipa volta à folha de cálculo ao fim de uma semana, não serve, por muito completa que pareça.
Onde entra o EngiAnalytics?
O EngiAnalytics é a plataforma de análise de dados conversacional da Engibots e é uma das opções a considerar quando muitas perguntas são novas. Quem analisa pergunta em linguagem natural, em português, espanhol ou inglês, e recebe a resposta em gráfico, texto ou tabela. A consulta SQL que deu origem a cada resposta pode ser aberta e copiada, ao lado dos dados devolvidos, e se a frase da resposta citar um número que não está nesses dados, o leitor é avisado.
Liga-se a bases de dados MySQL e PostgreSQL, incluindo as de ERP e CRM que corram nesses motores, e a ficheiros CSV e Excel, sem migração nem substituição de sistemas. Perfis de acesso definem, tabela a tabela, o que cada pessoa pode consultar, e todas as perguntas ficam registadas, sem guardar os dados devolvidos. Os painéis por utilizador e os alertas acompanham a operação no dia a dia, e a plataforma pode correr na infraestrutura da organização ou na da Engibots.
Se quiser ver como responderia às perguntas da sua empresa, a forma mais rápida é uma conversa de 20 minutos com os seus exemplos.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre um software de BI e a análise em linguagem natural?
Um software de BI tradicional mostra painéis construídos de antemão para os indicadores previstos. A análise em linguagem natural responde a perguntas novas escritas como se faria a um colega, sem esperar que alguém construa o painel.
Uma folha de cálculo não chega para analisar os dados da empresa?
Chega para análises pontuais com poucas fontes. Quando é preciso cruzar várias fontes todas as semanas, as cópias e as versões diferentes tornam as respostas lentas e difíceis de confirmar.
Que critério é o mais importante?
Depende das perguntas. Se a maior parte for nova, pesa a autonomia de quem pergunta. Em qualquer caso, cada número da resposta deve poder ser verificado na origem.
Como testar uma ferramenta antes de decidir?
Ligue uma fonte real, faça as dez perguntas que mais demoraram nos últimos meses e confira três respostas com números que a empresa já conhece.
A que dados se liga o EngiAnalytics?
A bases de dados MySQL e PostgreSQL, incluindo as de ERP e CRM que corram nesses motores, e a ficheiros CSV e Excel, sem migração nem substituição de sistemas.