Para preparar o relatório mensal de gestão sem passar dias no Excel, defina primeiro as perguntas a que ele responde, ligue-o aos dados de origem em vez de exportações copiadas à mão e separe o que se repete todos os meses, que vai para um painel, do que muda de mês para mês, que se pergunta no momento. O tempo passa da recolha de dados para a leitura dos números.
Um relatório mensal de gestão é o documento que resume, para a direção ou para os sócios, como correu o mês nas vendas, na operação e nas finanças, comparado com o mês anterior, com o mesmo mês do ano passado e com o que estava previsto. Em muitas PME, quem o prepara gasta a maior parte do tempo a juntar ficheiros e muito pouco a ler o que eles dizem. Este artigo mostra o que deve ter, onde se perde o tempo e como organizar a preparação de outra forma.
Porque é que o relatório mensal demora dias a preparar?
O circuito é parecido de empresa para empresa. No início do mês, alguém do financeiro ou da direção pede exportações ao programa de faturação, ao ERP e às folhas de cálculo de cada área. Copia os valores para um ficheiro mestre, atualiza fórmulas e gráficos, corrige as linhas que mudaram de lugar e envia o resultado por email. A análise propriamente dita fica para a última hora.
Há três razões habituais para isto acontecer.
- Os dados chegam por cópia. Cada exportação é uma fotografia do sistema num momento, e um ficheiro desatualizado passa sem ninguém notar.
- O relatório cresceu sem critério. Cada pedido da direção acrescentou um separador, e ninguém retirou os que deixaram de ser lidos.
- As perguntas novas não cabem no modelo. Quando o diretor-geral pergunta porque caíram as vendas numa região, a resposta exige uma extração nova e chega na semana seguinte.
O que deve ter um relatório mensal de gestão?
Não há um modelo único, e o conteúdo deve partir das prioridades da empresa. Ainda assim, a maior parte dos relatórios de uma PME cabe em quatro blocos, cada um com poucas perguntas.
| Bloco | Perguntas típicas |
|---|---|
| Vendas | Quanto se faturou no mês, face ao mês anterior e ao mesmo mês do ano passado? Que clientes e que produtos explicam a diferença? |
| Clientes e recebimentos | Quanto está por receber e há quanto tempo? Que clientes atrasaram pagamentos? |
| Custos e compras | Que rubricas de custo subiram mais do que as vendas? Que fornecedores pesam mais? |
| Operação | Quantas encomendas foram entregues dentro do prazo? Há stock parado ou atrasos que se repetem? |
Para cada bloco, três a cinco indicadores chegam. Mais do que isso e o relatório volta a ser uma coleção de tabelas que ninguém lê até ao fim. O artigo sobre que indicadores deve uma PME acompanhar ajuda a fazer esta escolha.
Há também duas regras de forma que poupam discussões. A primeira é escrever, numa frase, a definição de cada indicador (o que conta como venda, a que data se reporta, se inclui ou não IVA). A segunda é pôr sempre o valor ao lado de uma comparação, porque um número isolado não diz se o mês correu bem ou mal.
Como responder às perguntas da direção sem pedir extrações?
A maior parte do tempo do relatório não se gasta nos números que se repetem, mas nas perguntas que aparecem quando alguém os lê. É aqui que a análise de dados conversacional muda o processo. Análise de dados conversacional é a forma de consultar os dados escrevendo a pergunta como se faria a um colega, sem SQL, e de receber a resposta calculada a partir das tabelas de origem.
No EngiAnalytics, quem analisa escreve, por exemplo, «quanto faturámos por região este mês e no mesmo mês do ano passado?» e recebe a resposta em segundos, no formato mais adequado, em gráfico, texto ou tabela. Quando a pergunta o justifica, a resposta chega em vários gráficos de uma só vez. Para o relatório mensal, quatro pormenores contam.
- Cada resposta explica-se. Uma frase em linguagem natural diz o que a consulta devolve e, se essa frase citar um número que não está nos dados devolvidos, o leitor é avisado. Para uma leitura dos números, quem analisa pode pedir a análise do resultado.
- A origem fica à vista. A consulta SQL que deu origem à resposta pode ser aberta e copiada, ao lado da tabela com os dados. Quem conhece os dados confirma se foi usada a definição combinada.
- O resultado segue pronto. Os dados exportam-se em CSV, o gráfico em imagem e o relatório completo em PDF, com apresentação cuidada e pronto a seguir para quem decide.
- Os dados não mudam de sítio. O EngiAnalytics liga-se a bases de dados MySQL e PostgreSQL, incluindo as de ERP e CRM que corram nesses motores, e a ficheiros Excel e CSV, sem migração nem substituição de sistemas.
Uma resposta gerada por IA continua a ser uma resposta que deve ser conferida, sobretudo quando vai para a direção. O artigo sobre como verificar as respostas de uma IA sobre os dados da empresa descreve os cuidados a ter.
Que parte do relatório deve passar para um painel?
Tudo o que se repete todos os meses, com a mesma definição, não precisa de ser refeito à mão. Deve estar num painel que se abre na véspera da reunião com os dados já atualizados. O relatório escrito fica para o comentário, as causas e as decisões.
No EngiAnalytics, cada pessoa reúne os seus relatórios num painel próprio, que pode partilhar. Os indicadores mostram variação e tendência, com dados atualizados a cada abertura. Há três funcionalidades que ajudam a montar o painel do relatório mensal.
- Indicadores propostos pelo produto. O EngiAnalytics identifica as áreas de negócio presentes nos dados e propõe indicadores para cada uma. Só apresenta o que verificou nos dados reais, e basta aceitar uma proposta para o indicador passar a ser acompanhado desde o primeiro dia.
- A direção de cada indicador. Quem cria um indicador pode dizer se subir é bom ou mau. Com essa indicação, o Resumo assinala a evolução como positiva ou negativa. Sem ela, descreve a variação sem a julgar. Num prazo médio de recebimentos ou numa rubrica de custos, subir é mau, e o painel deve mostrá-lo assim.
- Perfis de utilização. Há três perfis, Administrador, Analista e Consulta. Quem só consulta abre os relatórios e os painéis já guardados, o que serve bem os sócios que querem ver os números sem preparar nada.
Um exemplo prático
Imagine uma empresa de distribuição com 30 pessoas, em que o diretor financeiro gasta os primeiros quatro dias úteis de cada mês a preparar um relatório de 18 separadores para a reunião de sócios. Os dados vêm do programa de faturação, numa base de dados PostgreSQL, e de duas folhas de cálculo mantidas pela logística.
A mudança faz-se em quatro passos.
- A direção escolhe as perguntas que interessam em cada bloco e reduz o relatório a doze indicadores, cada um com a sua definição escrita numa frase.
- Os indicadores que se repetem passam para um painel partilhado, com a direção de cada um marcada, para que a evolução apareça logo como positiva ou negativa.
- Na semana da reunião, o diretor financeiro abre o painel, escreve as perguntas que os números levantam e confere a consulta de cada resposta que vai citar.
- O relatório que segue para os sócios tem o painel, duas ou três respostas exportadas em PDF e um parágrafo por bloco com as causas e as decisões propostas.
O objetivo não é eliminar o relatório. É inverter o uso do tempo, para que a maior parte vá para perceber o mês e decidir o seguinte, e não para copiar valores entre ficheiros.
Por onde começar?
Pegue no último relatório mensal e marque, separador a separador, o que foi realmente lido na reunião. O que ninguém leu sai. O que se repete com a mesma definição passa para um painel. O que gerou perguntas novas é o sinal de que essas perguntas devem poder ser feitas no momento, sem esperar por uma extração.
Depois, confirme onde estão os dados de cada indicador e se essa fonte é a mesma todos os meses. Um relatório preparado sobre a fonte certa, com definições escritas e poucas perguntas bem escolhidas, demora menos a fazer e tem mais hipóteses de mudar decisões.
Perguntas frequentes
O que é um relatório mensal de gestão?
É o documento que resume, para a direção ou para os sócios, como correu o mês nas vendas, na operação e nas finanças, com comparações com o mês anterior, com o mesmo mês do ano passado e com o previsto.
Quantos indicadores deve ter um relatório mensal de gestão?
Na maior parte das PME, três a cinco por área chegam. O relatório deve responder às perguntas que a direção usa para decidir, e não reunir todas as tabelas disponíveis.
É preciso saber SQL para preparar o relatório no EngiAnalytics?
Não. As perguntas escrevem-se em linguagem natural. A consulta SQL que deu origem a cada resposta pode ser aberta e copiada por quem quiser confirmar a origem dos números.
O relatório pode ser exportado para enviar aos sócios?
Sim. No EngiAnalytics, os dados exportam-se em CSV, o gráfico em imagem e o relatório completo em PDF, com apresentação cuidada e pronto a seguir para quem decide.
O EngiAnalytics funciona com os dados do ERP?
Liga-se a bases de dados MySQL e PostgreSQL, incluindo as de ERP e CRM que corram nesses motores, e a ficheiros Excel e CSV, sem migração nem substituição de sistemas.
Os sócios podem ver o painel sem prepararem nada?
Sim. Quem tem o perfil Consulta abre os relatórios e os painéis já guardados. Os painéis são de cada pessoa e podem ser partilhados.