Uma questão que nos colocam com frequência é se, após desenvolvermos uma automação para um determinado processo num cliente, podemos facilmente replicá-la para outro. Esta ideia é, na verdade, um equívoco. Apesar de haver certo grau de reaproveitamento tecnológico e de conhecimento, a realidade é mais complexa do que parece.
A Automação de Processos Empresariais (APE) inclui metodologias de consultoria, tanto estratégicas como operacionais, e um conjunto de tecnologias, como RPA e IA, entre outras, que ajudam na implementação e disponibilização de automações. A APE lida com três variáveis nas organizações: pessoas, processos e sistemas. Estas variáveis, por serem dinâmicas, estão sempre a evoluir para responder a desafios internos e externos. Esta capacidade de adaptação é essencial; sem ela, a organização tornar-se-ia um monólito, incapaz de se reajustar para atender às necessidades dos seus clientes.
Vou partilhar como chegámos a esta conclusão. Nos primórdios da automação de processos, enquanto a nossa equipa fundadora avançava em projetos para diversos clientes, notámos que os ERPs frequentemente constituíam o alvo das automações. Surgiu a ideia de padronizar ou criar uma solução automatizada padrão. O resultado? Descobrimos que era necessária uma quantidade de tempo e esforço desproporcional para atingir um nível de padronização insatisfatório.
Essa experiência, juntamente com outras semelhantes, levou-nos a uma profunda reflexão, culminando numa revelação importante. Os ERPs e outros sistemas com os quais as automações interagem são desenhados para serem genéricos, pretendendo cobrir um vasto leque de casos de uso para atender ao máximo de clientes possível dentro de um determinado nicho. Ajustar um sistema genérico às três variáveis — pessoas, processos e sistemas — de uma organização requer um processo de adaptação significativo. Há produtos mais avançados que podem satisfazer necessidades específicas, dependendo do nicho, indústria e contexto operacional. Quando isso não é possível, a personalização do software genérico surge como alternativa, embora com custos elevados. As consultorias especializadas em ERPs, como SAP e SAGE, são um bom exemplo, oferecendo instalação, customização e suporte. Este caso ilustra o ponto, mas a realidade estende-se a outras áreas, como CRM, gestão documental, entre outros.
Perante este cenário e custos inerentes, quem tem preenchido o vazio entre o software genérico e as variáveis dinâmicas das empresas? Precisamente, as pessoas, a primeira variável dinâmica. Seguem-se os processos, a segunda, que ajudam a delimitar, simplificar e padronizar as tarefas em torno desses sistemas. E os demais sistemas, a terceira variável, que trocam dados com outros softwares, completam o quadro. Assim, concluímos que estas três variáveis estão interconectadas e não podem funcionar de forma isolada ou independente. Qualquer alteração numa delas afetará as restantes.
Deste modo, porque não podemos simplesmente reaproveitar uma automação de um cliente para outro? As automações pretendem reduzir a intervenção humana nos processos, ao passo que estas são diferentes entre organizações e que estas influenciam como os processos são operacionalizados, modificados e criados, bem como a forma como interagem com os sistemas. Portanto, transpor automações de processos empresariais de maneira direta entre organizações sem adaptações é impraticável, exceto em casos muito básicos, onde o valor adicionado também tende a ser limitado.
Consideremos um exemplo concreto: o processamento de faturas de fornecedores, supondo que as variáveis dos processos e sistemas sejam idênticos. A variável humana, devido à sua criatividade, adaptará o processo da forma que lhe parecer mais eficiente e conveniente. Mesmo neste cenário, terão de existir ajustes, pois as organizações não partilham os mesmos fornecedores, exigindo customizações para abordar particularidades específicas.
Em suma, a ideia de que uma solução de automação pode ser facilmente transferida de um contexto para outro sem ajustes revela-se um mito na prática. As diferenças inerentes nas variáveis de pessoas, processos e sistemas entre organizações tornam cada projeto de Automação de Processos Empresariais (APE) um desafio único. Este reconhecimento é essencial para abordar as expectativas de forma realista e assegurar que as soluções de automação sejam verdadeiramente eficazes e alinhadas com as necessidades específicas de cada cliente. A chave para o sucesso reside na personalização e na adaptação cuidadosa, sublinhando que, na automação de processos, a abordagem “tamanho único” simplesmente não existe.
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