O passo que mais determina o sucesso de um projecto de automação não é a tecnologia escolhida, é a escolha do processo. Um bom primeiro caso tem volume elevado, regras claras, poucas excepções e um custo manual mensurável. Começar por aqui gera retorno cedo, reduz o risco e cria confiança para alargar a automação a processos mais complexos. Escolher mal o primeiro caso é a causa mais frequente de projectos que não atingem o retorno esperado.
A decisão que determina o sucesso
Muitas empresas começam pela tecnologia, perguntando que ferramenta adoptar. A ordem correcta é a inversa. Primeiro identifica-se o processo com maior desperdício e melhor perfil para automação, e só depois se escolhe a abordagem, entre integração, automação robótica e inteligência artificial (ver automação com IA vs tradicional). Esta ordem evita investir em soluções à procura de um problema.
Os cinco critérios de selecção
Um processo é um bom candidato a primeiro caso quando reúne:
- Volume: repete-se com frequência. Quanto mais vezes, maior o ganho.
- Regras claras: os passos são previsíveis e a decisão segue critérios definidos.
- Poucas excepções: a maioria dos casos é tratada da mesma forma. Excepções a mais reduzem o benefício.
- Custo manual mensurável: é possível quantificar o tempo e o erro do processo actual.
- Estabilidade: o processo e os sistemas envolvidos mudam pouco, o que torna a automação duradoura.
Uma grelha simples de pontuação
Uma forma prática de comparar processos candidatos é pontuar cada um de 1 a 5 nos cinco critérios e somar. Os processos com pontuação mais alta são os melhores pontos de partida.
| Critério | Processo A | Processo B |
|---|---|---|
| Volume | 5 | 3 |
| Regras claras | 4 | 2 |
| Poucas excepções | 4 | 2 |
| Custo manual | 5 | 3 |
| Estabilidade | 4 | 3 |
| Total | 22 | 13 |
Neste exemplo, o processo A é claramente o melhor candidato a primeiro projecto. A grelha não substitui a análise, mas ajuda a tornar a decisão objectiva e a justificá-la internamente.
Erros comuns a evitar
- Começar pelo processo mais difícil: querer resolver logo o problema mais complexo aumenta o risco e atrasa o retorno.
- Tentar automatizar tudo: o valor está em automatizar o caso normal e encaminhar bem a excepção, não em cobrir todas as variações.
- Ignorar a manutenção: processos instáveis exigem reconfiguração frequente e podem custar mais do que poupam.
- Não medir o ponto de partida: sem dados do processo manual, é impossível demonstrar o retorno depois.
Como medir o retorno
Antes de automatizar, registar o tempo gasto, a frequência e a taxa de erro do processo manual. Depois, comparar com o processo automatizado. O retorno costuma ser positivo quando o processo consome tempo qualificado significativo e é estável (ver como calcular o ROI da automação). Para processos de baixo volume, alternativas mais leves podem ser preferíveis a um projecto completo.
Perguntas frequentes
Qual é o melhor primeiro processo para automatizar?
O que tiver maior volume, regras mais claras, menos excepções e maior custo manual. As tarefas de back office costumam reunir estas características.
Devo automatizar um processo que muda muito?
Em geral, não como primeiro caso. Processos instáveis exigem manutenção frequente. É preferível começar por um estável.
Preciso de uma ferramenta antes de escolher o processo?
Não. Primeiro o processo, depois a abordagem. A ferramenta deve servir o problema, e não o contrário (ver o que é RPA).