A relação fundamental entre os KPI (Indicadores-Chave de Desempenho) e a Automação de Processos é amplamente reconhecida como essencial para impulsionar a eficiência e o sucesso das organizações. É sabido que aquilo que não se mede dificilmente ou nunca será melhorado, pelo simples facto de não sabermos qual o desvio em relação aos objetivos ou ideais. Nos últimos anos, a temática dos KPI tem sido amplamente explorada e estudada, a teoria e a prática demonstram claramente uma estreita associação entre o estabelecimento e a recolha de métricas essenciais ao negócio e os bons resultados de gestão.
O estabelecimento de metas e objetivos é algo essencial para o sucesso humano. O nosso cérebro é capaz de maximizar os recursos disponíveis quando existe um foco claro e uma necessidade de atingir algo. Seja um objetivo pessoal, como correr uma maratona, ou um objetivo profissional, como entregar um projeto dentro do prazo e com qualidade, é fundamental definir metas claras e mensuráveis. Estabelecer uma meta por si só não é suficiente; é necessário definir um conjunto de iniciativas que nos permitam percorrer o caminho até alcançar o nosso objetivo. Para isso, é fundamental que o objetivo seja claro e objetivo, ou seja, deve existir uma métrica que nos permita perceber quando o objetivo é atingido.
A Automação de Processos, na sua maioria, está associada a um caso de negócio que justifique o investimento a ser feito. Seja pela redução das horas gastas em processos ou pela diminuição do número de erros, o importante é estabelecer uma visão e definir um objetivo, mesmo para uma empresa que esteja a explorar esse tema. Por exemplo, um departamento financeiro pode pretender libertar 500 horas de tarefas repetitivas para robôs, ou processar 1000 faturas por mês sem intervenção humana.
Uma vantagem significativa de se obter métricas está na exposição das fragilidades dos processos, departamentos, empresas, projetos, equipas ou até indivíduos. No entanto, é fundamental medir valores que suportem a execução do objetivo principal, preferencialmente métricas de fácil obtenção regular e automática. Existem algumas métricas base que devem suportar os projetos e programas de automação, como o investimento no levantamento e conceção de novos robôs, o custo do processo sem a aplicação de automação e o custo do processo com automação, tendo em conta a inclusão de eventuais manutenções e suporte à infraestrutura.
É importante considerar que as métricas serão definidas de acordo com a natureza técnica das gestões que delas dependem. Ou seja, as métricas associadas aos programas de automação entregues ao CEO certamente serão diferentes daquelas entregues à equipa de gestão de engenharia, uma vez que os objetivos dessas equipas também são diferentes, focando-se em perspectivas de execução distintas.
As métricas são instrumentos poderosos para impulsionar a melhoria contínua. Ao analisar e acompanhar regularmente os KPIs relacionados à automação de processos, as empresas podem identificar áreas de ineficiência, gargalos e oportunidades de otimização. Essa visibilidade permite tomar medidas corretivas e implementar estratégias mais eficazes, direcionadas para alcançar os objetivos estabelecidos. Além disso, a automação de processos pode contribuir significativamente para a obtenção de resultados tangíveis e mensuráveis. Ao substituir tarefas manuais e repetitivas por soluções automatizadas, é possível reduzir erros, aumentar a produtividade e agilizar os fluxos de trabalho.
No entanto, é fundamental ter em mente que a seleção dos KPIs adequados depende do contexto e dos objetivos específicos de cada organização. É necessário realizar uma análise criteriosa para identificar quais métricas são mais relevantes e alinhadas com a estratégia global da empresa. Além disso, é importante estabelecer metas realistas e acompanhar regularmente o desempenho, de modo a promover uma cultura de responsabilidade e busca constante pela excelência. Assim, a relação entre os KPIs e a automação de processos é de extrema importância para impulsionar a eficiência, a qualidade e o sucesso organizacional. Através do estabelecimento de métricas claras e do monitoramento regular do desempenho, as empresas podem identificar oportunidades de melhoria, maximizar a utilização dos recursos disponíveis e alcançar resultados superiores. A combinação adequada entre a definição de KPIs e a implementação eficaz da automação de processos é um caminho estratégico para impulsionar a competitividade e a sustentabilidade no mundo dos negócios atual.
