No mundo da automação de processos, a chave para o sucesso reside na estrutura. Imagine a sua operação de RPA como uma casa; sem uma base sólida, ela não resistirá às mudanças provenientes do ambiente empresarial.
Qualquer solução digital requer um plano, desmembrando as tarefas necessárias para alcançar um objetivo desejado. A agilidade e a duração do plano dependem da maturidade da solução e dos objetivos definidos. Muitas vezes, as iniciativas de desenvolvimento de software começam com um esboço ou uma prova de conceito, havendo um foco em provar um conceito de forma exploratória e acumulando valiosa experiência.
Uma vez que o conceito está comprovado, é crucial definir um plano de implementação abrangente. Isso inclui considerar várias vertentes, como tarefas, millestones, equipa, riscos, infraestrutura, suporte e utilizadores finais. O planeamento deve abranger uma escala temporal e complexidade mais ampla. Muitas vezes, as soluções são criadas para resolver problemas imediatos, sem considerar as mudanças necessárias no ecossistema tecnológico, operacional e de processos das organizações. A rigidez dessas soluções pode prejudicar a capacidade de se adaptarem a novas necessidades e equipas, aumentando o esforço associado à mudança.
As iniciativas relacionadas com a automação de processos e RPA (Automação de Processos Robóticos), como parte da categoria de software e criação de soluções digitais, não são exceção. Portanto, é necessário definir claramente a arquitetura a ser adotada, considerando que cada ecossistema tecnológico empresarial é único. A própria solução de RPA deve considerar diversos pontos, que podem variar conforme a solução adotada, como o tipo de robôs a serem usados e as máquinas alocadas – assistentes virtuais ou autônomos, a existência e o alojamento da orquestração, incluindo a alocação e gestão de licenças.
Com base na nossa experiência em clientes, enumeramos cinco considerações fundamentais na definição de uma arquitetura para uma solução de RPA:
Segurança
Os requisitos de segurança influenciam a configuração dos robôs e a localização da orquestração/dados. A maioria das soluções pressupõe que os robôs operam na infraestrutura da organização, seja na cloud ou on-premises. No entanto, para organizações de maior escala e dependendo da criticidade dos dados dos processos, o servidor de orquestração pode ser alojado na infraestrutura da organização. Grandes fornecedores de software RPA, como UiPath ou Robocorp, têm os seus servidores alojados em clouds conhecidas e seguras, seguindo elevados padrões de segurança. O controle de acessos e funções deve ser cuidadosamente gerido pelos administradores do Centro de Excelência (CoE) de RPA. Senhas e credenciais devem ser armazenadas de forma segura e encriptadas, em cofres próprios dos orquestradores, e nunca devem ser escritas em logs de execução das automações. Os utilizadores com acesso às máquinas dos robôs devem guardar as senhas em cofres seguros, como o Bitwarden. Recomenda-se uma clara distinção entre robôs, orquestradores e ambientes de desenvolvimento, qualidade, testes e produção. Os dados e sistemas dos ambientes que não são de produção devem ser réplicas fictícias dos dados de produção.
Auditoria
É essencial que a arquitetura de RPA, por meio de soluções e boas práticas de desenvolvimento, permita a produção de registos e logs, que permitam avaliar eventuais situações de inconformidade aplicacional ou execuções em automações. Em operações críticas, devem ser emitidos alertas que permitam uma rápida ação por parte do suporte e do negócio, caso seja necessário. Uma solução que não mantém um registo completo de tudo o que acontece é potencialmente perigosa, uma vez que situações estranhas ou anómalas podem ocorrer em qualquer software, especialmente se este for complexo e extenso. Os mecanismos de auditoria funcionam como uma âncora para retomar o controlo nessas situações, proporcionando uma ação rápida das equipas de suporte.
Escala
É importante compreender a possibilidade de escala e alinhar com os objetivos estratégicos da organização. Se uma organização pretender desenvolver diversas automações novas, com objetivos concretos para o programa de automação, deve existir uma arquitetura e uma solução que permitam expandir a operação automatizada. Isso deve ser acompanhado por modelos e funcionalidades de governança que o suportem. No entanto, uma organização que pretenda apenas algumas automações terá uma solução e arquitetura mais rígida. Na consideração da escala, a pergunta que se impõe é sempre: como se moldará a arquitetura quando se passar de 10 processos para 20, 40 e 80? Será necessário mais máquinas, licenças e developers? O processo de entrega e manutenção terá de ser revisto? É assim importante ter processos e uma solução de base que permitam escalar, sem aumentar exponencialmente os custos, tentando que seja algo linear e que permita algumas economias de escala. No entanto, lidar com a complexidade adicional não será fácil. A nossa recomendação é não escalar sem antes consolidar, não tornando assim um problema maior. Muitas vezes, o esforço gasto em consolidar alimentará um conjunto de conhecimentos e lições aprendidas fundamentais para quando novos problemas surgirem. Outro ponto fundamental é não crescer sem ter visibilidade analítica sobre o programa de automação. O que não se mede não pode ser melhorado, por isso, numa escala maior, ter clareza e representatividade em números favorece uma forma de priorizar quais os pontos que requerem maior atenção.
Integração
Os RPAs, como entidades que interagem frequentemente com plataformas externas, têm uma integração particularmente importante, especialmente quando se considera a escala e a segurança. Portanto, a arquitetura definida deve ter a capacidade de interagir facilmente com os sistemas necessários, como email, bases de dados, Excel, SAP, Salesforce, etc. Essa integração deve ser segura, com protocolos encriptados que não comprometam a integridade desses sistemas. Deve ser feita de forma coesa, permitindo que uma alteração a nível de configuração ou biblioteca possa atualizar todo o conjunto de robôs dependentes dessa mesma integração. Isso é especialmente sensível quando ocorrem alterações nas APIs ou interfaces comuns. Muitas vezes, os programas de automação são geridos sem contemplar a manutenção de uma arquitetura coesa, uniforme e bem planeada. Muitas vezes, o foco está na resolução imediata, sem considerar a solução a longo prazo. Além disso, a existência de documentação técnica e funcional é importante para permitir a integração dos RPAs com outras plataformas e com a organização como um todo.
Contingência
Com a expansão dos programas de automação e à medida que se acumulam sucessos, vem uma grande responsabilidade e um efeito perverso. Parte do negócio passa a ser assegurado pela força de trabalho virtual dos RPAs. Tal como as doenças podem afetar os colaboradores humanos, os colaboradores virtuais podem ser afetados por outras eventualidades que os deixem inoperacionais. Portanto, é essencial preparar um plano de contingência para o caso de as automações não serem executadas no prazo previsto. Como se irá escalar um incidente? Como se intervém? Existem soluções alternativas possíveis para o processo? Quais as perdas e multas potenciais? Quanto mais crítico for o processo e quanto mais restritos forem os Acordos de Nível de Serviço (SLAs), maior será a necessidade de prever uma alternativa. A preparação e o planeamento podem fazer a diferença em situações catastróficas. Por exemplo, a colocação de robôs em diferentes data centers pode ser uma ação simples que pode evitar uma paragem completa. Os cenários de contingência devem sempre ser considerados nos planos de arquitetura, e deve haver uma matriz de cenários por critérios de gravidade para prevenir soluções em potencial.
Em conclusão, ao definir uma arquitetura para uma solução de RPA, é crucial considerar cuidadosamente cinco elementos fundamentais: segurança, auditoria, escala, integração e contingência. A segurança deve ser priorizada, com um rigoroso controle de acessos e o armazenamento seguro de senhas e credenciais. A auditoria é essencial para rastrear atividades e identificar situações de inconformidade. A escalabilidade deve estar alinhada com os objetivos estratégicos da organização, permitindo um crescimento sustentável. A integração deve ser segura e coesa, facilitando a interação com sistemas externos. Por fim, a preparação para contingências é fundamental para garantir a continuidade das operações em caso de falhas. Considerar esses elementos na definição da arquitetura de RPA é essencial para o sucesso e a eficácia das iniciativas de automação de processos.
