Com base na experiência de inúmeros projetos de automação de processos empresariais, observamos que as iniciativas começam frequentemente de forma pequena e desestruturada. À medida que crescem, são estabelecidas estruturas que garantem a sua operacionalidade e crescimento orientado, apoiadas por métricas e sistemas de feedback organizacional.
Entretanto, os caminhos da automação não precisam seguir uma única direção; algumas iniciativas podem alcançar grande sucesso fora desses padrões, assim como podem falhar. Organizações, pessoas e tecnologia são elementos dinâmicos, sujeitos a fatores internos e externos que podem desafiar os planos estratégicos.
A nossa checklist é aplicável a qualquer iniciativa transformativa que envolva tecnologia, com o objetivo de colocar as pessoas no centro da transformação, alinhar o foco nos objetivos organizacionais e ampliar as capacidades através da tecnologia. Esta lista visa estabelecer uma estrutura e direção para maximizar o retorno das iniciativas digitais, minimizando as dificuldades inerentes do seu processo:
- Nivelar o conhecimento e expectativas – Promover workshops e sessões de formação para garantir que todos os stakeholders tenham uma compreensão uniforme das capacidades e limitações do RPA e da IA. Este passo é crucial para alinhar as expectativas e fomentar um compromisso comum em torno dos objetivos do projeto.
- Começar pequeno – Antes de escalar, é fundamental validar a tecnologia e a abordagem com uma prova de conceito (PoC). Escolha um processo que, apesar de simples, possa demonstrar claramente os benefícios da automação. Isso permite ajustar estratégias e ganhar confiança interna antes de investimentos maiores.
- Definição clara dos objetivos e métricas – Definir objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART) para cada projeto de automação. Estabelecer métricas claras não só facilita a avaliação do sucesso, mas também ajuda a manter o projeto focado e alinhado com os objetivos organizacionais.
- Construir estruturas de governança – Desenvolver uma framework de governança que acompanhe a complexidade das iniciativas é essencial. Isso inclui a criação de comitês de supervisão, definição de processos de aprovação de projetos e adoção de ferramentas de gestão adequadas para garantir a qualidade e a conformidade.
- Feedback constante – Instituir mecanismos para a angariação e análise de feedback ao longo de todo o processo de automação. Isso permite a identificação rápida de problemas, ajustes necessários e a otimização contínua das soluções implementadas.
- Estruturar, consolidar, expandir – Após validar a iniciativa com sucesso, é hora de consolidar a estrutura criada, garantindo que esta é robusta o suficiente para suportar escalabilidade. A partir daí, expandir a implementação para outros processos, aplicando as lições aprendidas.
- Humanizar o processo – Assegurar que a automação seja implementada de maneira a valorizar o trabalho humano, potencializando as capacidades dos colaboradores, em vez de substituí-los. Isso envolve realocar recursos para tarefas de maior valor agregado, fomentando uma cultura de inovação e aprendizado contínuo.
- Desenvolver a equipa – Investir na formação e no desenvolvimento de uma equipa multidisciplinar capaz de gerir a complexidade das tecnologias de automação. Isto inclui não apenas habilidades técnicas, mas também capacidades analíticas.
- Celebrar sucessos – Reconhecer e partilhar os marcos alcançados é fundamental para manter a equipe motivada e focada. Celebrar os sucessos reforça a importância do projeto e ajuda a construir um caso sólido para futuras iniciativas de automação.
Adotar RPA e IA é um processo contínuo de aprendizagem e adaptação. Seguindo estes passos, as empresas podem garantir não só a implementação bem-sucedida de iniciativas de automação, mas também a criação de uma base sólida para inovação e crescimento sustentável no futuro.
Ao abraçar as potencialidades do RPA e da IA, a sua empresa pode ultrapassar as limitações operacionais tradicionais, desbloqueando novos horizontes de eficiência e inovação. Na Engibots, somos mais do que fornecedores de soluções tecnológicas avançadas; somos parceiros estratégicos comprometidos em impulsionar o seu sucesso. Com uma abordagem personalizada e um profundo entendimento das nuances de cada negócio, garantimos que cada passo da sua jornada de transformação digital seja calculado para maximizar resultados e minimizar desafios.
