Para comparar los datos de varias empresas del mismo grupo no es obligatorio reunirlo todo en un data warehouse. Cuando cada empresa tiene su propia base de datos, se puede hacer la misma pregunta a todas, ver las respuestas una junto a otra y solo después decidir si merece la pena consolidar. Lo que determina la calidad de la comparación son las definiciones comunes de los indicadores, más que la tecnología elegida.
Muchos grupos han crecido por adquisiciones o con la creación de nuevas sociedades, y cada empresa se quedó con su sistema, sus códigos y su manera de contar. En la práctica, la comparación mensual entre empresas la monta el equipo financiero en una hoja de cálculo, llega días después del cierre y responde solo a las preguntas que alguien previó. Este artículo repasa los caminos posibles, lo que hay que acordar antes de comparar y cómo elegir una herramienta.
Una aclaración antes de empezar. Aquí se habla de la comparación para la gestión, la que permite a la dirección saber qué empresa vende más, dónde baja el margen o qué equipo cobra antes. La consolidación de cuentas exigida por ley es otro proceso, con reglas propias, y sigue siendo tarea de contabilidad.
¿Por qué es difícil comparar las empresas de un grupo?
La dificultad rara vez está en llegar a los datos. Está en asegurar que las cifras de una empresa miden lo mismo que las de otra.
- Sistemas distintos. Una empresa usa un ERP, otra una versión distinta del mismo ERP, la tercera una aplicación propia. Las tablas y los campos no coinciden.
- Códigos distintos. El mismo cliente o el mismo artículo tiene un código en cada empresa, y los centros de coste los diseñaron personas distintas.
- Definiciones distintas. «Ventas» puede ser facturación con o sin abonos, contada por la fecha de la factura o por la del pedido.
- Calendarios y monedas. Las empresas de otros países pueden tener ejercicios fiscales o monedas distintas.
- Accesos. La dirección del grupo lo ve todo, pero la dirección de cada empresa no necesita ver los datos de las demás.
¿Qué caminos existen para comparar los datos?
Hay tres caminos habituales. No se excluyen, y muchos grupos usan más de uno.
| Camino | Cómo funciona | Cuándo tiene sentido | Principal limitación |
|---|---|---|---|
| Exportar y juntar en una hoja de cálculo | Cada empresa exporta sus datos y alguien los junta a mano | Pocos indicadores, una vez al mes | Lento, con riesgo de errores al copiar y de versiones distintas del mismo archivo |
| Data warehouse o modelo de BI consolidado | Los datos se copian a un repositorio común, con reglas de armonización | Muchos indicadores estables y un equipo de datos que los mantenga | Proyecto largo, y cada pregunta nueva puede exigir cambios en el modelo |
| La misma pregunta a cada base de datos | La pregunta se ejecuta en cada fuente y las respuestas aparecen una junto a otra | Preguntas nuevas, exploración, y antes de decidir qué consolidar | Exige estructuras parecidas o definiciones alineadas, y no resuelve códigos distintos |
El tercer camino es el más reciente y el menos conocido. No sustituye a un data warehouse cuando el grupo lo necesita, pero permite empezar a comparar sin esperarlo y ayuda a ver qué indicadores merece la pena consolidar.
¿Cómo funciona hacer la misma pregunta a varias bases de datos?
Una herramienta de análisis conversacional traduce una pregunta escrita en lenguaje natural en una consulta a la base de datos, la ejecuta y presenta el resultado. Con varias fuentes conectadas, la misma pregunta se traduce y se ejecuta en cada una de ellas.
- La pregunta se escribe una sola vez. Por ejemplo, «¿cuál fue el margen bruto por mes en los últimos seis meses?».
- Cada fuente responde por separado. La consulta se prepara para la estructura de cada base de datos, y cada una devuelve su resultado.
- Las respuestas se reúnen cuando son comparables. Si los resultados tienen las mismas columnas, pueden juntarse en una sola tabla y un solo gráfico, con una línea por fuente.
- Quien lee confirma lo que se ha medido. Antes de sacar conclusiones, conviene abrir la consulta de cada fuente y comprobar que midió lo mismo.
Imagine un grupo con tres empresas de distribución, cada una con su base de datos. La pregunta sobre el margen bruto mensual se ejecuta en las tres y devuelve una tabla con una fila por empresa y por mes, y un gráfico con una línea por empresa. Si una de las líneas está muy por encima de las demás, el primer paso es revisar la consulta de esa empresa. Puede ser una diferencia real, o puede que el margen de esa empresa se calcule sobre el coste estándar y el de las demás sobre el coste real.
Es el mismo cuidado que conviene tener con cualquier respuesta de IA sobre datos. Lo explicamos en cómo verificar las respuestas de una IA sobre los datos de la empresa.
¿Qué definiciones hay que alinear antes de comparar?
Una página con las definiciones de los indicadores principales evita la mayoría de las discusiones sobre cifras. Estas son las que más varían entre empresas del mismo grupo.
- Ventas. Con o sin IVA, con o sin abonos, por la fecha de la factura o la del pedido.
- Margen. Sobre el coste estándar o sobre el coste real, con o sin portes.
- Cliente activo. Quien compró en los últimos 3, 6 o 12 meses.
- Periodo medio de cobro. Calculado sobre el saldo de fin de mes o sobre la media del periodo.
- Periodo. Mes natural o mes fiscal, y la fecha a partir de la cual un mes se da por cerrado.
- Moneda. La moneda de reporte y el tipo de cambio utilizado, cuando hay empresas fuera de la zona euro.
No hace falta que todas las empresas cambien su forma de trabajar. Basta con que, para cada indicador que se compara, quede escrito cómo se calcula en cada una.
¿Cómo elegir una herramienta para comparar las empresas del grupo?
Estos criterios ayudan a distinguir una demostración bien hecha de una herramienta que sirve al día a día de un grupo.
- Se conecta a los sistemas que ya existen. Compruebe qué motores de base de datos y qué formatos de archivo admite, y si hay que migrar algo.
- Hace la misma pregunta a varias fuentes. Y muestra el resultado de cada una por separado, no solo el total.
- Muestra la consulta ejecutada en cada fuente. Sin eso, no hay forma de confirmar que dos empresas se midieron de la misma manera.
- Controla el acceso por persona y por tabla. La dirección de una empresa debe poder preguntar por su empresa sin ver los datos reservados de las demás.
- Registra quién preguntó qué. Para saber de dónde salió cada cifra presentada en una reunión.
- Funciona en los idiomas de los equipos. Importante cuando el grupo tiene empresas en otros países.
- Exporta el resultado. En tabla, en gráfico y en informe, listo para la reunión de dirección.
¿Cómo compara EngiAnalytics varias fuentes?
En EngiAnalytics, la plataforma de análisis de datos conversacional de Engibots, con varias bases de datos conectadas, la misma pregunta se puede hacer a todas a la vez, hasta cinco. Cada una responde por separado y, cuando las respuestas tienen las mismas columnas, se reúnen en una sola tabla y un solo gráfico, con una línea por fuente.
EngiAnalytics se conecta a bases de datos MySQL y PostgreSQL, incluidas las de ERP y CRM que funcionen sobre esos motores, y a archivos CSV y Excel, sin migración ni sustitución de sistemas. La consulta SQL que originó cada respuesta se puede abrir y copiar, junto a la tabla con los datos devueltos. Los perfiles de acceso definen, tabla a tabla, lo que cada persona puede consultar, y todas las preguntas quedan registradas, con quién preguntó, la fuente, la consulta ejecutada y el resultado. Las preguntas y las respuestas pueden ser en portugués, español o inglés, y los resultados se exportan en CSV, imagen o PDF.
Un buen punto de partida es elegir tres indicadores, escribir la definición de cada uno y hacer la misma pregunta a las empresas del grupo. Si las respuestas son comparables, la dirección gana una lectura que antes dependía de la hoja de cálculo de fin de mes. Si no lo son, sabrá exactamente dónde divergen las definiciones, lo que ya es medio camino para cualquier proyecto de consolidación.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta un data warehouse para comparar las empresas del grupo?
No necesariamente. Para preguntas nuevas y comparaciones puntuales, hacer la misma pregunta a cada base de datos es suficiente. Un data warehouse compensa cuando hay muchos indicadores estables y un equipo que lo mantenga.
¿Qué diferencia hay entre comparar empresas y consolidar cuentas?
La consolidación de cuentas es un proceso contable con reglas propias. La comparación para la gestión pone los indicadores de cada empresa uno junto a otro para que la dirección decida, y no sustituye a la consolidación.
¿Qué pasa si las empresas usan sistemas distintos?
La pregunta puede ser la misma, pero la consulta es distinta en cada fuente. Por eso es importante ver la consulta ejecutada en cada una y confirmar que mide lo mismo.
¿Cómo evitar que cada empresa vea los datos de las demás?
Con perfiles de acceso definidos por persona y por tabla. Una pregunta fuera de ese ámbito debe rechazarse sin exponer la información reservada.
¿Cuántas bases de datos compara EngiAnalytics en una sola pregunta?
Hasta cinco. Cada una responde por separado y, cuando las respuestas tienen las mismas columnas, se reúnen en una sola tabla y un solo gráfico, con una línea por fuente.