Para comparar os dados de várias empresas do mesmo grupo não é obrigatório juntar tudo num data warehouse. Quando cada empresa tem a sua base de dados, é possível fazer a mesma pergunta a todas, ver as respostas lado a lado e só depois decidir se vale a pena consolidar. O que decide a qualidade da comparação são as definições comuns dos indicadores, mais do que a tecnologia escolhida.
Muitos grupos portugueses cresceram por aquisição ou pela criação de novas sociedades, e cada empresa ficou com o seu sistema, os seus códigos e a sua forma de contar. Na prática, a comparação mensal entre empresas é montada numa folha de cálculo pela equipa financeira, chega dias depois do fecho e responde só às perguntas que alguém previu. Este artigo mostra os caminhos possíveis, o que é preciso alinhar antes de comparar e como escolher uma ferramenta.
Uma nota antes de começar. Aqui fala-se da comparação para gestão, a que serve à direção para perceber que empresa vende mais, onde a margem desce ou que equipa recebe mais depressa. A consolidação de contas exigida por lei é outro processo, com regras próprias, e continua a passar pela contabilidade.
Porque é difícil comparar as empresas de um grupo?
A dificuldade raramente está em chegar aos dados. Está em garantir que os números de uma empresa medem o mesmo que os números da outra.
- Sistemas diferentes. Uma empresa usa um ERP, a outra uma versão diferente do mesmo ERP, a terceira uma aplicação própria. As tabelas e os campos não coincidem.
- Códigos diferentes. O mesmo cliente ou o mesmo artigo tem um código em cada empresa, e os centros de custo foram desenhados por pessoas diferentes.
- Definições diferentes. «Vendas» pode ser faturação com ou sem notas de crédito, contada pela data da fatura ou pela data da encomenda.
- Calendários e moedas. Empresas noutros países podem ter anos fiscais ou moedas diferentes.
- Acessos. A direção do grupo vê tudo, mas a direção de cada empresa não precisa de ver os dados das outras.
Que caminhos existem para comparar os dados?
Há três caminhos habituais. Não são exclusivos, e muitos grupos usam mais do que um.
| Caminho | Como funciona | Quando faz sentido | Principal limitação |
|---|---|---|---|
| Exportar e juntar numa folha de cálculo | Cada empresa exporta os dados e alguém os junta à mão | Poucos indicadores, uma vez por mês | Lento, sujeito a erros de cópia e a versões diferentes do mesmo ficheiro |
| Data warehouse ou modelo de BI consolidado | Os dados são copiados para um repositório comum, com regras de harmonização | Muitos indicadores estáveis e uma equipa de dados para os manter | Projeto longo, e cada pergunta nova pode exigir alterações ao modelo |
| A mesma pergunta a cada base de dados | A pergunta corre em cada fonte e as respostas aparecem lado a lado | Perguntas novas, exploração, e antes de decidir o que consolidar | Exige estruturas semelhantes ou definições alinhadas, e não resolve códigos diferentes |
O terceiro caminho é o mais recente e o menos conhecido. Não substitui um data warehouse quando o grupo precisa de um, mas permite começar a comparar sem esperar por ele e ajuda a perceber que indicadores merecem ser consolidados.
Como funciona fazer a mesma pergunta a várias bases de dados?
Uma ferramenta de análise conversacional traduz uma pergunta escrita em linguagem natural numa consulta à base de dados, executa-a e apresenta o resultado. Com várias fontes ligadas, a mesma pergunta é traduzida e executada em cada uma delas.
- A pergunta é escrita uma vez. Por exemplo, «qual foi a margem bruta por mês nos últimos seis meses?».
- Cada fonte responde por si. A consulta é preparada para a estrutura de cada base de dados, e cada uma devolve o seu resultado.
- As respostas juntam-se quando são comparáveis. Se os resultados têm as mesmas colunas, podem reunir-se numa só tabela e num só gráfico, com uma linha por fonte.
- Quem lê confirma o que foi medido. Antes de tirar conclusões, vale a pena abrir a consulta de cada fonte e ver se mediu o mesmo.
Imagine um grupo com três empresas de distribuição, cada uma com a sua base de dados. A pergunta sobre a margem bruta mensal corre nas três e devolve uma tabela com uma linha por empresa e por mês, e um gráfico com uma linha por empresa. Se uma das linhas estiver muito acima das outras, o primeiro passo é confirmar a consulta dessa empresa. Pode ser uma diferença real, ou pode ser que a margem dessa empresa esteja calculada sobre o custo padrão e a das outras sobre o custo real.
Este cuidado é o mesmo que se deve ter com qualquer resposta de IA sobre dados. Escrevemos sobre isso em como verificar as respostas de uma IA sobre os dados da empresa.
Que definições é preciso alinhar antes de comparar?
Uma página com as definições dos indicadores principais evita a maior parte das discussões sobre números. Estas são as que mais vezes variam entre empresas do mesmo grupo.
- Vendas. Com ou sem IVA, com ou sem notas de crédito, pela data da fatura ou da encomenda.
- Margem. Sobre o custo padrão ou sobre o custo real, com ou sem custos de transporte.
- Cliente ativo. Quem comprou nos últimos 3, 6 ou 12 meses.
- Prazo médio de recebimento. Calculado sobre o saldo do fim do mês ou sobre a média do período.
- Período. Mês civil ou mês fiscal, e a data a partir da qual um mês se considera fechado.
- Moeda. A moeda de reporte e a taxa de câmbio usada, quando há empresas fora da zona euro.
Não é preciso que todas as empresas mudem a forma como trabalham. Basta que, para cada indicador comparado, fique escrito como se calcula em cada uma.
Como escolher uma ferramenta para comparar as empresas do grupo?
Estes critérios ajudam a separar uma demonstração bem feita de uma ferramenta que serve o dia a dia de um grupo.
- Liga-se aos sistemas que já existem. Confirme que motores de base de dados e que formatos de ficheiro são suportados, e se é preciso migrar alguma coisa.
- Faz a mesma pergunta a várias fontes. E mostra o resultado de cada uma em separado, e não só o total.
- Mostra a consulta executada em cada fonte. Sem isso, não há forma de confirmar que duas empresas foram medidas da mesma maneira.
- Controla o acesso por pessoa e por tabela. A direção de uma empresa deve poder perguntar sobre a sua empresa sem ver os dados reservados das outras.
- Regista quem perguntou o quê. Para saber de onde veio cada número apresentado numa reunião.
- Funciona nas línguas das equipas. Importante quando o grupo tem empresas noutros países.
- Exporta o resultado. Em tabela, em gráfico e em relatório, para levar à reunião de direção.
Como o EngiAnalytics compara várias fontes?
No EngiAnalytics, a plataforma de análise de dados conversacional da Engibots, com várias bases de dados ligadas, a mesma pergunta pode ser feita a todas de uma vez, até cinco. Cada uma responde por si e, quando as respostas têm as mesmas colunas, reúnem-se numa só tabela e num só gráfico, com uma linha por fonte.
O EngiAnalytics liga-se a bases de dados MySQL e PostgreSQL, incluindo as de ERP e CRM que corram nesses motores, e a ficheiros CSV e Excel, sem migração nem substituição de sistemas. A consulta SQL que deu origem a cada resposta pode ser aberta e copiada, ao lado da tabela com os dados devolvidos. Perfis de acesso definem, tabela a tabela, o que cada pessoa pode consultar, e todas as perguntas ficam registadas, com quem perguntou, a fonte, a consulta executada e o desfecho. As perguntas e as respostas podem ser em português, espanhol ou inglês, e os resultados exportam-se em CSV, imagem ou PDF.
Um bom ponto de partida é escolher três indicadores, escrever a definição de cada um e fazer a mesma pergunta às empresas do grupo. Se as respostas forem comparáveis, a direção ganha uma leitura que antes dependia da folha de cálculo do fim do mês. Se não forem, fica a saber exatamente onde as definições divergem, o que já é meio caminho para qualquer projeto de consolidação.
Perguntas frequentes
É preciso um data warehouse para comparar as empresas do grupo?
Não necessariamente. Para perguntas novas e comparações pontuais, fazer a mesma pergunta a cada base de dados é suficiente. Um data warehouse compensa quando há muitos indicadores estáveis e uma equipa para o manter.
Qual é a diferença entre comparar empresas e consolidar contas?
A consolidação de contas é um processo contabilístico com regras próprias. A comparação para gestão põe os indicadores de cada empresa lado a lado para a direção decidir, e não substitui a consolidação.
O que acontece se as empresas usarem sistemas diferentes?
A pergunta pode ser a mesma, mas a consulta é diferente em cada fonte. Por isso é importante ver a consulta executada em cada uma e confirmar que mede o mesmo.
Como evitar que cada empresa veja os dados das outras?
Com perfis de acesso definidos por pessoa e por tabela. Uma pergunta fora desse âmbito deve ser recusada sem expor a informação reservada.
Quantas bases de dados o EngiAnalytics compara numa só pergunta?
Até cinco. Cada uma responde por si e, quando as respostas têm as mesmas colunas, reúnem-se numa só tabela e num só gráfico, com uma linha por fonte.