Para dar acesso aos dados da empresa sem expor informação reservada, comece por definir perfis por função e decidir, área a área e tabela a tabela, o que cada perfil pode consultar. Depois, escolha uma ferramenta que aplique essas regras antes de mostrar qualquer resposta e que registe quem perguntou o quê. A equipa deixa de depender de pedidos à área financeira, e nem todos passam a ver tudo.
Numa PME, o acesso aos dados costuma oscilar entre dois extremos. Ou cada número passa por uma ou duas pessoas que sabem tirar relatórios do ERP, e as perguntas esperam dias, ou alguém exporta tudo para uma folha de cálculo que circula por email e que, a partir daí, ninguém controla. Nenhum dos dois serve uma empresa que quer decidir com dados. Este artigo mostra como desenhar os acessos, que perfis fazem sentido e o que muda quando a equipa passa a perguntar aos dados em linguagem natural.
Porque é difícil dar acesso aos dados numa PME?
A dificuldade raramente é técnica. Está em decidir, para cada tipo de informação, quem precisa dela para trabalhar.
- Os dados estão misturados. No mesmo ERP estão as vendas, as margens, os salários e os dados dos clientes. Dar acesso ao sistema inteiro quase nunca é a resposta certa.
- As exportações fogem ao controlo. Uma folha de cálculo enviada por email fica na caixa de quem a recebeu, mesmo depois de essa pessoa mudar de funções.
- As perguntas mudam todas as semanas. Os relatórios fixos respondem ao que foi previsto. Quando surge uma pergunta nova, volta-se a pedir a quem tem acesso total.
- Ninguém sabe de onde veio o número. Na reunião de direção aparecem dois valores diferentes para a mesma coisa, e é difícil saber quem os tirou e como.
Como desenhar uma matriz de acessos aos dados?
Uma matriz de acessos é uma tabela que cruza as áreas de dados da empresa com os perfis de quem as consulta e indica, para cada combinação, se o acesso é permitido. É um documento simples, mas obriga a tomar as decisões que normalmente ficam por tomar.
- Liste as áreas de dados. Vendas, compras, stock, tesouraria, recursos humanos, clientes. Em cada área, identifique as tabelas ou os ficheiros onde a informação está.
- Classifique a sensibilidade. Por exemplo, informação geral, interna e reservada. Os salários e as margens por cliente costumam ser reservados.
- Defina perfis por função, não por pessoa. Direção, comercial, financeiro, operações. Quando alguém muda de funções, muda de perfil, e as regras acompanham-no.
- Preencha a matriz. Para cada perfil e cada área, decida se há acesso. Na dúvida, comece fechado e abra quando houver um pedido concreto.
- Reveja a matriz com regularidade. Uma vez por trimestre, ou sempre que entra uma fonte de dados nova.
Imagine uma empresa de distribuição com quatro perfis. A matriz poderia ficar assim.
| Área de dados | Direção | Comercial | Financeiro | Operações |
|---|---|---|---|---|
| Vendas por cliente e por artigo | Sim | Sim | Sim | Não |
| Margens | Sim | Não | Sim | Não |
| Stock e encomendas | Sim | Sim | Não | Sim |
| Tesouraria e pagamentos | Sim | Não | Sim | Não |
| Salários | Sim | Não | Não | Não |
Este exemplo controla o acesso por tabela, ou seja, por área de dados. Algumas ferramentas permitem também filtrar por linha, para que cada vendedor veja só os seus clientes. É um nível de detalhe diferente, e convém saber qual dos dois a ferramenta escolhida aplica.
Que perfis de utilização fazem sentido?
Além do que cada pessoa pode ver, convém decidir o que cada pessoa pode fazer. Três perfis de utilização cobrem a maior parte das PME.
- Administrador. Liga as fontes de dados e decide quem tem acesso a quê. Devem ser poucas pessoas.
- Analista. Faz perguntas novas aos dados, prepara relatórios e partilha-os. É o perfil de quem precisa de explorar.
- Consulta. Abre os relatórios e os painéis já preparados, sem fazer perguntas novas. É o perfil de quem só precisa de acompanhar.
Os dois eixos combinam-se. Um analista da área comercial pode fazer as perguntas que quiser, mas só sobre as tabelas que a matriz lhe abre.
O que muda quando a equipa pergunta aos dados em linguagem natural?
Com uma ferramenta de análise conversacional, quem pergunta escreve em português e a ferramenta traduz a pergunta numa consulta à base de dados. Isto abre os dados a muito mais gente, e por isso as regras de acesso passam a contar ainda mais.
- As regras aplicam-se antes da resposta. Uma pergunta sobre uma tabela que o perfil não abre deve ser recusada, e não respondida para depois se esconderem os dados.
- A recusa não pode revelar nada. A mensagem de recusa não deve deixar adivinhar valores nem nomes da informação reservada.
- Cada pergunta fica registada. Quem perguntou, a que fonte, que consulta foi executada e qual foi o desfecho. É esse registo que permite saber de onde veio um número.
- A consulta pode ser vista. Quem recebe a resposta deve poder abrir a consulta que a produziu e confirmar o que foi medido.
Escrevemos sobre este último ponto em como verificar as respostas de uma IA sobre os dados da empresa.
Que critérios usar para escolher a ferramenta?
Estes critérios ajudam a perceber se uma ferramenta respeita a matriz de acessos no dia a dia, e não só na demonstração.
- Acesso definido por perfil e por tabela. E não apenas um interruptor de acesso total ou nenhum.
- Recusa imediata fora do âmbito. Peça para ver o que acontece quando alguém pergunta sobre uma área que não pode consultar.
- Perfis de utilização separados. Quem administra, quem analisa e quem só consulta.
- Registo de cada pergunta. Com quem perguntou, a fonte, a consulta e o desfecho, e a indicação de se os dados devolvidos ficam ou não guardados.
- Onde corre a plataforma. Na infraestrutura da empresa ou na do fornecedor, e onde fica o modelo de inteligência artificial.
- Liga-se ao que já existe. Sem obrigar a copiar os dados para outro sítio, o que criaria mais uma cópia a proteger.
Como o EngiAnalytics controla o acesso aos dados?
No EngiAnalytics, a plataforma de análise de dados conversacional da Engibots, perfis de acesso definem, tabela a tabela, o que cada pessoa pode consultar. Uma pergunta fora desse âmbito é recusada de imediato, sem expor a informação reservada.
Há três perfis de utilização, Administrador, Analista e Consulta, cada um com as suas capacidades. Quem analisa pergunta em linguagem natural e recebe a resposta no momento, e quem só consulta abre os relatórios e os painéis já guardados. Todas as perguntas ficam registadas, com quem perguntou, a fonte, a consulta executada, o número de linhas devolvidas, a duração e o desfecho, e os dados devolvidos não ficam guardados. A consulta SQL que deu origem a cada resposta pode ser aberta e copiada.
O EngiAnalytics liga-se a bases de dados MySQL e PostgreSQL, incluindo as de ERP e CRM que corram nesses motores, e a ficheiros CSV e Excel, sem migração nem substituição de sistemas. A plataforma pode correr na infraestrutura da organização ou na da Engibots e, quando os requisitos de segurança o exigem, também o modelo de inteligência artificial pode ficar na infraestrutura da organização.
Um bom ponto de partida é desenhar a matriz para três áreas de dados e dois perfis, testá-la durante um mês e só depois alargá-la. A equipa ganha autonomia para perguntar, e a direção sabe exatamente quem vê o quê.
Perguntas frequentes
O que é uma matriz de acessos aos dados?
É uma tabela que cruza as áreas de dados da empresa com os perfis de quem as consulta e indica, para cada combinação, se o acesso é permitido. Serve para tomar as decisões de acesso uma vez e por escrito, em vez de caso a caso.
É melhor dar acesso por pessoa ou por função?
Por função. Os perfis definidos por função acompanham as mudanças na equipa, e quando alguém muda de funções basta mudar-lhe o perfil.
Qual é a diferença entre controlar o acesso por tabela e por linha?
Por tabela decide-se que áreas de dados cada perfil consulta, por exemplo vendas sim e salários não. Por linha decide-se que registos de uma tabela cada pessoa vê, por exemplo só os seus clientes. São níveis diferentes, e convém confirmar qual deles a ferramenta aplica.
O que deve acontecer quando alguém pergunta sobre dados a que não tem acesso?
A pergunta deve ser recusada de imediato, sem mostrar nem deixar adivinhar a informação reservada, e o pedido deve ficar registado.
O EngiAnalytics guarda os dados devolvidos nas respostas?
Não. Todas as perguntas ficam registadas, com quem perguntou, a fonte, a consulta executada, o número de linhas devolvidas, a duração e o desfecho, mas os dados devolvidos não ficam guardados.