Un equipo tiene capacidad para un nuevo proyecto cuando las horas disponibles en el periodo, una vez descontadas las vacaciones, las ausencias, el tiempo interno y el trabajo ya comprometido, cubren las horas que el proyecto va a exigir. Si esa holgura no es suficiente, las alternativas son retrasar el inicio, reducir el alcance o reforzar el equipo. El cálculo se hace en horas, por persona y por semana, y solo es fiable cuando parte de horas realmente registradas.
En las pymes de servicios, la decisión de aceptar un proyecto se toma a menudo por la intuición de quien lo vende. La dirección sabe que el equipo «está a tope», pero no sabe cuánto, y solo percibe el problema cuando los plazos empiezan a retrasarse o cuando las horas extraordinarias se vuelven rutina. Un cálculo sencillo de capacidad, hecho antes de confirmar el proyecto al cliente, evita la mayoría de estas situaciones.
¿Qué es la capacidad de un equipo?
La capacidad de un equipo es el número de horas que las personas pueden dedicar a trabajo de clientes en un periodo definido, normalmente una semana, un mes o un trimestre. Conviene distinguir cuatro conceptos desde el principio.
- Capacidad bruta. Las horas contractuales del periodo, es decir, el número de personas multiplicado por los días laborables y por las horas de cada día.
- Capacidad neta. La capacidad bruta sin las vacaciones, las ausencias, los festivos y el tiempo interno, como reuniones, formación, propuestas comerciales y gestión.
- Carga comprometida. Las horas ya planificadas para los proyectos en curso y para los proyectos adjudicados que todavía no han empezado.
- Holgura. La diferencia entre la capacidad neta y la carga comprometida. Es la cifra que indica si un nuevo proyecto cabe.
La tasa de ocupación une ambos lados y mide la parte de la capacidad neta que ya está comprometida con proyectos de clientes. Un equipo con una ocupación cercana al 100 por ciento no es más eficiente. Se queda sin holgura para imprevistos, y cualquier petición urgente de un cliente retrasa el trabajo de otro.
Cómo calcular las horas disponibles, paso a paso
- Elegir el periodo y la unidad. Para decidir sobre un proyecto nuevo, la lectura más útil es la de las semanas en las que se va a desarrollar, persona a persona, y no una media anual del equipo.
- Calcular la capacidad bruta. Los días laborables del periodo multiplicados por las horas diarias de cada persona, teniendo en cuenta a quien trabaja a tiempo parcial.
- Descontar los festivos y las ausencias previstas. Festivos nacionales, autonómicos y locales, vacaciones aprobadas, formaciones y otras ausencias ya conocidas. En España, el Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año, y en Portugal el Código del Trabajo prevé un mínimo de 22 días laborables, lo que pesa mucho en los meses de verano y en diciembre.
- Descontar el tiempo interno. Reuniones de equipo, gestión, propuestas comerciales, formación y apoyo a compañeros. La cifra más segura es la que muestran las horas registradas en los últimos meses, y no un porcentaje elegido a ojo.
- Sumar la carga comprometida. Las horas que faltan en los proyectos en curso, por persona y por semana, y las de los proyectos ya adjudicados que aún no han arrancado.
- Comparar la holgura con el nuevo proyecto. La estimación del nuevo proyecto, también en horas y por perfil, frente a la holgura de las personas que pueden ejecutarlo.
El paso que falla con más frecuencia es el cuarto. Sin horas registradas, el tiempo interno casi siempre se subestima, y la capacidad calculada queda por encima de la real.
¿Qué criterios deciden si un nuevo proyecto cabe?
Las horas totales son la primera condición, pero no la única. Antes de confirmar un proyecto al cliente, conviene revisar cinco criterios.
- Horas por perfil, y no solo en total. Una holgura de 100 horas en el equipo no sirve si el proyecto requiere 80 horas de una competencia que solo tienen dos personas y esas dos personas están ocupadas.
- Calendario. Las vacaciones y las ausencias caen en semanas concretas. Un proyecto que cabe en el trimestre puede no caber en el mes en el que tiene que arrancar.
- Holgura para imprevistos. Peticiones de clientes, correcciones y urgencias llegan todas las semanas. Planificar el equipo al 100 por ciento de la capacidad neta es garantizar retrasos.
- Ritmo real del equipo. La velocidad con la que el equipo cierra tareas en proyectos similares dice más sobre el esfuerzo necesario que la estimación hecha durante la venta.
- Valor facturable. Cuando la capacidad escasea, la pregunta pasa a ser cuál de los proyectos posibles justifica las horas disponibles, en función de la tarifa y de las horas previstas.
Un ejemplo práctico en una consultora de seis personas
Imagine una consultora con seis consultores a tiempo completo, con ocho horas de trabajo al día, que recibe una petición para un proyecto de 160 horas en las próximas cuatro semanas. En ese periodo hay 20 días laborables y ningún festivo.
| Paso | Cálculo | Horas |
|---|---|---|
| Capacidad bruta | 6 personas × 20 días × 8 horas | 960 |
| Vacaciones previstas | Una persona ausente durante 10 días laborables | 80 |
| Capacidad sin vacaciones | 960 menos 80 | 880 |
| Tiempo interno | 20 por ciento, según las horas registradas en los últimos meses | 176 |
| Capacidad neta | 880 menos 176 | 704 |
| Carga comprometida | Proyectos en curso y proyectos adjudicados | 610 |
| Holgura | 704 menos 610 | 94 |
En este ejemplo, la holgura de 94 horas no cubre las 160 horas del proyecto. La ocupación ya está en el 87 por ciento de la capacidad neta, 610 horas de 704, y aceptar el proyecto tal como se ha pedido llevaría al equipo por encima del 100 por ciento.
La decisión no tiene por qué ser un rechazo. La consultora puede proponer el inicio dos semanas más tarde, cuando termina uno de los proyectos en curso, o dividir el trabajo en dos fases, de modo que la primera quepa en las 94 horas libres. La diferencia es que la propuesta al cliente pasa a tener fechas que el equipo puede cumplir.
¿Qué errores hacen que la planificación sea poco fiable?
- Planificar con horas estimadas que nunca se registran. Sin registro de horas, no hay forma de saber cuánto tiempo interno consume el equipo ni cuántas horas gastan de verdad los proyectos.
- Llevar las vacaciones en una hoja aparte. Quien planifica los proyectos no ve las ausencias aprobadas, y el calendario de vacaciones y el plan de los proyectos acaban por contradecirse.
- Mirar solo el total del equipo. La media oculta a las personas sobrecargadas, que son precisamente las que acaban retrasando el proyecto.
- Olvidar el trabajo que todavía no ha empezado. Los proyectos adjudicados pero pendientes de arrancar ya ocupan capacidad y deben entrar en la carga comprometida.
- Actualizar el plan una vez al mes. La carga cambia cada semana, y un plan revisado solo al cierre del mes llega tarde para decidir.
Cómo reúne Engi360 las horas, las ausencias y la carga del equipo
Engi360 es la plataforma de gestión operativa de Engibots para equipos que facturan horas o gestionan proyectos para clientes. Reúne en una sola plataforma, y con los mismos datos, las piezas que necesita este cálculo.
- Horas por tarea. Cada persona registra sus horas en la cuadrícula semanal de su portal, con validación, sugerencias de la IA y alarmas de horas pendientes, lo que muestra en qué ha empleado realmente el tiempo el equipo.
- Vacaciones y ausencias con calendario. Cada persona lo solicita en su portal, el responsable lo aprueba, y el calendario y los saldos quedan al día, a la vista de quien planifica los proyectos.
- Panel de velocidad y carga. Los proyectos y las tareas, con kanban, sprints y campos personalizados, incluyen un panel de velocidad y carga.
- Valor facturable antes del cierre. La tarifa por proyecto, la carga del equipo y el valor facturable de cada proyecto quedan a la vista antes del cierre del mes.
- Asistente de IA. El asistente de IA analiza la operación a partir de los mismos datos.
El plan Free cuesta 0 euros, con todo el equipo durante los primeros 14 días y después hasta 3 usuarios, sin tarjeta de crédito, e incluye los módulos base, entre ellos Horas, Vacaciones y ausencias, Proyectos y tareas y Tiempo y equipo. El plan Professional cuesta 7 euros por usuario y mes con facturación anual. Como las mismas horas registradas sirven después para facturar, el artículo sobre prefacturación de horas explica el paso siguiente, del timesheet a la prefactura.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la capacidad de un equipo?
Es el número de horas que las personas pueden dedicar a trabajo de clientes en un periodo definido, una vez descontadas las vacaciones, las ausencias, los festivos y el tiempo interno.
¿Cómo se calcula la tasa de ocupación del equipo?
Se divide la carga comprometida, en horas, entre la capacidad neta del mismo periodo. Un equipo con 610 horas comprometidas de 704 disponibles tiene una ocupación de aproximadamente el 87 por ciento.
¿Qué tasa de ocupación es saludable en una empresa de servicios?
No hay una cifra única, pero conviene dejar siempre holgura para peticiones urgentes, correcciones e imprevistos. La referencia más fiable es la del propio equipo, medida con las horas registradas en los últimos meses.
¿Con qué frecuencia conviene revisar la capacidad del equipo?
Cada semana, para las semanas siguientes, y siempre antes de confirmar un nuevo proyecto al cliente. Una revisión hecha solo al cierre del mes llega tarde para cambiar fechas.
¿Engi360 ayuda a ver la capacidad del equipo?
Engi360 reúne en la misma plataforma las horas registradas por tarea, el calendario de vacaciones y ausencias con aprobaciones y el panel de velocidad y carga de los proyectos. El plan Free incluye los módulos base, como Horas, Vacaciones y ausencias y Proyectos y tareas.